Как перейти на электронный документооборот?

Электронный документооборот – система, при которой вся работа с документами проходит в цифровом формате. Так большинство бизнес-процессов проходит удаленно, что значительно экономит время и деньги.

В материале рассмотрим преимущества ЭДО над стандартным документооборотом и расскажем, как перейти на электронный документооборот.

Плюсы перехода с бумажного документооборота на электронный

Главный плюс перехода на ЭДО – экономия времени. С ним можно в считанные секунды провести любую операцию:

В целом, бизнес добровольно решает, применять ли ему ЭДО. Но в некоторых ситуациях он должен перейти на электронный документооборот по закону. Например, электронный формат обязателен для сдачи некоторой отчетности:

Кроме того, электронный документооборот применяется на всех этапах государственных закупок и в работе с маркированной и прослеживаемой продукцией.

К 2024 году применение ЭДО станет обязательным для всех участников рынка ввиду утвержденной Правительством РФ Концепции развития ЭДО. В ней описан комплексный порядок по внедрению электронного документооборота в ключевые направления хозяйственной деятельности.

Некоторые предприятия с самого начала выбирают цифровой формат из-за его преимуществ перед бумажным. Сравним основные критерии:

Теперь поговорим о том, как правильно перейти к электронному формату на предприятии.

Этап 1. Вносим изменения в учетную политику

Первое, с чего нужно начать переход на ЭДО – корректировка учетной политики. Факт того, что предприятие использует электронный формат при работе с документами, нужно отразить в положении об ЭДО. Указывают все ключевые моменты:

Этап 2. Строим схему документооборота

Необходимо продумать схему движения электронных документов на всех этапах. Стоит проанализировать существующий порядок работы с документами и адаптировать его к электронному:

Этап 3. Выбираем техническое решение

С электронными документами можно работать двумя способами.

Первый – с помощью веб-версии. В этом случае не нужно устанавливать отдельное ПО – достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора электронного документооборота. Работать с электронными файлами может ответственный сотрудник. Порядок простой:

Так можно работать на ПК и мобильных телефонах. Платить нужно только за отправку файла. Веб-версия выгодна при малом трафике (до 100 файлов в месяц) и небольшом количестве партнеров и контрагентов.

Другой вариант – локальное ПО. Компания покупает сервис, который интегрируется с учетной системой. Сервис ЭДО позволяет работать одновременно со внешними и внутренними пользователями и полностью автоматизирует работу с документами. У программного обеспечения сравнительно больше возможностей, которые позволяют организовать полноценную систему ЭДО внутри предприятия:

Чтобы пользоваться ПО, нужно установить программу и приобрести лицензию. Стоимость на каждого пользователя варьируется от 2-3 до 20 тысяч рублей. Также потребуются средства на установку, настройку рабочих мест, обучение сотрудников. Поэтому сервис ЭДО больше подойдет предприятиям с высоким трафиком и множеством партнеров и контрагентов.

Этап 4. Выбираем оператора ЭДО

Чтобы организовать удобный порядок ЭДО, нужно ориентироваться на запросы бизнеса и предложения конкретных операторов. Вот несколько базовых критериев, которые стоит оценить перед подключением:

Уровень защиты. Узнайте о том, как оператор ЭДО обеспечивает безопасность на всех этапах – при доступе к системе и документам, обмене данными, хранении электронных файлов (в том числе, после прекращения действия лицензии).

Интерфейс. Оцените, насколько понятен сервис и удобно ли им пользоваться.

Наличие роуминга. Он необходим, если ваши партнеры работают с другим сервисом.

Техподдержка. Узнайте, как быстро отвечают на запросы, какие услуги поддержки входят в пакет, есть ли круглосуточные консультации.

Функционал в рамках стоимости. Заранее узнайте, какие услуги входят в пакет, а за что придется доплачивать. Сравните разные предложения по стоимости и входящему в ее функционалу.

Этап 5. Получаем электронную подпись

Работать с электронными документами можно только при наличии ЭП. Есть несколько видов электронной подписи – простая, неквалифицированная и квалифицированная. Больше всего возможностей у последней. С ней можно не только подписывать договоры, но и подавать отчетность в госорганы, участвовать в госзакупках, работать с ЕГАИС.

Что осталось сделать, чтобы полностью перейти на ЭДО?

Перед переходом на электронный документооборот нужно предупредить партнеров и контрагентов и подключить их к системе ЭДО. Иначе вы не сможете полноценно обмениваться документами. При этом можно работать с одним оператором ЭДО или с несколькими сразу.

Узнать больше о развитии электронного документооборота в России вы сможете 21 апреля на Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике» и 26-27 мая на Шестнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот».

Комментарии