Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Бюджетирование с таблицами и без

Бюджетирование с таблицами и без 21.06.2021

Ключевым препятствием для автоматизации сметного планирования и контроля в банках на протяжении многих лет остается привычка вести бюджет в электронных таблицах. Чтобы преодолеть «притяжение» таблиц, важно понимать, как организован бюджетный процесс в автоматизированной системе, в чем ее преимущества по сравнению с табличным процессором, и как «подружить» электронные таблицы и систему бюджетирования. Подробнее – в колонке Максима Астахова, руководителя коммерческого офиса Intersoft Lab.

Электронные таблицы - один из наиболее популярных и привычных для сотрудников финансовых служб ИТ-инструментов для планирования и контроля хозяйственного бюджета. Необходимость во внедрении специализированного ПО наступает, когда недостатки электронных таблиц начинают превосходить их достоинства: бюджет не прозрачен и содержит ошибки, сроки бюджетной кампании не соблюдаются, расходы «вне бюджета» зашкаливают, нарушаются сроки платежей и проч.

Противодействие участников бюджетного процесса замене привычных инструментов ведения бюджета во многом вызвано отсутствием четкого понимания, как устроена автоматизированная система бюджетирования, и в чем она превосходит электронные таблицы. Цель настоящей колонки - ликвидировать этот пробел.

Когда стоит задуматься о смене инструментов бюджетирования

Проанализируем организацию планирования бюджета с помощью таблиц и выясним слабые места этого подхода.

В табличной технологии бюджетная кампания, как правило, начинается с подготовки проекта сметы силами финансовой службы. Участники процесса планирования получают от нее «заготовки» бюджета, составленные специально для них из статей, «вырезанных» из проекта сметы. Для обмена файлами используются принятые средства коммуникации. В подразделениях вносят коррективы в полученные сметы и отсылают обратно. Финансовая служба принимает или отклоняет изменения и направляет отредактированные сметы на повторное согласование. Процесс повторяется до полного урегулирования разногласий. Согласованные корректировки вносятся в основной бюджет. Для сокращения сроков планирования, как правило, одновременно согласовывается много частей сметы.

Из-за многократной бесконтрольной пересылки файлов между участниками практически невозможно обеспечить соблюдение регламента планирования и избежать путаницы и ошибок при внесении изменений в итоговую версию бюджета. Срыв сроков бюджетной кампании, пропущенные визы согласования, неактуальные изменения, ошибочные корректировки - верные спутники «полуручных» способов подготовки сметы хозяйственных расходов. Если они знакомы, значит, пришло время задуматься о смене инструментов бюджетирования.

Ключевые отличия бюджетного планирования в ИТ-системе

Чем планирование в специализированной системе принципиально отличается от подготовки сметы в таблицах, и почему проблем, присущих электронных таблицам, в ней просто не может быть?

Во-первых, в автоматизированную систему бюджетирования встроен электронный документооборот. С его помощью можно жестко задать маршрут согласования для любой части бюджета – для каждой статьи и даже строки. Система не позволит нарушить установленный порядок. В результате ни одна цифра не попадет в бюджете «несанкционированно» - в обход заданного маршрута.

Во-вторых, корректировать бюджетные документы может сразу много пользователей, наделенных соответствующими правами. История внесения изменений в статьи расходов автоматически фиксируется в системе. Это гарантирует, что все сделанные корректировки будут отражены в бюджете.

В-третьих, с помощью инструментов документооборота в любой момент легко определить статус по каждой строке бюджета: на каком этапе согласования находится расход, кто и когда его уже согласовал, чья виза ожидается и т.д.

В-четвертых, система умеет автоматически генерировать бюджетные заявки по текущим и плановым договорам. К заполненным вручную статьям бюджета можно приложить аргументирующие документы: служебные записки, протоколы и решения коллегиальных органов и др.

Это позволяет повысить прозрачность процессов планирования, обеспечить контроль за соблюдением бюджетного регламента, сократить сроки плановой кампании, минимизировать ошибки и повысить обоснованность каждой цифры в бюджете.

О синергии электронных таблиц и системы бюджетирования

В заключение – несколько слов в защиту электронных таблиц. В привычке работать с ними нет ничего плохого, пока пользователь взаимодействует с таблицами «один на один». Напротив, таблицы - удобный и знакомый всем инструмент со множеством весомых плюсов. Поэтому практически все системы бюджетирования позволяют использовать таблицы как персональный фронт-энд для ввода бюджетных заявок и выпуска отчетов. На стороне системы остается поддержка коллективной работы сотрудников с бюджетными документами: фиксация внесенных разными специалистами изменений, получение необходимых виз согласования и выполнение других регламентных процедур.

Очень часто пользователи просят предоставить для них еще и возможность выгружать плановые данные из системы в таблицы, чтобы корректировать их привычными инструментами, и загружать обратно в уже в отредактированном виде. Почему принципиально важно исключить таблицы из контура коллективной работы над бюджетом?

Несмотря на кажущуюся на первый взгляд безобидность этого пожелания, оно подрывает саму идею технологии коллективного планирования. Пользователи неизбежно начнут обмениваться между собой заполненными таблицами, минуя автоматизированную систему, чтобы передать друг другу «более актуальные» версии планов, полученные уже после их импорта в систему. Это приведет к тому, что в банке параллельно системе будет эксплуатироваться табличная технология, появятся нарушения регламента планирования, ошибки в бюджете, и пользователи перестают доверять данным.

Таким образом, переход к работе в системе бюджетирования не означает полного отказа от электронных таблиц. Их можно эффективно использовать в качестве персонального клиентского интерфейса к специализированной системе бюджетирования.


Комментарии
Скрыть комментарии
Текст сообщения:
Защита от автоматических сообщений
Отправить