Как выстроить эффективную работу на удаленке: индивидуальный пошаговый план

В предыдущем материале я отметил, на чем должен сконцентрироваться руководитель при управлении дистанционной командой. В этой статье я делюсь с вами индивидуальным пошаговым планом для организации удаленной работы. Он будет полезен не только руководителям, но и любому удаленно работающему сотруднику.

1. Поговорите с семьей

Обязательно обговорите с семьей ваш режим работы дома.

• Расскажите, почему вам нужно быть эффективным, работая теперь дома.

• Объясните, что у вас будет новый регламент рабочего дня.

• Договоритесь о времени перерывов и общения.

• Обсудите правила и их нарушения (например, если вы заходите на «чужую территорию», то как вы это можете компенсировать).

2. Организуйте ваше рабочее место

Продумайте, как доставить минимум неудобств людям, живущим с вами. Например, если по работе вам необходимо часто общаться устно, организуйте для себя место, где вы не помешаете членам семьи.

• Если есть возможность работать в отдельной комнате, договоритесь об этом со своей семьей.

• Можно работать даже на балконе, если вам удобно. Только не в кухне. Кухня – табу. Во-первых, вас там может постоянно отвлекать еда. Во-вторых, это общее место. Поэтому не делайте из нее офис. Исключение возможно только если все уже спят, вы не хотите мешать и уходите на кухню.

3. Серьезно отнеситесь к планированию рабочего времени

Работая из дома, вы продолжаете получать заработную плату. Это требует полноценного выполнения ваших профессиональных обязанностей. Поэтому придерживайтесь простых принципов:

• Ваше рабочее время – рабочее, а не личное. Это не каникулы или отпуск, а такая же работа, как и раньше, просто удаленная.

• Свой рабочий график необходимо соблюдать. Все, что вы запланировали в календаре, нужно выполнить.

4. Не забудьте про ритуалы

Работая из дома, вы не тратите время на дорогу. Но сделайте так, чтобы время между пробуждением и включением в рабочий процесс было заполнено небольшими ритуалами эффективности. Они помогут настроиться на рабочий лад.

• Не забывайте про зарядку, душ, завтрак.

• Оденьтесь в удобную одежду (casual). Если вы каждый день гладите рубашку перед работой, погладьте рубашку.

• Нельзя работать в домашней одежде. Это – табу.

• Начинайте день так, как вы привыкли в офисе.

5. Исключите инфошум

Уберите информационные ресурсы, которые мешают сосредоточиться на работе. Отвлекаться – не в ваших интересах, если не хотите, чтобы ваш рабочий день растягивался на 15 часов, а эффективность стабильно снижалась. Каждый раз, переключаясь с одной информации на другую, мы теряем до 3 минут на то, чтобы снова «включиться».

• Используйте тайм-менеджмент

• Не читайте новости и сообщения из нерабочих чатов

• Не смотрите телевизор в рабочее время

6. Выходите на видеосвязь

Старайтесь использовать видеосвязь при общении с руководителем и коллегами. Вот почему это важно:

• Видеосвязь позволит быть ближе даже на расстоянии и максимально компенсировать отсутствие личного контакта.

• Если вы не готовы включить видео, коллеги могут сделать вывод, что вы не с ними и занимаетесь личными делами.

7. Выстройте диалог с руководителем/подчиненными

Сегодня даже эффективные и инициативные в условиях офиса сотрудники могут испытывать проблемы с концентрацией и инициативностью: дома слишком много отвлекающих факторов.

• В этих условиях подчиненным важно помнить, что по-прежнему идеальный подчиненный – это тот, кто сам сообщает о своих планах, о том, как будет выполнять задачи, и отправляет руководителю результаты.

• Руководителю важно донести до сотрудников, что он находится в таком же стрессе, как и они, но борется с трудностями и готов помочь своей команде в режиме онлайн-встреч. Обязательно необходимо договориться с коллегами о форматах и регламентах таких встреч.

8. Озвучивайте проблемы и идеи

Очень важно не замалчивать и не копить проблемы и идеи. Это негативно отражается не только на эффективности вашей работы, но и на задачах всей команды. Удаленная работа – для многих новый формат, и поэтому могут возникнуть непредвиденные сложности. Нет ничего страшного в том, что вы поделитесь ими с коллегами. Может быть страшней, если не поделитесь: скопившийся вал проблем угробит ваше направление или бизнес всей компании.

Помните простые правила:

• Вместе с командой и руководством найти решение проще.

• Любые изменения рождают новые идеи. Не отбрасывайте идеи, а фиксируйте их.

• Ваши идеи могут помочь команде работать лучше. Озвучивайте их на общих встречах.

9. Сфокусируйтесь на эффективности

• Стройте каждый свой день гибко, комплексно, с учетом всех окружающих факторов.

• Будьте проактивными и берите ответственность за выполнение своих задач на себя.

• Регулярно информируйте коллег о состоянии дел, проделанной работе, соблюдении или отсрочке дедлайнов.

Совет руководителям: не впадайте в фанатизм при погоне за эффективностью. Сотрудники не могут выполнять ваши поручения минута в минуту. Это утопия. Не пытайтесь добиться военной дисциплины – не шокируйте коллег. Отсрочка выполнения задания на полчаса-час вполне нормальна для удаленных команд. У сотрудника может произойти форс-мажор: прорвало трубу, ребенку стало плохо и так далее. В такой ситуации вам будет сложно добиться от подчиненного эффективности, даже если вы на него «наедете». Задумывайтесь о том, что сейчас происходит с командой, и выстраивайте культуру доверия. Транслируйте уверенность, что вы доверяете коллегам и не думаете, что они бездельничают.

10. Благодарите всех

• Благодарите близких за понимание и поддержку.

• Благодарите коллег за идеи.

• Благодарите руководителя за помощь в решении вопросов и организации вашей работы.

Это поможет всей вашей команде быть сильнее, а вам – счастливее.

В следующей колонке я расскажу о правилах цифрового этикета, которые сделают ваши онлайн-встречи с коллегами приятнее и эффективнее.

Сергей Журихин, проректор по повышению квалификации, МГУУ Правительства Москвы

Комментарии