Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Управление закупками может стать в 2–3 раза быстрее, если правильно внедрить SRM

04.08.2022

Недостаточный уровень автоматизации процесса — одна из главных причин низкой эффективности управления закупками. Но не нужно искать сложных решений.

Управлять закупками в кризис непросто, но даже в кризис эффективность закупок можно поднять в 2–3 раза за счет автоматизации. При соблюдении двух важных условий процесс нужно автоматизировать целиком и  в рамках одной системы.

На первый взгляд, это очевидно, но если посмотреть на исследование TAdviser, то откроется совсем иная картина. Только очень небольшое число крупных холдингов автоматизировали процесс управления закупками целиком — от выявления потребности до контроля поставок. Остальные компании автоматизируют только отдельные участки процесса, используя разные системы. Причем соотношение автоматизированных и неавтоматизированных этапов в среднем будет 2 к 1. Например, 80% компаний выстроили процесс управления поставщиками, но только 40% компаний его автоматизировали.

Всего TAdviser выделил 3 наиболее проблемных участка: проверка поставщика, выбор поставщика, контроль исполнения заказа. Отдельно в исследовании идет управление категорийными стратегиями, которые используют только 40% компаний, соответственно, и уровень автоматизации данного направления очень низкий.

Почему в зоопарке рвут проекты автоматизации на лоскутки?

Исследование показывает, что компании автоматизируют те этапы управления закупками, которые либо вызывают больше всего проблем, либо напрямую влияют на расходы. Такая стратегия, которую принято называть лоскутной автоматизацией, кажется обоснованной: компания экономит средства на внедрение систем, получает более предсказуемый результат от вложений, несет меньше рисков. Однако в долгосрочной перспективе стратегия лоскутной автоматизации перестает работать эффективно.

  • Появляется знаменитый «зоопарк систем»: сбор заявок идет в Excel и почте, согласование документации — в СЭД, выбор поставщика — в SRM, вся деловая переписка — в мессенджерах, работа со счетами — в системе бухгалтерского учета, контроль поставок — в системе складского учета. Управление закупками в такой разнородной среде невозможно без интеграции систем, без навыков обслуживания таких систем с учетом сложных протоколов безопасности.
  • Сама модель процесса хранится отдельно, если вообще существует в цифровом виде, а получить отчеты на основе сложных метрик — практически невозможно.
  • Наконец, пользователям просто неудобно открывать на рабочем столе сразу несколько окон и постоянно между ними переключаться.

Вызовы импортозамещения или новые возможности? Как достать со дна сундук с золотом

Лоскутная автоматизация — еще не самое страшное. Большинство систем из нашего «зоопарка» обычно созданы на западных платформах: чаще всего, SAP, Oracle, IBM. В ситуации, когда страна находится под санкциями, объяснять, в чем опасность этих платформ, не нужно. Однако быстро перейти на отечественные ИТ-решения мешает все тот же «зоопарк», который нужно переносить на отечественные платформы вместе с отлаженными процессами и моделью данных, попутно занимаясь аудитом и поиском новых партнеров. При этом еще нужно искать решение с похожим интерфейсом, чтобы сотрудники работали в привычном режиме, а не переживали состояние культурного шока.

Но любой кризис — это не только утрата старых возможностей, но и обретение новых. Что можно сделать в новых условиях?

  • пересмотреть подход к SRM — использовать систему не только для работы с поставщиками, но для управления закупками как  целостным циклом;
  • полностью выстроить новый, «антикризисный» процесс в новой «антикризисной» системе;
  • перейти на менее дорогие российские платформы, а также использовать опыт российских вендоров в автоматизации закупок;
  • избежать санкционных рисков в будущем, найти надежных партнеров.

И главное — сделать процесс более прозрачным с точки зрения руководителей компании, которые будут видеть не отдельные промежуточные результаты, не результаты по итогам года, а отчет по каждой закупке в реальном времени.

Возможно ли найти полностью готовое российское решение для автоматизации в условиях санкций?

Скорее всего, готового решения просто нет. Крупные компании могли внедрять продукты Oracle и SAP на протяжении 10 лет, все это время адаптируя платформы достаточно высокого класса под свои задачи. Вопрос не в том, чтобы найти готовое решение для управления закупками, а в том, чтобы пройти цикл внедрения нового продукта хотя бы за год.

Мы в Comindware уверены, что системы можно внедрять быстро, опираясь на гражданских разработчиков — людей, готовых работать с теми инструментами, которые не требуют навыков программирования. Мы предлагаем отойти от традиционной модели разработки и разделить продукт на два уровня: уровень бизнес-логики и уровень интеграции. Первый уровень обслуживает владелец процесса, второй уровень — уже ИТ-специалист.

Такой подход хорошо показал себя именно при автоматизации закупок. Если у компании есть структурированный процесс, а это, напомним, 80% российских компаний, то почему не использовать инструменты, которые непосредственно автоматизируют эти процессы? Не искать готового решения, которое будет соответствовать бизнес-логике, не перестраивать бизнес-логику под новое решение, а взять все в свои руки?

За автоматизацию процессов отвечают BPM-системы, но мы в Comindware пошли немного иным путем. Мы создали систему Comindware Управление закупками, которая одновременно содержит методологию для управления закупками и методологию для управления процессом.

  • Для закупщиков в системе реализована функциональность для управления потребностями, поставщиками, договорами, закупочными комиссиями, конкурсами и аукционами.
  • Для владельцев процесса реализованы широкие возможности для управления задачами, статусами, формами, маршрутами согласования, моделью данных, шаблонами экспорта, элементами интерфейса и даже интеграциями с внешними системами.

Кто должен автоматизировать закупки? Бизнес или ИТ?

За счет предложенных инструментов заказчик может быстро адаптировать систему под свой процесс закупок с минимальными затратами времени и ресурсов. Проверено на опыте клиентов, которые и подарили нам саму идею системы. Мы видели, что процесс закупок у всех компаний совпадает в общих чертах, но деталей может быть настолько много, что проекты внедрения SRM представляются клиентам длительными и трудоемкими. Однако те проекты, в которых процесс четко регламентирован, всегда идут легко, потому что сами сотрудники могут четко сказать, что они хотят видеть в новой системе.

Значимость низовых инициатив и структурного описания процесса видна не только при реализации проектов импортозамещения в крупных компаниях, которые уже прошли через автоматизацию во времена внедрения SAP, но и при реализации вообще любых крупных процессных инициатив. Сотрудники более компетентны в бизнесе, чем разработчики, но нужна платформа, нужны инструменты и нужен образец готового процесса. Все это мы вложили в Comindware Управление закупками.

Например, у компаний, которые работают по 223-ФЗ, процесс закупок фактически описан в положении о закупках. В нем шаг за шагом описаны действия, которые ведут к нужному результату. Все эти действия можно перенести в систему и сразу же автоматизировать. Сбор и проверка заявок, согласование плана, подготовка к проведению конкурсов и аукционов, проведение комиссии, подписание договора — автоматизация таких достаточно сложных и трудоемких этапов доступна в Comindware Управление закупками специалисту, который не владеет навыками программирования, но хорошо знает регламенты организации.

Это только основа процесса, который уже перенесен в систему и нуждается только в корректировке, а ведь есть еще этапы более значимые с точки зрения прибыли, которую приносит отдел закупок. Это касается непосредственно работы с поставщиками. Формулы для расчета динамических рейтингов, процедуры проверки, чек-листы, порталы поставщиков, внутренняя ЭТП для проведения конкурентного отбора — все это функции уже доступны в системе или могут быть в ней реализованы за короткое время. Благодаря системе компания может перейти от простого взаимодействия с поставщиками к их развитию.

Выгоды и перспективы автоматизации

Внедрение системы, построенной на управлении целостным процессом, приносит реально измеримый эффект, то самое ускорение закупок в 2-3 раза. Сотрудники больше не тратят время на рутинные операции, на согласования, на ручной контроль задач, на проверку KPI, а оптимизируют процесс в реальном времени на основании достоверных данных. Система позволяет находить и устранять узкие места, которых не было видно из-за зоопарка систем. Компания может перейти к более сложным моделям взаимодействия с поставщиками. Отказаться от долгосрочных контрактов и перейти к конкурентному отбору, начать «выращивать» поставщиков в плане соответствия внутренним стандартам.

Для ускорения закупок свяжитесь с нами удобным для вас способом:


Комментарии
Скрыть комментарии
Текст сообщения:
Защита от автоматических сообщений
Отправить