Работа для робота: цифровые технологии в ОЦО УП РУСАЛА

Роботизация в Общем центре обслуживания управления персоналом РУСАЛа началась 2 года назад, пишет портал « Управление производством». Теперь роботы ОЦО УП помогают сотрудникам выполнять рутинные операции. Они отлично справляются с работой, которую можно делать по инструкции: кликать на кнопки, копировать и распознавать текст, вставлять скопированный текст в другие системы и формы, строить отчеты, выполнять действия в приложениях, работать со сканами документов и с базами данных и госсистемами, отправлять сообщения в мессенджерах, выполнять другие простые операции. Кроме того, роботы дают возможность автоматизировать длинные сквозные процессы, в которых задействовано множество систем (почта, файлы Word, Excel и т. п.).

Такая автоматизация позволяет имитировать действия человека за компьютером. Этот процесс обозначается термином Robotic Process Automation (RPA, роботизированная автоматизация бизнес-процессов). Его внедрение и использование программных роботов в Общем центре обслуживания УП РУСАЛа начались осенью 2021 года. Одним из факторов, повлиявших на принятие такого решения, стала экономия времени и денег. Цифровые помощники оказались более простыми в реализации и менее затратными, чем другие варианты.

Первый робот в ОЦО УП, который переводил «Приказ о сверхурочной работе» из PayDox в систему электронных заявок, был введен в эксплуатацию в сентябре 2021 года. Его функционал включает в себя считывание данных из определенных полей приказа PayDox и создание заявки в СЭЗ, куда вводились эти данные. Благодаря этому пилотному проекту сотрудники ОЦО УП познакомились с технологией роботизации не только в теории, но и на практике. В первый месяц эксплуатации робот отработал порядка 60 часов, а к декабрю 2021 года его «стаж» составил уже около 200 часов.

В феврале 2022 года были введены в эксплуатацию еще три робота: «Временные переводы», «Изменение графика работы», «Возложение обязанностей», и к марту суммарное чистое время работы роботов в ОЦО достигло уже 350 часов. Сейчас в центре работает 24 робота. У каждого из них своя «специализация», но один принцип работы.

Несколько раз в день робот «идет» в PayDox и изучает новые подписанные документы, относящиеся к его зоне ответственности, по всем предприятиям, которые находятся на обслуживании в ОЦО УП. Далее он с этими документами «отправляется» в СЭЗ и создает заявку по определенному шаблону, заполняет необходимые поля, отправляет ее на исполнение.

Узнать больше о способах оптимизации работы общих центров обслуживания вы сможете на Тридцать пятой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая пройдет 21-23 июня в Санкт-Петербурге. Ключевой пункт программы – посещение ОЦО Пивоваренной компании «Балтика». В ходе визита участники конференции узнают, какие услуги в сфере учета и документооборота оказывает ОЦО, как устроено взаимодействие ОЦО и бизнеса, а также зададут вопросы и получат ответы от лидеров направлений ОЦО.