Елена Кучерявая, «СПЛАТ ГЛОБАЛ»: «Новые правила деловой переписки» Ильяхова и Сарычевой – основа делового общения

Несколько лет назад я слушала выступление CEO Disney в России. Когда её попросили дать главный бизнес-совет, она сказала: «Ставьте вопрос, сроки, цифры и основную информацию сразу в тему письма».

Мои сообщения обычно сопровождаются примерно такими темами «До 20 числа нам нужно решить, что будем делать с судом в Азербайджане, цена вопроса ____к руб.», «Прошу подтвердить офер в срок до______ цена вопроса____ к руб.».

Я заметила, что небольшие вопросы с такими формулировками тем решаются мгновенно.

Один из самых полезных тренингов, которые я когда-либо посещала, содержал стратегию аккуратной коммуникации.

Гибридный формат работы и высокая скорость принятия решений создали реальность, где каждый текст – цифровой след с долгосрочными последствиями.

Раньше важные договоренности фиксировались в бумажных протоколах встреч, а спонтанные обсуждения оставались в переговорных комнатах. Сегодня вся ключевая коммуникация оцифрована. Письмо, комментарий, голосовое сообщение в мессенджере, черновая версия документа в облаке – всё это доказательная база в случае спора, проверки, расследования.

Расплывчатые формулировки («нужно сделать как можно быстрее», «посмотрите вопрос», «примерно в следующем месяце») порождают разночтения, срывы сроков и взаимные претензии.

Понятность = Предсказуемость. Когда письмо структурировано и лишено двусмысленностей, у коллег формируется четкое понимание «правил игры». Они знают, что от них требуется, почему и к какому сроку. Это снижает тревожность и создает безопасную среду.

Стирание границ между офисом и домом привело к размыванию стиля общения. Слишком неформальный, эмоциональный или фамильярный комментарий в рабочем чате («это идиотское требование», «руководство опять не в теме», «с этим клиентом одни проблемы») перестает быть кулуарным разговором у кофемашины. Это – фиксируемый инцидент, который может нанести ущерб репутации.

В этом новом, прозрачном и «вечно помнящем» мире единственная надежная стратегия – проактивное управление качеством контента.

Эффективная коммуникация, которую пропагандируют Максим Ильяхов и Людмила Сарычева в книге «Новые правила деловой переписки» (далее – Книга), про:

Доверие сокращает транзакционные издержки и является основой долгосрочных отношений.

Постпандемийная реальность превратила навык ясной письменной коммуникации из «мягкого» навыка в критически важный инструмент. Инвестиции в обучение сотрудников новым правилам деловой переписки – это инвестиции в минимизацию юридических, репутационных и операционных рисков, а также в построение культуры открытости и взаимного доверия, без которой невозможна устойчивая работа в современном мире. Каждое отправленное письмо или сообщение – это кирпичик в фундаменте репутации компании.

Книга – не сборник шаблонов или правил этикета. Это системный подход к созданию ясных, эффективных и уважительных деловых текстов.

Авторы разбирают переписку с точки зрения психологии восприятия информации. Основная идея: любое письмо – это работа с вниманием адресата. Книга учит, как убирать «информационный шум» (канцелярит, воду, эмоциональный мусор), структурировать мысли и формулировать просьбы, решения и запросы так, чтобы минимизировать время на обработку письма и исключить двусмысленности.

Книга поможет говорить с бизнес-партнерами на сложные темы простым языком, не теряя точности.

Недопонимание в письмах, бесконечные попытки размыть ответственность, многословные отчеты и расплывчатые формулировки создают почву для рисков.

Мне была нужна методология, которую можно внедрить в команде, чтобы повысить культуру письменной коммуникации. Эта книга стала системным решением, а не просто личным советом. Я покупаю книгу каждой своей команде с 2018 года, ставлю в KPI её прочтение и применение.

Книга начинается с раздела «Как вызвать гнев получателя». Я «забрала» себе совет не писать «Спасибо, заранее спасибо» – человек имеет право отказать, не стоит давить на него.

Перестала писать «Добрый день», выбирая «Здравствуйте». «Вы» с большой буквы только для проявления исключительного глубочайшего личного уважения.

«Здравствуйте Максим, ой, извините, Илья» – имя – первое, что человек слышит в жизни, и допущенные ошибки в именах очень сложно исправить. Отнеситесь к именам внимательно: часто фамилии напоминают имена, также проверяйте правильность написания имён партнеров со схожими фамилиями, у меня пару раз случалось, что внутреннее письмо уходило вовне и не всегда его можно возвратить.

Одно письмо – одно дело. Один абзац – одна тема.

Назвать письмо. Обозначить срочность.

Суть в первом абзаце. Первый абзац – «Манхеттен» письма, на Манхеттене – самая дорогая земля в мире.

Вспомогательные материалы – приложить, описать, не забыть. Сложное – по полочкам.

Вместо длинного предисловия «В связи с…», «В целях исполнения…» сразу сформулируйте суть: «Прошу согласовать изменения в договоре до пятницы» или «В приложении – итоговый акт проверки, требуется виза».

Вместо «осуществить анализ», «принять к сведению», «довести до вашего сведения», «иметь в виду» пишите слова-действия: «проанализировать», «я учту», «информирую вас», «учитывайте».

Нельзя в одном абзаце обсуждать сроки, бюджет и юридические риски. Разбейте. Так адресат не пропустит важное. Если в письме несколько просьб или поручений, обязательно используйте маркеры списка или нумерацию. Это делает текст обозримым и формирует четкий чек-лист для ответа или действия.

Книга Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой – это инвестиция в эффективность и правовую гигиену коммуникаций. Она учит не просто технике письма, а проповедует философию уважения ко времени и вниманию коллег и контрагентов.

После ее прочтения вы начнете видеть риски не только в содержании документов, но и в том, как они составлены. Рекомендую к внедрению во всех отделах компании.

Елена Кучерявая, директор по правовым вопросам «СПЛАТ ГЛОБАЛ»