Современный ECM: хроники трансформации

Экспертная аналитика сегментов рынка ИТ обычно ориентирована на «взгляд снаружи», на внешний поиск зависимостей и аналогий. Более редким и ценным является «взгляд изнутри», картина мира непосредственных участников рынка, своими действиями создающих реальность.

Изменения на рынке ECM

СЭД не готовы мириться с ролью нишевых продуктов. Они активно вторгаются в соседние области, приобретают функции, исторически ассоциирующиеся с системами BPM. По информации разработчиков LanDocs, становится все больше проектов, в которых востребован модуль управления процессами — «Маршрутизация». Пассивное описание процессов в рамках СЭД сменяется на активный контроль над ними и возможность оптимизации. При этом автоматизируются многие функции, которые ранее выполнялись вручную.

СЭД выходят за периметр сети и активно «мобилизируются». В современных реалиях СЭД должна быть доступна за периметром корпоративной сети, пользователь должен иметь возможность пользоваться системой практически с любого устройства. Это, с одной стороны, расширяет круг потенциальных пользователей СЭД, но в то же время накладывает новые требования с точки зрения ИБ.

СЭД требуют мощной ИБ-защиты. Системам управления контентом приходится учитывать все больше рисков ИБ. Они связаны и с соблюдением требований по работе с персональными данными, и с новыми способами доступа к СЭД. Кроме того, растет спрос на создание систем конфиденциального документооборота. В результате важной частью проекта внедрения СЭД становятся этапы интеграции с ИБ-системами предприятия, а также аттестация и сертификация решений. Здесь в выигрыше оказываются разработчики, предлагающие комплексное решение вопросов информационной безопасности.

Юридически значимый документооборот набирает мощь. Коммерческие организации активно переходят на ЭДО в сферах договорной и бухгалтерской документации. Крупный бизнес при этом активно навязывает своим контрагентам работу в среде своей СЭД. Все это приводит к стандартизации внешнего ЭДО, к принятию единых форматов электронной подписи. Что, в свою очередь, подталкивает рынок к дальнейшему развитию и интеграции.

Импортозамещение в СЭД требует базы. Государственные инициативы по импортозамещению вызвали рост интереса к российским ECM-системам. Они стали весьма конкурентоспособны по цене в связи с ростом курса доллара. Но неопределенность с импортозамещением системного ПО, в первую очередь, операционной системы, мешает развитию этого тренда. Разработчики и, в частности, ЛАНИТ разрабатывают версии ECM-систем, поддерживающие все современные операционные системы. В качестве СУБД наряду с иностранными разработками все чаще предлагаются решения на базе PostgreSQL.

Заказчикам нужны новые СЭД. Начался процесс замены ранее внедренных ECM-систем на новые. Решения с ограниченной функциональностью, построенные на технологиях вчерашнего дня, уже не способны удовлетворить требования бизнеса. При этом компании, ранее выбравшие стратегию заморозки используемой версии СЭД-продукта, попали в весьма неприятную ситуацию: внедрение современной версии по стоимости может быть сопоставимо с проектом «с нуля».

«Быстрый старт» вместо «большого взрыва». Большой процент проектов внедрения ECM, призванных «автоматизировать всё», закончился неудачей. Бизнес начинает ценить те решения, которые предлагают «быстрый старт», имеют хорошо описанные и настроенные модули типовых задач. Например, управление совещаниями, архив первичной документации. Поставщики наращивают свои портфели стандартных решений на базе модулей workflow.

СЭД выбирают интеллектуальные инструменты. Современным бизнесом востребованы решения, предлагающие быстрый и удобный доступ к информации, интеллектуальную обработку и анализ данных. Разработчики ECM стоят перед выбором: либо с нуля набирать компетенцию в этих направлениях, либо налаживать партнерские отношения с ключевыми специализированными игроками.

ЛАНИТ выбрал второй путь, компания предлагает совместные решения с лидером рынка систем интеллектуальной обработки данных — ABBYY. На базе продукта ABBYY Compreno можно решить различные задачи, требующие применения технологий искусственного интеллекта: автоматический ввод документов в СЭД, мониторинг СМИ и соцсетей, автоматизация деятельности HR-специалистов и сотрудников технической поддержки, корпоративный поиск и многое другое.

Подтверждение практикой — быстрый старт в АКБ «Российский капитал»

Как эти изменения сказываются на реальных проектах? Недавно ЛАНИТ закончил проект внедрения СЭД в АКБ «Российский капитал». Банк пытался решить стандартные задачи по повышению скорости работы и быстрому поиску документов, а также улучшить исполнительскую дисциплину. Причем сделать это в сжатые сроки. Был выбран подход «золотой середины» к внедрению базовой версии системы ЭДО. В банке ставилось готовое решение с базовой функциональностью и отчетностью, которое просто настраивалось под нужды заказчика.

Этот проект длился всего 1 месяц, в его рамках были автоматизированы основные процессы: входящие, исходящие, внутренние документы и ОРД. Затем началось поэтапное расширение СЭД на все ключевые процессы, связанные с документами. Сейчас в АКБ «Российский капитал» реализуются проекты по внедрению конфиденциального документооборота для служб ИБ, интеграции СЭД с АБС банка, автоматизации оценки и экспертизы кредитных заявок.

В результате внедрения в банке улучшилась исполнительская дисциплина, документы перестали теряться, а скорость обращения документов полностью соответствовала регламентам.

СЭД на службе городского хозяйства

Мосгаз до внедрения СЭД тонул в документах. Найти нужные документы или хотя бы получить сведения об их существовании было непросто. Внутренний документооборот шел неторопливо, отслеживание как таковое не велось, часто появлялись дубли и противоречащие версии. Учет входящей и исходящей документации велся в таблицах Excel.

СЭД LanDocs должна была усилить контроль исполнения поручений, сделать работу с документами прозрачной и обеспечить удобный поиск документов. Внедрение системы шло поэтапно. Сначала была организована электронная регистрация писем, ТУ и обращений на «Горячую линию». Затем была внедрена подсистема электронного документооборота служебных записок и электронного согласования проектов документов. В результате появилась полная прозрачность в работе над документами на каждом этапе, поручения стали исполняться в установленные регламентом сроки.

Важными составляющими успешного внедрения СЭД были: поддержка проекта со стороны руководства, четкое планирование и этапность, а также четкое регламентирование всех автоматизируемых процессов.

МОЭК: обновление платформы

МОЭК с 2006 года использовал в качестве СЭД систему LanDocs 2. Она хорошо справлялась со стандартными для системы документооборота функциями, но к 2015 году уже перестала удовлетворять растущие потребности МОЭК. Требовалось расширить число документов, по которым осуществляется исполнительский контроль, заменить систему согласования, создать общую базу НСИ и дать возможность интеграции со сторонними системами.

Организацией был осуществлен переход на новую версию платформы — LanDocs 3. Он потребовал миграции более 3 млн карточек и 6,5 млн файлов, но занял всего 6 месяцев. Успешной стратегией стало использование «прототипа». Пользователи получали возможность поработать с перенастроенными базовыми функциями системы и сформулировать требования к доработке.

Новая платформа дала возможность построить полноценную ECM-систему, позволяющую создавать отдельные контуры документооборота, использовать единые справочники НСИ, осуществлять полнотекстовый поиск по всему хранилищу данных. На основе встроенных в LanDocs 3 возможностей по управлению бизнес-процессами был реализован весь цикл работы с обращениями клиентов за услугами МОЭК.

Особенности LanDocs 3

Как выглядит современная ECM-платформа? Рассмотрим новые возможности систем на примере типовых кейсов на платформе LanDocs 3. Например, на ее базе можно развернуть процесс контроля исполнения документов. В его рамках пользователь получит не только удобное представление контрактов, но и возможность отслеживания эффективности прохождения документов. Все участники процесса согласования будут получать от системы автоматические напоминания о сроках и необходимых действиях.

При создании СЭД для холдингов на первый план выходят требования по распределению нагрузки серверов и организации обмена документами между отдельными контурами. В LanDocs 3 есть встроенный сервер обмена и балансировщик нагрузки. Доступ в систему возможен извне доменной зоны, а траффик оптимизирован для снижения нагрузки на канал.

При организации современного архива первичной документации требуется удобная система хранения и возможность быстрой выдачи данных по запросам. Современные СЭД предусматривают также интеграцию с учетными данными и обмен первичной информацией с внешними организациями с применением криптографических средств. Важное место занимает процесс ввода документов в архив. В LanDocs 3 используется мощное решение по оцифровке, сканированию и извлечению информации — ABBYY FlexiCapture.

При автоматизации основных процессов ECM-платформа позволяет управлять бизнес-процессами, регламентируя сроки каждого из этапов. Система может быть интегрирована со сторонними биллинговыми учетными системами. Пользователи могут при этом работать с ECM как внутри корпоративного контура, так и снаружи, используя веб-интерфейс или мобильные клиенты.

Развитие современных ECM-платформ диктуется практикой, насущными потребностями клиентов, проникновением электронного документооборота во все сферы деятельности бизнеса. От разработчиков СЭД требуются значительные усилия по соответствию своих систем потребностям заказчиков. Решение LanDocs демонстрирует, что российские системы, несмотря на все сложности, являются конкурентными и высокотехнологичными продуктами на рынке ECM.

Источник: TADVISER

Комментарии