• Сегодня 10 февраля 2025
  • USD ЦБ 97.28 руб
  • EUR ЦБ 101.22 руб
Присоединяйтесь к вебинару и узнайте, как увеличить шансы на победу в конкурсе «Лучший ОЦО России и СНГ 2024»

Михаил Наталенко, независимый эксперт: «При реинжиниринге процессов чётко определяйте ответственности и разделяйте компетенции»

28.01.2025

Михаил Наталенко, независимый эксперт: «При реинжиниринге процессов чётко определяйте ответственности и разделяйте компетенции»

Цифровая трансформация бизнес-процессов – тема, которая была на пике популярности несколько лет назад. Однако в результате неправильных подходов она получила негативные отзывы, и часть компаний в ней разочаровались. Рассмотрим, что могло пойти не так.

Развитие информационных систем

Развитие информационных систем

На рисунке представлена схема «Развитие информационных систем» немецкой академии технических наук Acatech с основными принципами. В её основе – использование систем обработки данных и их интеграция. Без этих двух элементов невозможно говорить об искусственном интеллекте и автоматизации, развитии информационных систем. Однако стоит отметить, что оценка эффективности инвестиций в IT-проекты может быть сложной задачей.

Если данные об инвестициях не попадают в систему бухгалтерского учёта, это может свидетельствовать о том, что проект не приносит ожидаемых результатов. Например, внедрение системы АИС «Диспетчер», которая предоставляет информацию о работе станков, может оказаться бесполезной, если данные не передаются в ERP-систему. В таком случае, затраты на проект могут быть неоправданными.

Принципиальная схема управления процессами

Я разработал собственную систему управления процессами, к которой стремлюсь. В ней нет места специалистам по экономике, бухгалтерам и кадровым работникам. Вместо этого есть эксперты, создающие правила работы в системе. Затем эти правила вводятся в программное обеспечение, и программа уже сама управляет процессами, основываясь на заданных условиях.

схема управления процессами

Я могу выделить четыре основных этапа реорганизации бизнес-процессов при централизации казначейства. Сначала мы использовали телефон и Excel, затем в 2020 году произошла трансформация работы с заявками через систему ERP, с основой на постоянно обновляемом электронном БДДС, после чего информация стала автоматически собираться в системе. В 2021 году специалисты казначейства приступили к разработке и формализации процессов, а после завершения этой работы мы внедрили RPA в казначейскую функцию.

Зачем необходим реинжиниринг процессов?

Американский ученый Майкл Хаммер ввёл понятие реинжиниринга процессов в начале 90-х годов. Этот подход предполагает использование современных технологий и методов для оптимизации бизнес-процессов с целью повышения конкурентоспособности компании. Я считаю, что это важно, поскольку я стремлюсь к тому, чтобы процессы работали эффективно, а не просто к экономии.

При внедрении новых технологий и автоматизации я не фокусируюсь на количестве сэкономленных средств, для меня важнее, как процесс будет функционировать. Экономия является дополнительным преимуществом, но её не всегда можно точно оценить.

Я предпочитаю самостоятельно определять, как должен развиваться бизнес-процесс, вместо того чтобы полагаться на методологию «AS IS». Когда я понимаю, что именно хочу получить, и знаю, как должно быть, я включаю необходимые этапы в процесс без лишних затрат времени.

Основные принципы реинжиниринга процессов заключаются в следующем. Первый – безлюдные технологии. Современные тенденции направлены на создание условий, в которых люди занимаются интересной и значимой работой, избегая рутинных и бессмысленных задач. Гибкость и адаптивность программного обеспечения играют важную роль в этом процессе.

Второй принцип – готовность к изменениям. Технологии постоянно меняются, и важно быть готовым к внедрению новых инструментов и подходов. Это позволит использовать новые возможности.

Этапы реинжиниринга

Первый шаг – визуализация процесса. Для меня это означает понимание процесса. Часто мы говорим: «Должно быть так», «Мы знаем как» и т.д. Но покажите, как это выглядит, чтобы все видели одинаково. Ведь под одним термином люди могут подразумевать разное. Когда процесс визуализирован, становится ясно, как двигаться дальше.

Второй этап – следование процессу. Здесь речь идёт о выработке «рефлекса доверия к процессу». Люди должны понимать, что нужно делать, и не задумываться о причинах. Возможно, это звучит цинично. Но на данном этапе размышления по типу «А откуда взялись эти данные» уже неактуальны, это пройденная ступень.

Когда первые два этапа пройдены, третьим этапом выступает цифровизация процесса, его применение. Здесь уже вырабатывается устойчивое доверие и нет сопротивления.

Принципиальная схема казначейской функции

Реинжиниринг процессов имеет важное значение для успешного функционирования компании. Однако полноценный реинжиниринг казначейства невозможен без реинжиниринга всей деятельности предприятия. Хотя некоторые элементы или части могут быть внедрены отдельно, например, отсутствие электронного учёта документов и связи между ними затрудняет автоматизацию платёжного календаря.

Важным аспектом является учёт по документам, а не по договорам. Казначей должен обратить внимание на этот момент. Финансовый директор должен помочь казначею убедить бухгалтера перейти на регистрацию платежей по документам с актами сверки.

При внедрении платёжного календаря следует отказаться от услуг вендоров и действовать самостоятельно. ИТ-специалистам все равно, как будет работать платежный календарь. Они сосредоточены на алгоритмах и программных продуктах. Важно поставить перед ними конкретную задачу и предоставить алгоритм для внедрения, чтобы достичь желаемого результата.

Принципы при реинжиниринге процессов

Во-первых, всё должно быть в цифровом формате. Согласуйте и утвердите цифровые документы с руководителем, чтобы избежать возможных проблем.

Во-вторых, отсутствие альтернативных источников данных. Используйте только официальные документы и информацию из системы, не полагайтесь на бумажные копии или устные договорённости.

В-третьих, чёткое определение ответственности и разделение компетенций. Каждый сотрудник должен отвечать за свои документы и задачи, не перекладывая ответственность на других.

В-четвертых, адаптация к изменениям в системе и инструментах. Выбирайте подходящие программные продукты для работы с данными, но помните, что принципы должны оставаться неизменными.

В следующей статье поговорим о причинах необходимости адаптации персонала при сопротивлении нововведениям, а также о методах преодоления сопротивления.

Михаил Наталенко, независимый эксперт

Хотите узнать больше о реинжиниринге бизнес-процессов при централизации казначейской функции и других лучших практиках ведущих российских компаний?

Приглашаем посетить Двадцать третью конференцию «Централизация и автоматизация корпоративного казначейства» (13-14 марта 2025 г.).


Комментарии

Защита от автоматических сообщений