Ольга Глазкова, «Альфасигма Рус»: Книга, которая научит говорить с руководством на его языке

Если вынести за скобки учебники и биографии-мемуары, то бизнес-книги можно разделить на несколько типов. Первый – книги, дающие пищу для размышлений на основании глубокой аналитики и научных исследований (например, работа Даниэля Канемана «Думай медленно, решай быстро»). Второй – дающие управленческие модели для системного описания и повышения эффективности работы организации (например, работы Ицхака Адизеса и модель PAEI), а третий тип – книги, в которых можно найти практические советы и инструменты в формате «бери и делай».

Книга Павла Безручко «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц» относится именно к третьему типу. Общее впечатление от книги как в слогане известного немецкого шоколада: Quadratisch. Praktisch. Gut!

Эта книга попала мне в руки, когда я только стала генеральным директором филиала международной компании. Организация была небольшой, всего 150 человек, но на меня посыпался шквал запросов, отчетов, электронных писем как от головной организации, так и от моих подчиненных. Разного формата, невнятного содержания, длинные и неструктурированные документы, они сжирали мое рабочее время, раздражая невозможностью быстро разобраться в том, «что хотел сказать автор».

Как говорил позже в интервью Павел Безручко, именно эта фрустрация руководителя, вынужденного перелопачивать огромные массивы документов, заставила его сначала в своей компании (Павел – управляющий партнер «ЭКОПСИ Консалтинг») внедрить правила и шаблоны письменной коммуникации с руководством, а потом обобщить эти правила и инструменты в формате книги.

Меня как маркетолога привлек базовый подход книги: чтобы выстроить эффективную письменную коммуникацию с руководством, нужно понять, какие потребности есть у первых лиц, как они мыслят, что они хотят получать в виде «продукта» от своих подчиненных, а затем структурировать свои документы именно таким образом, чтобы максимально удовлетворить эти потребности. С разъяснения, почему самые разные по характеру люди, оказавшиеся наверху организационной иерархии, становятся похожими друг на друга, и начинается книга.

Во второй части разбирается главный порок внутрикорпоративной коммуникации – бесцельность. Для руководителей, у которых каждая минута на счету, длинные неструктурированные тексты или набор из 100 слайдов «для информации», вызывают досаду на некомпетентность их авторов. Павел Безручко раскладывает по полочкам, какие цели могут и должны быть у отчетов и предложений, двух основных видов форматов коммуникации с руководством.

Далее в книге рассматриваются принципы построения отчетов и предложений, приемы структурирования текста, сокращения всего лишнего с сохранением ценной сути, автор разбирает ошибки на конкретных примерах и дает базовые шаблоны документов.

Павел делает оговорку, что его советы применимы преимущественно к бизнес-среде, а не к письменной коммуникации с чиновниками. Но как дочь чиновника и человек, много лет по долгу службы вынужденный писать письма в министерства и ведомства, я хочу сказать, что основные принципы построения эффективных запросов в инстанции вполне укладываются в схему, предложенную Павлом. Схема следующая: изложить на одном листе суть просьбы, где в первом абзаце четко написать, что вы хотите, чтобы чиновник сделал, во втором абзаце дать краткое описание ситуации, в третьем абзаце указать причины, почему ваше предложение (запрос) – наилучшее решение сложившейся ситуации. Все остальное – в приложения.

Но мало ли мы читаем книг с полезными советами, а потом откладываем их (советы) до лучших времен. И никогда в дальнейшем не используем. Рекомендации Павла Безручко были настолько лаконичны и полны здравого смысла, что не было никакой возможности не пустить их сразу в применение.

Я организовала тренинг для менеджеров своей организации, разбирая на примере нашей регулярной переписки, где я вижу существенные недостатки, мешающие мне как руководителю организации принимать оперативные качественные решения. Используя рекомендации Павла, мы тренировались писать и переписывать письма-запросы, презентации-предложения и аналитические справки/отчеты. Очевидной пользой стало то, что я как руководитель четко сформулировала свои требования, и те сотрудники, кто начал их придерживаться, активно развивают свою карьеру как внутри нашей компании, так и за ее пределами. Просто потому, что с такими сотрудниками легко работать первым лицам организаций.

От всей души я могу порекомендовать книгу Павла Безручко «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц» всем сотрудникам организаций, кто хочет улучшить эффективность своей коммуникации с руководством компании, заслужить репутацию надежного партнера, а также руководителям, которые хотят получать от своих подчиненных документы, чтобы принимать решения быстрее и более качественно.