Какая электронная подпись нужна для кадровых документов?

Полный переход на электронный кадровый документооборот стал возможен 22 ноября 2021 года, когда вышел соответствующий закон (№ 377-ФЗ от 22.11.2021). С тех пор у работодателей возникли вопросы, на которые ответили специалисты Роструда. Их ответы представил «Клерк».

Как вести электронный документооборот?

Ноябрьский закон дал возможность работодателем использовать систему «Работа в России» для ведения электронного кадрового документооборота. Также в документе сказано, что можно использовать другую информационную систему. Главное, чтобы она обеспечивала хранение электронных документов и фиксацию сторонами трудовых отношений.

В связи с выходом закона возникли два вопроса: можно ли использовать простую электронную подпись и, если можно, то для каких документов. Развёрнутые ответы на них дали на сайте Онлайнинспекция.рф. «Клерк» же расскажем об этом короче и понятнее.

Какая электронная подпись нужна?

Для начала кратко о видах электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы обеспечить юридическую значимость документам, с которыми вы работаете в системе. Она создаётся с помощью криптографии и обладает высоким уровнем защиты, что позволяет использовать в качестве аналога рукописной подписи.

Индивидуальные предприниматели и руководители юридических лиц получают квалифицированную подпись в УЦ ФНС, физические лица и сотрудники организаций – в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Неквалифицированная электронная подпись в основном используется во внутреннем и внешнем документообороте. С её помощью можно идентифицировать подписанта, но такую подпись нельзя использовать для торгов, работы на госпорталах, отправке отчётности.

Простая подпись чаще всего является комбинацией логина и пароля, поэтому уровень защиты её гораздо ниже, чем у квалифицированной. Обычно такую подпись используют для авторизации на разных ресурсах.

Можно ли использовать простую подпись?

Согласно разъяснениям Роструда, использовать простую подпись можно, но в ограниченном количестве случаев, например, для:

С помощью простой подписи такие документы могут подписывать только сотрудники организации.

Важно упомянуть, что такие правила должны быть установлены соглашением сторон трудового договора.

В каком случае нужна квалифицированная электронная подпись?

Чтобы использовать квалифицированную подпись, никакие локальные нормативные акты не нужны, потому что она изначально обладает необходимыми качествами. С её помощью подписывают следующие кадровые документы:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении;
• отзыв заявления об увольнении;
• ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Также для подписания этих документов может быть использована и неквалифицированная электронная подпись, если порядок её проверки определён соглашением сторон трудового договора.

Узнать больше о развитии электронного документооборота в России вы сможете 21 апреля на Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике» и 26-27 мая на Шестнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот».

Источник: Клерк