Чужие «грабли»: что надо знать про автоматизацию аллокации расходов в банке

По оценкам экспертов, доля косвенных затрат в общих издержках банка может достигать 80%. Поэтому аллокация – перераспределение косвенных расходов на значимые объекты аналитического учета – один из критически важных инструментов в методологии оценки прибыльности бизнес-направлений, подразделений, точек продаж, продуктов, клиентов и бизнес-процессов банка.

Внедрение аллокации в систему финансового управления помогает решать задачи мотивации персонала, управления тарифной политикой и повышения прибыльности продуктов, оценки эффективности клиентов и рентабельности банковской сети, оптимизации бизнес-процессов.

Подходы к перераспределению расходов хорошо известны и опираются на два основных метода разнесения – каскадный и циклический – и их комбинации.

• Каскадный метод реализует пошаговый однонаправленный перенос расходов между объектами учета с использованием драйверов затрат (кост-драйверов), определяющих доли распределения сумм. На каждом шагу затраты с части кост-центров полностью снимаются, и «высвобожденные» кост-центры перестают участвовать в расчетах. Главное достоинство каскадного метода – прозрачность переноса затрат на каждом шагу. Его слабое место – приблизительность распределения, вызванная принятием ряда методических допущений там, где одностороннее разнесение плохо применимо.

• Циклический метод поддерживает встречное распределение расходов между центрами затрат в случае взаимного оказания услуг. Моделируется системой линейных уравнений, описывающих переходы затрат между кост-центрами. Входными данными для решения системы выступают затраты начальных кост-центров и драйверы затрат, определяющие коэффициенты распределения затрат между кост-центрами. Ключевое преимущество циклического метода – точность расчетов, недостаток – практически полная непрозрачность при использовании моделей большой размерности.

Сегодня на рынке представлены отечественные программные продукты, поддерживающие оба метода разнесения. Как правило, такие решения получают на вход витрину данных со значениями по статьям управленческого учета в необходимой аналитике и значения кост-драйверов. Настройка ПО предполагает описание центров затрат и взаимосвязей между ними (для циклического метода), кост-драйверов и последовательности шагов аллокаций, включая источники и приемники для каждого шага (для каскадного метода). Результат вычислений представляется в виде витрины данных со значениями, полученными после распределения.

Задачу аллокации расходов решают многие банки. Практически все начинают свой путь к автоматизации разнесения затрат с электронных таблиц. Их применение оправдано для несложных методик распределения, оперирующих несколькими десятками шагов или несколькими сотнями переходов. Очевидный плюс «excel-старта» в том, что в таблицах финансисты могут быстро промоделировать разные методические подходы к аллокации и остановиться на приемлемых для конкретного банка. Ограничения таблиц проявляются с ростом сложности модели и объемов обрабатываемых данных.

Банки, которые пробуют в «лоб» перенести свои табличные наработки на промышленные СУБД собственными силами или с привлечением интеграторов, обычно очень быстро сталкиваются с проблемами производительности и колоссального роста объемов базы данных, в которой в результате выполнения расчетов генерируется огромное количество записей. Например, выполнение только одного шага аллокации затрат обеспечивающих подразделений на бизнес-подразделения пропорционально заработной плате сотрудников может привести к появлению десятков миллионов записей.

Чтобы не наступить на эти «грабли», целесообразно выбирать для аллокации тиражный софт, априори лишенный упомянутых сложностей. Такие системы аккумулируют опыт десятков проектов, их разработчики хорошо знакомы с типичными задачами распределений и используют специальные подходы к организации баз данных, составу данных для фиксации промежуточных результатов расчетов и применяемым алгоритмам. Например, для циклических распределений используют методы решения систем уравнений, обеспечивающие сходимость расчетов за приемлемое время. В результате в приложении «Аллокации» от компании «Интерсофт Лаб» время расчета циклического распределения, включающего более 1 млн переходов между 100 тыс. узлов с использованием более 20 кост-драйверов, составляет несколько десятков секунд.

Однако не все готовые системы автоматизации аллокации удовлетворяют важнейшему требованию своих пользователей и обеспечивают просмотр результатов каждого шага разнесения. Особенно, если софт ориентирован на использование циклических методов.

Отсутствие возможности проследить и обосновать, какую долю затрат и почему объект учета принимает в свой финансовый результат, препятствует использованию аллокации в решении мотивационных задач. Чтобы решить проблему, банки, применяющие модели разнесения большой размерности, разрабатывают внешние программы трассировки. По опыту, время их работы чрезвычайно велико и может достигать десятков часов. Для сравнения, в приложении «Аллокации» трассировка отрабатывает за секунды. Если банк планирует использовать аллокацию в системе материального стимулирования, наличие встроенных механизмов трассировки для обоих методов разнесения должно выступать обязательным критерием выбора ПО.

Важный вопрос, который предстоит решить банку, переросшему табличные решения: откуда брать значения драйверов затрат? Значения кост-драйверов – важнейшие данные, определяющие результаты разнесения. Для различных типов кост-драйверов – ресурсных, финансовых, процессных и пользовательских – значения могут быть получены из учетных систем (например, численность персонала подразделений, фонд оплаты труда и др.), вычислены на основании других цифровых данных (доля занимаемой площади, количество активных клиентов подразделения и проч.) или определены экспертным путем. До того, как эти значения станут «топливом» для системы автоматизированного расчета аллокации, они должны получить согласование заинтересованных подразделений внутри банка. Для этого следует предусмотреть расчетные инструменты и механизмы документооборота. Их наличие в системе аллокации – важный признак зрелости ПО и доказательство серьезного опыта его эксплуатации в банках.

Юлия Амириди, заместитель генерального директора компании Intersoft Lab

О компании:

Intersoft Lab – ведущий отечественный разработчик хранилищ данных и систем управления эффективностью и рисками банковского бизнеса. Компания реализовала свыше 250 проектов в банках России и СНГ.

RCPM-платформа «Контур» собственной разработки компании – основа для цифровизации процессов планирования, прогнозирования и бюджетирования, управленческого учета, расчета трансфертной стоимости ресурсов и аллоцирования расходов, подготовки обязательной и риск-отчетности.

Решения компании для риск-ориентированного управления банковской эффективностью – полноценная альтернатива зарубежным системам. Прикладное ПО «Контур» включено в Реестр отечественных программных продуктов.

erid=Kra23e2uS

Комментарии