9 правил борьбы с бесконечными совещаниями

Я слышал, что в компании Toyota совещания длятся по 60 минут, 50 из которых отводится на обсуждение и 10 – на то, чтобы добраться до следующего совещание. Чтобы соблюсти график, для демонстрации хода решения проблем по циклу Деминга используют обычный лист бумаги формата А3. Впечатляет, не правда ли? Однако и добиться этого не так-то просто.

Вот 9 правил, позволяющих справиться с бесконечными совещаниями.

1. Начинайте вовремя. Вам же, скажем, не придет в голову явиться на экзамен на 15 минут позже? Или проворонить свой рейс – на те же 15 минут. Ведь если вы опоздаете на самолет, то никуда не улетите. Вы также не задерживаетесь на 15 минут, когда идете на собеседование. Однако, сдав экзамен, успев на самолет и получив работу, мы заставляем ждать собравшихся на совещание коллег. Почему?
2. Ставьте четкие цели. Совещания станут более продуктивными, если вы будете составлять повестку дня, в которой ответите на следующие вопросы: почему я присутствую на этом совещании? Кому необходимо мое присутствие? Когда закончится эта встреча? Как мы сможем оценить ее эффективность?
3. Будьте готовы. Изучите повестку дня или другую вводную информацию заранее. Выясните, где будет проводиться совещание и сколько времени у вас займет добраться туда и обратно, чтобы вы везде могли поспеть вовремя.
4. Будьте сконцентрированны. Для начала отключите свой мобильный телефон или смартфон. Лучше всего положите его на стол у всех на виду. В таком случае попытка ответить на звонок будет выглядеть неуважением к присутствующим. Отдавайте на благотворительные цели по доллару за каждый звонок, на который вы ответили во время совещания (за исключением чрезвычайных происшествий). Поскольку совещания длятся недолго, вы всегда можете перезвонить тем, кто хотел с вами связаться, в течение короткого промежутка времени. И во время совещаний предпочтительнее стоять, а не сидеть, это будет держать вас в тонусе.
5. Используйте визуальную коммуникацию. Более 80% информации человек получает с помощью зрения. По утверждению психологов, наше общение по большей части осуществляется посредством языка тела, затем – интонации и в меньшей степени – содержания нашей речи. Подавайте и считывайте визуальные сигналы. Используйте изображения, чтобы донести свою мысль и привлечь внимание к своему сообщению, вместо того, чтобы снова и снова бессистемно пересказывать свои идеи.
6. Решайте проблемы. Если все в порядке, то зачем проводить совещания? В идеале совещания должны помогать решать проблемы. Если есть четкая цель и выделена проблема, которую надо решить, то совещание может закончиться, либо когда проблема будет решена, либо когда каждый поймет, что нужно делать для ее решения. Решение проблем – увлекательная штука, и это именно то, для чего мы тут собрались.
7. Практикуйте genchigembutsu. По возможности проводите совещание в том месте, где возникла та проблема, которую предстоит преодолеть. Это сделает обсуждение более наглядным, позволит вовлечь всех с дискуссию и обеспечит прямой доступ к фактам. Вы не будете отвлекаться и быстрее достигнете цели.
8. Заканчивайте вовремя. Ведь вам нужно успеть на следующую встречу.
9. Три главные ошибки совещаний, которых нужно избегать (по мнению Такеши Кавабе, бывшего директора компании ShowaManufacturingCo):
• встречаться, но не обсуждать;
• обсуждать, но не принимать решения;
• принимать решения, но не действовать.

Эти простые правила помогут значительно повысить эффективность ваших совещаний.  

Комментарии