КОНФЕРЕНЦИИ
Все-
15 мая 2024 года
Москва -
16-17 мая 2024 года
Москва -
22 мая 2024 года
Москва -
23-24 мая 2024 года
Москва -
28-29 мая 2024 года
Москва -
30 мая 2024 года
Москва
«BP Россия» перевела закупки в облако
27.03.2018
Российское представительство нефтегазовой компании BP перешло на облачный электронный документооборот. Все договоры и ключевые документы по закупкам теперь согласуются в системе DirectumRX.
Основной целью внедрения СЭД стало повышение эффективности и прозрачности работы с документами. Компании требовалось организовать удобное хранение документов с соблюдением иерархии, связей между ними и быстрого поиска. Кроме того, нужны были инструменты для контроля затрат в разрезе подразделений и контроля лимитов при согласовании договорных документов в рамках утвержденных расходов по закупке.
Важными критериями при выборе системы стали поддержка английского языка и возможность работать с системой удаленно.
Перед командой проекта были поставлены задачи организации архива электронных документов; миграции исторических данных; автоматизации процессов согласования договоров и счетов; отображения факта утверждения нового поставщика; интеграции с сайтом ЦБ РФ для загрузки актуального курса валют, а также интеграции с учетной системой Sun.
Основные требования удалось закрыть за счет базовых модулей DirectumRX: «Делопроизводство» и «Договоры». Для решения специфических задач сделали несколько доработок.
Сначала компания планировала автоматизировать только работу с договорами и входящими счетами. Но предпроектное исследование показало, что нужно добавить еще один процесс как предшествующий первым двум, — согласование заявок на закупку. Для этого функциональность DirectumRX была расширена: внесен модуль согласования заявки на закупку. В рамках задачи согласуется закупка, определяется и одобряется поставщик по заявке.
Отдел закупок в режиме онлайн получает всю актуальную информацию по сформированным заявкам и о статусе их исполнения. Пользователи могут оперативно отслеживать, какая сумма была согласована в заявке на закупку, на какую сумму уже заключены договоры и дополнительные соглашения, на какую — оплачены счета.
В DirectumRX также реализовали загрузку курсов валют с сайта ЦБ РФ и была организована работа с СЭД через почту.
Кроме того, в рамках проекта была проведена миграция исторических договорных документов и входящих счетов на оплату, реализована интеграция с Sun Systems через обмен файлами в формате XML.
Результатом внедрения проекта стало повышение эффективности работы департаментов компании, обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, обеспечение всестороннего контроля исполнения поставленных задач в системе. Создано единое информационное пространство; сокращены сроки рассмотрения и согласования документов; упрощены процедуры передачи документов внутри организации и поставщикам услуг; обеспечены возможности получения четкой информации о статусе запросов и документов; минимизированы возможности утери данных о статусе документов, внесенных в систему; снижены расходы, связанные с хранением и движением документов на бумажных носителях.
В планах компании — автоматизация финансового архива и кадровых процессов.
Узнать больше о внедрении и совершенствовании системы ЭДО вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24–25 мая 2018 года в Москве.
Источник: Cio.ruНаши конференции:
- Десятая конференция «Корпоративное планирование и прогнозирование»
- Деловой завтрак «Актуальные вопросы ВЭД»
- Седьмая конференция «Управление рисками в промышленности»
- Двадцать пятая конференция «Корпоративное налоговое планирование. Актуальные налоговые споры-2024»
- Шестая конференция «Управление клиентским сервисом и лояльностью»
Комментарии