Елена Коляда, BIOCAD: Как формировать корпоративную культуру так, чтобы дистанционные сотрудники чувствовали себя частью компании

В компаниях с большим количеством удаленных сотрудников корпоративная культура имеет особое значение. Она позволяет транслировать ценности и главную миссию организации, помогает дистанционным сотрудникам чувствовать себя частью команды. Вопрос развития корпоративной культуры стал особенно актуальным в условиях пандемии, когда людей все чаще переводили на работу в удаленном формате. В этом материале я расскажу об инструментах работы с дистанционными сотрудниками и схеме формирования корпоративной культуры, создающей эффект постоянного участия в происходящих событиях.

Несмотря на очевидные преимущества дистанционной работы для работодателя, многие компании отказываются от такого режима, опробовав его на практике. Проблема заключается в падении мотивации сотрудников и, как следствие, снижении работоспособности, а не в самом формате. Корень данной проблемы – в неправильной организации рабочего процесса, в результате чего сотрудники начинают остро ощущать свою изолированность.

В компании я отвечаю за команду продвижения, которая занимается маркетингом, продажами, медицинским продвижением, market access (доступом на рынок). В данных подразделениях работают около 200 дистанционных и полевых сотрудников, поэтому еще до карантина у нас был опыт организации удаленной работы. Высокие результаты сотрудников BIOCAD показывают, что дистанционная работа может быть комфортной и высокоэффективной.

Вот несколько практических советов о том, как можно организовать рабочий процесс для профессионального развития и роста эффективности сотрудников на удаленке. Эти рекомендации могут быть полезны любой компании.

Грамотно адаптировать сотрудника

Процесс адаптации – один из самых важных HR-процессов. Он создает первое впечатление о компании, которое впоследствии будет очень сложно исправить, поэтому оно должно быть положительным. В это время сотрудник должен почувствовать, что его всегда поддержат и не оставят один на один с непонятными заданиями. Адаптация происходит постепенно и включает несколько этапов.

Вводный курс

В первый же день новый сотрудник нашей компании получает вводный курс Welcome to BIOCAD, в котором в видеороликах и сжатых презентациях наглядно представлена основная информация о компании. Просмотрев курс, сотрудник узнает об основных принципах, которыми руководствуются в компании, какие документы ему нужно заполнить, и по каким контактам можно обращаться, если возникают вопросы.

Изучение информации происходит достаточно быстро, для ознакомления с вводным курсом назначаются определенные сроки.

Домашнее задание

После вводного курса сотруднику приходит домашнее задание. Оно достаточно простое и заключается, как правило, в оформлении sim-карты, корпоративной банковской карты, и так далее.

Подробный курс

Через 1-2 дня, после того, как человек немного адаптировался и усвоил основную информацию, ему приходит более подробный дистанционный курс. В нем содержится все, что нужно знать для дальнейшей работы: стандарты, политики, тесты, ссылки на научные материалы и т.п. Для создания эффекта плавного погружения в тему объем и сложность материалов увеличиваются постепенно.

Одновременно с домашним заданием приходит информация по нозологии, необходимая для выхода с продуктами компании на рынок. Несмотря на то, что все сотрудники уже имеют опыт работы с онкологическими или аутоиммунными заболеваниями, им необходимо изучить препараты, которые производит BIOCAD.

Обеспечение необходимой для работы техникой

Всю необходимую технику сотрудник получает на дом. В среднем доставка составляет 2 дня, но сроки могут различаться в зависимости от региона. В Москве и Санкт-Петербурге, как правило, оборудование выдается в течение дня. Для отдаленных регионов сроки увеличиваются, иногда до нескольких дней.

С помощью решения таких материальных вопросов вы помогаете сотруднику почувствовать, что компания заботится о его комфорте так же, как и в офисе.

Система наставничества

В первый же день с новым сотрудником связывается руководитель, чтобы помочь войти в курс дела и поддерживать его в дальнейшей работе. В компании есть закрепленные региональные наставники, которые в случае необходимости подключаются к соседнему региону, приезжают и помогают с адаптацией.

Проводить регулярную новостную рассылку

Большую роль в погружении в жизнь компании играет дайджест новостей. В ежедневной и еженедельной рассылках мы рассказываем сотрудникам о заслугах компании: о выходе на новые рынки, разработке новых препаратов, а также обо всех кадровых и административных изменениях.

Затем новости обсуждаются в общих чатах в Телеграме, информация постоянно прокручивается, чтобы ее могли увидеть все. Так создается эффект постоянного присутствия в гуще событий: сотрудники чувствуют, что они работают вместе, несмотря на то, что их могут разделять огромные расстояния.

Внедрить удобные инструменты онлайн-обучения

Эффективность работы и конкурентоспособность компании на рынке напрямую зависят от постоянного развития и обучения сотрудников. В BIOCAD для этой цели была разработана образовательная платформа CUB, на которой размещаются необходимые тренинги и полезная информация от медицинских советников и внутренних тренеров компании. Все материалы адаптированы для удобного просмотра, даются в кратком, наглядном и понятном виде. Более того, CUB постоянно пополняется новыми курсами, что дает возможность непрерывно развиваться как профессионалу даже в домашних условиях.

Важна и скорость распространения информации. После проведения мероприятий материалы сразу оцифровываются в видеоформат и выкладываются на платформе. Таким образом, все тренинги и выступления очень быстро становятся доступными для просмотра.

Особое внимание уделяется мобильной версии платформы. Под этот формат адаптируются все материалы, какие только возможно, так как это минимизирует привязку к оборудованию. В приложениях можно смотреть обучающие тренинги, подгружать свои цели, учиться нозологии и т.д. Удобство такого подхода легко оценить, например, в командировке, когда человек находится в аэропорту и у него есть время для обучения, но нет с собой ноутбука. В этом случае достаточно мобильного телефона, чтобы с пользой провести свободные часы или минуты.

Платформа CUB дает доступ ко всей необходимой информации: нет ни одного курса, который можно было бы пройти только в центральном офисе.

Обеспечить оперативную поддержку

Для постоянной включенности дистанционных сотрудников в повседневную жизнь компании важен мгновенный отклик на все их запросы. Оперативное реагирование обеспечивается HR/IT/Admin-поддержкой.

Наш IT support отвечает, как правило, в течение нескольких минут. Иногда во время работы возникают непредвиденные сложности. Например, у сотрудника может не сработать ВКС-связь, люди могут находиться в разных регионах и часовых поясах, но независимо от всех этих факторов будет обеспечено максимально быстрое подключение по TeamViewer и оказана поддержка по любым вопросам.

Аналогичная ситуация с HR-отделом. Независимо от своего места нахождения HR координирует работу сотрудников, и они не ощущают оторванности от компании. Прием, обучение, встречи по оценке и развитию в большинстве случаев проводятся по видео: такой режим работы в BIOCAD стал привычным задолго до карантина.

Организовать очные и виртуальные встречи сотрудников

Для большего погружения в работу компании сотрудники должны знать в лицо руководителей, HR и других коллег, поэтому в нашей компании регулярно устраиваются очные и online-встречи.

Очные встречи

Для новых сотрудников всех российских регионов в Санкт-Петербурге проводятся ежеквартальные встречи, на которых показывают лаборатории и производство компании, а также проводят обучение. Как правило, такие встречи длятся одну неделю.

Во время обучения медицинские советники дают всю необходимую дополнительную информацию по продуктам. Выступают руководители, вице-президент направления, HR-сотрудники. Работа ведется интенсивно, с вовлечением каждого, поэтому знакомство происходит быстро. К окончанию встречи сотрудники хорошо знают друг друга, часто формируются приятельские и дружеские отношения.

Дважды в год проходят цикловые конференции с информацией о стратегии компании и о новых продуктах, которые планируется выпускать и которые находятся в клинической разработке. Помимо бизнес-цели, такие мероприятия предназначены для увеличения вовлеченности и осознания сотрудниками своих задач в компании, сплочения коллектива.

Ассесмент-центр компании, помимо основной функции, также используется для знакомства, обмена информацией и представления сотрудников. На его базе проводятся мероприятия, дополняющие цикловое образование.

В целом все встречи, каждая по-своему, служат для формирования команды.

Виртуальные встречи

Online-встречи начинаются еще во время испытательного срока, чаще всего так проводятся собеседования. Такой формат удобен, потому что все участники беседы (руководитель, HR и сотрудник) могут находиться в разных городах. Как правило, все звонки происходят в MS Teams.

Часто бывают незапланированные групповые встречи для обсуждения каких-либо вопросов. Несмотря на то, что BIOCAD – большая компания, работа идет в режиме маленького стартапа, что означает очень высокие темпы и мгновенное распространение информации. Например, уже через час после появления идеи сотрудники, включая вице-президентов, могут собраться в вебинарной комнате для обсуждения. Тема встречи может быть любой: от выхода у конкурентов нового продукта до изменения на производстве компании.

Если по результатам обсуждения стратегия работы изменилась, информация тут же доводится до регионов. Где бы ни находились сотрудники, они узнают об изменениях очень быстро, в течение 1-2 дней.

Также важно отметить, что на многих встречах пути развития только намечаются. Стратегию в целом каждый сотрудник вырабатывает для себя сам, так как акцент делается на самостоятельном развитии человека.

Разработать внутренние проекты для осознания сотрудниками собственной ценности

Большую роль в формировании корпоративной культуры играют внутренние проекты, как профессионального, так и неформального характера. У компании BIOCAD их достаточно много. Одними из самых важных и масштабных за последнее время стали «100 дней на мечту» и «Главная молекула».

100 дней на мечту

В 2019 году было принято решение отменить празднование новогоднего корпоратива в широком масштабе. Деньги, забюджетированные на сбор и расселение сотрудников всех российских регионов в Санкт-Петербурге, передали благотворительному фонду «Вера», чтобы осуществить мечты ста неизлечимо больных детей.

Любой сотрудник мог зарегистрироваться в программе и принять участие в осуществлении мечты любого ребенка об особенном подарке, интересной поездке и т.п. Участники программы могли выбрать проекты, наиболее близкие для них, где они смогли бы наилучшим образом помочь ребенку и раскрыть себя.

Например, одна девочка из Чебоксар очень любила музыкальные инструменты. Сотрудники BIOCAD, которые умеют петь и играть, приехали к ней домой, устроили концерт, а затем подарили маленький игрушечный синтезатор.

Мальчика, мечтающего хоть раз в жизни увидеть «Формулу-1», свозили в Сочи, где он смог посмотреть это событие.

В проекте зарегистрировалось много участников. По результатам поездок снимались и выкладывались на Youtube фильмы, чтобы позже все могли их посмотреть.

Главная молекула

«Главная молекула» – важная ежеквартальная номинация. Любой сотрудник, который внес существенный вклад в развитие компании за квартал, награждается сертификатом на обучение. Сотрудник сам выбирает, чему хочет обучаться, и это может быть не связано с работой. Можно, например, выбрать курсы испанского или уроки сальсы. Главное, чтобы это способствовало развитию человека и нравилось ему.

Также важно отметить, что эту премию непросто получить, она дается за действительно важные заслуги. Высокие стандарты работы в компании приняты по умолчанию, только за качественное выполнение обязанностей не награждают.

Кроме сертификата на обучение отличившиеся сотрудники получают приглашение в Санкт-Петербург, где для них организуется специальная праздничная программа. Затем они ужинают с генеральным директором и вице-президентами. На ужине еще раз отмечается важность сотрудника и вклад в развитие компании.

Проводить опрос удовлетворенности сотрудников

Мы регулярно проводим опросы удовлетворенности, анализируем результаты, а потом делимся ими с сотрудниками в информационных рассылках. После этого мы разрабатываем с коллегами стратегию дальнейшей работы, решаем, как будем устранять недостатки. Например, последний опрос был об удаленной работе. Нам было важно понять, насколько комфортно сотрудникам работать дистанционно. Результат показал, что большая часть сотрудников готова работать на удаленке длительное время.

Формирование сплоченного коллектива – непростой процесс. В условиях дистанционного сотрудничества он кажется еще более сложным, в основном потому, что это относительно новая модель. Однако есть работающие инструменты и механизмы корпоративной культуры, позволяющие выстроить взаимоотношения сотрудников, основанные на доверии, в которых каждый мотивирован командными целями. Ключевым моментом здесь должно стать осознание каждым сотрудником, что он является ценным членом команды людей, приносящих миру пользу. От компании, в свою очередь, требуется поддержка дистанционного сотрудника – от обеспечения необходимой техникой до вовлечения в проекты, помогающие профессиональному и личностному развитию.

Хотя дистанционная модель предполагает высокую степень самостоятельности сотрудников, у компании с таким режимом работы должен быть последовательный план с обозначенными сроками, задачами и контрольными пунктами.

Также необходимо учитывать, что не каждому человеку подходит модель удаленного сотрудничества. HR и руководителям важно научиться отличать людей, которые разделяют ценности компании и действительно готовы работать в заданном ритме. В решении этой задачи могут помочь специализированные тесты и опыт рекрутеров.

Елена Коляда, HR партнер команды продвижения компании BIOCAD

 

О компании

BIOCAD – международная инновационная биотехнологическая компания, объединившая научно-исследовательский центр мирового уровня, современное фармацевтическое производство, доклинические и клинические исследования, соответствующие международным стандартам. Это компания полного цикла, которая сама производит и разрабатывает как биоаналоги, так и собственные молекулы, и продает по всему миру препараты от онкологических и аутоиммунных заболеваний.

Центральный офис компании расположен в Санкт-Петербурге, филиальная сеть охватывает всю Россию. Также компания представлена за рубежом: в Латинской Америке, Арабских странах, Америке, Юго-восточной Азии и Китае. Намечен выход на рынок европейских стран.