Наталья Дзевялтовская, ГК «ВторРесурс»: О внедрении автоматизированной системы, которая кардинально изменила ландшафт финансового управления

Независимо от масштаба бизнеса, автоматизация финансовой функции чаще всего начинается с казначейства. Именно здесь замыкаются ключевые процессы управления ликвидностью и контроля расходов. Однако переход от Excel к профессиональной системе сопряжен с рядом сложностей. Я хочу поделиться собственным опытом внедрения системы управления лимитами и рассказать, как избавиться от операционных рисков и достичь 100% соблюдения платежной дисциплины.

Хаос данных: Цена «ручного» управления лимитами

На этапе диагностики мы столкнулись с классическими симптомами «болезни роста» финансовой функции. Управление лимитами осуществлялось децентрализованно, что порождало ряд системных проблем:

Влияние на бизнес:

Такая ситуация создавала прямые угрозы. Операционные риски (ошибки ввода, использование устаревших версий файлов, затягивание согласования заявок) приводили к упущенной выгоде. Репутационные риски выражались в недовольстве контрагентов, которые страдали от нашей «неповоротливости» в вопросах оплат.

Мы пришли к выводу, что ручное управление лимитами – это не просто неудобно, это фактор, сдерживающий развитие и создающий предпосылки для финансовых потерь.

Выбор платформы: Критерии жесткого финансового контроля

Перед нами стояла задача выбрать систему, которая не просто оцифрует текущие процессы, а создаст прозрачную и необходную среду для управления финансами. Ключевыми критериями стали:

1. Многомерный учет лимитов: система должна была обеспечивать контроль не только в разрезе ЦФО, но и по проектам, статьям движения денежных средств (ДДС) и даже номенклатуре.

2. Необходные регламенты согласования: нам требовался инструмент с жесткой логикой маршрутов согласования заявок на расходование средств, исключающий возможность «срочных» неконтролируемых платежей.

3. Скорость запуска: мы искали решение, которое можно внедрить «под ключ» в сжатые сроки. Реальный горизонт проекта составил менее года, включая период доработок под специфику бизнеса.

4. Полная прослеживаемость: функция детального аудита каждого действия в системе стала обязательным требованием для обеспечения финансовой безопасности.

Эффекты внедрения: От консолидации к управлению

Внедрение автоматизированной системы кардинально изменило ландшафт финансового управления. Главным достижением стало закрытие риска несанкционированных трат. Внедренный механизм двойного (перекрестного) контроля автоматически блокирует платежи, выходящие за рамки утвержденного бюджета, обеспечивая соблюдение лимитов на уровне 100% в автоматическом режиме.

Ключевые операционные улучшения:

Планы по развитию:

Автоматизация лимитов – это базис для построения комплексной системы управления финансами. В настоящее время мы разрабатываем функционал «умной блокировки» платежей, который будет учитывать не только бюджетные ограничения, но и договорные условия. Система сможет автоматически отклонять оплаты, если срок платежа по договору еще не наступил или если за поставщиком числится непогашенная дебиторская задолженность.

Наша стратегическая цель – создание автономной среды управления финансовыми потоками, где решения о выплатах принимаются автоматически, на основе заданных алгоритмов и полного спектра ограничений, без прямого участия конкретного сотрудника, но под полным контролем финансовой службы.

Наталья Дзевялтовская, директор по экономике и финансам ГК «ВторРесурс» и спикер Десятой конференции «Информационные технологии в казначействе»