Роман Ромашевский, ПЭК: Как сократить расходы бэк-офиса на 40% благодаря «виртуальным счетам»

Внедрение «виртуальных счетов» решает проблему распределения издержек бэк-офиса в крупных холдингах, заменяя устаревший метод ABC Costing. Инструмент функционирует как внутренняя корпоративная валюта. Сервисные подразделения, такие как ИТ, HR и бухгалтерия, «продают» свои услуги бизнес-юнитам по утвержденному каталогу тарифов.

Механика и цели системы

Экономический эффект

Практика показывает, что «виртуальные счета» целесообразны для компаний, где численность бэк-офиса превышает 50–100 человек, а расходы на них составляют более 7–10% от выручки. В масштабах крупного бизнеса прозрачная транзакционная модель дает прямой экономический эффект до 40% от суммарных расходов на бэк-офис. Это достигается исключительно за счет устранения нецелевых трат и избыточных бизнес-процессов.

Опыт ПЭК. Первый подход к снаряду: 11 тысяч счетов и войны за чай

Первая система «виртуальных счетов» функционировала в компании с 2022 года по 2024 год, но со временем усложнилась и потребовала модернизации. Главная задача – дать руководству прозрачный P&L подразделений – просто тонула в рутине. На первом этапе было 11 500 «виртуальных услуг», для выставления счетов по которым 15 финансовых аналитиков работали фулл-тайм. Такая избыточная гранулярность создавала колоссальный информационный шум и приводила к микроменеджменту. Показательным случаем стал кейс по настоящим корпоративным спорам из-за стоимости пакетиков чая: директора подразделений, чьи сотрудники на гибриде (1-2 дня в офисе), возмущались, что им аллоцируют такие же расходы на офисный чай, как и тем, кто ходит в офис 5 дней в неделю, что приводило к долгим и бессмысленным перепискам директоров. Из-за такого жесткого подхода некоторые подразделения даже отказывались от критически важных процедур (например, от правового анализа договоров) просто ради искусственной экономии своего бюджета, порождая риски для всей компании.

Радикальное упрощение и ловушка абонентской платы

Осознав неэффективность, в 2024 году мы на 4 месяца полностью приостановили выставление «виртуальных счетов», чтобы перестроить логику.

Второй этап мы ознаменовали радикальным упрощением: произошло укрупнение, до 3-5 услуг на подразделение. Однако здесь мы попали в ловушку, так как из-за непонимания инструмента многие услуги коллеги переводили на абонентскую плату. Это вызвало отторжение системы, бизнес-юниты логично требовали обоснования тарифов.

Обосновать цифры было нельзя, так как для защиты тарифа пришлось бы раскрывать персональные данные и зарплаты конкретных сотрудников бэк-офиса, из-за чего система оказалась неверифицируемой. В итоге при изменениях в бизнесе разрыв между зафиксированным тарифом и реальной себестоимостью порой достигал трехкратного размера.

Гранулярный драйвер

На третьем этапе (конец 2025 года) мы отказались от абонентской платы в пользу прозрачных натуральных драйверов. Теперь любой бизнес-юнит может легко проверить свой расчет, а детализация доходит вплоть до конкретной проводки. Например, в финансовой функции мы ввели четкие тарифы за каждое действие, к примеру, по автоматизированной и ручной проводке учета доходов за документ, исполнению одной заявки на оплату, сопровождению расчетов с персоналом за каждого сотрудника и т.д.

Смена модели снизила трудозатраты на администрирование на треть и запустила естественную оптимизацию: бизнес отказался от ненужного, пропорционально снизив нагрузку на бэк-офис, а бэк-офис начал безболезненно оптимизировать численность.

Перевод в реальную плоскость и важные метрики

Логичным продолжением стала интеграция расчетов с реальной экономикой. Система стала основой для юридического закрепления взаимоотношений между бизнес-юнитами внутри холдинга. По сути, управляющая компания стала общим центром обслуживания (ОЦО) по бэк-офисным услугам для производственных бизнес-юнитов. Часть «виртуальных» расчетов перевели в реальные денежные потоки с оформлением актов между юрлицами, что дало директорам реальный рычаг управления P&L своего направления. Этот процесс включал определение юрлица-исполнителя, заключение договоров и выставление реальных счетов, став полностью прозрачным к середине 2025 года. Обновленная система «виртуальных счетов» продемонстрировала отличные результаты, сделав затраты прозрачными. При этом бизнес-юниты регулярно проводят бенчмаркинг, сравнивая внутренние тарифы с рыночными. Для качественного анализа этих бенчмарков активно используется искусственный интеллект. Получатели услуг теперь жестко контролируют пул задач: например, когда ИТ-департамент выставил избыточные 200 часов разработки одному заказчику, бизнес-юнит верифицировал и сторнировал их, сэкономив 700 тыс. рублей и доказав работоспособность целевой модели.

Заключение

Модернизация системы аллокации затрат – это стратегический шаг к управляемости бизнеса. Переход к прозрачной транзакционной модели через «виртуальные счета» высвобождает ресурсы сотрудников, формирует здоровую культуру осознанного потребления сервисов и дает руководству достоверные данные о реальной рентабельности бизнеса с учетом всех косвенных расходов.

Роман Ромашевский, финансовый директор, ПЭК

Задать свои вопросы Роману и узнать больше об опыте ПЭК вы сможете на Двадцать первой конференции «Оптимизация и цифровизация корпоративных бизнес-процессов», которая пройдет 14-15 мая 2026 года.