Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Своевременное отражение данных по расходам и доходам компании: зачем автоматизировать accruals в 1С

Своевременное отражение данных по расходам и доходам компании: зачем автоматизировать accruals в 1С 22.02.2022

Сейчас большинство организаций сталкиваются с ситуациями, когда получают документы за оказание конкретных услуг позже периода, в котором состоялся факт их предоставления. Отсюда вытекают сложности с корректным отражением данных, так как в бухгалтерском и управленческом учетах расходы принимаются в том периоде, в котором были получены документы.

Некоторые компании закрывают на это глаза, но при подготовке финансовой отчетности, которая идет как в налоговые органы, так и для демонстрации инвесторам и кредиторам для привлечения внимания к возможному сотрудничеству, лучше опираться на изначально достоверные данные без расхождений.

Они в разы увеличивают трудозатраты на ведение учета, так как специалистам приходится выполнять двойную работу по сведению данных в разных учетах, чтобы не увеличивать количество возможных ошибок.

Подобные ситуации можно предотвратить, если начать пользоваться методом условных начислений (accruals).

Суть его в следующем:
Результаты любых экономических операций должны признаваться и отражаться в том же периоде, в котором они произошли, вне зависимости  от наличия подтверждающих документов или фактов оплаты. То есть затраты по любым операциям должны максимально сопоставляться с доходами, которые они принесли.

Как сегодня работают с условными начислениями большинство компаний

Организации в управленческом учете отражают фактические данные по текущим расходам, то есть по тем, которые в конкретном периоде фактически произошли. Если расход был произведен, но не был подтвержден документально, то эти данные нельзя будет принять в налоговом учете.

Отсюда вытекают два варианта, с которыми можно работать:

  • делать проводку условных начислений только в управленческом учете, соответственно, отражать в финансовом результате, и ничего не проводить в налоговом и бухгалтерском учете;
  • провести сближение учетных политик бухгалтерского и управленческого учета (отражать условные начисления и там, и там), чтобы в налоговом отчете появилась временная разница.

Условные начисления (accruals) можно разделить на 2 категории, у каждой из которых своя специфика.

  • Начисления по услугам

В данном случае не имеет значения, с какими работает компания, с периодическими или нет. Такой тип начислений – это боль абсолютно всех компаний. Возьмем для примера услуги электроэнергии: они принимаются в расходы в том периоде, в котором были оказаны, независимо от наличия документов поставщика. При этом в налоговом учете сумма расходов будет отражена только при наличии подтверждающих документов.

  • Неотфактурованные поставки 

Это боль в основном торговых и производственных компаний. Компания принимает реальный товар, который поступает на склад, то есть переход права собственности состоялся. В складском учете отражается поставка, в бухгалтерском учете также отражается приход товара, но не отражается стоимость ТМЦ в налоговом учете до получения документов.

Получается, что при продаже или списании ТМЦ должна быть отражена временная разница в налоговом учете, которая будет погашена после получения документов поставщика.

В следующем периоде, когда документы на товар приходят за прошедший, появляется необходимость корректировки данных. В части себестоимости в первом месяце, когда прошла реализация неотфактурованного товара, себестоимость в бухгалтерском учете будет больше, чем в налоговом. А в следующем периоде компания получит уже другой результат.

На сегодняшний день существующие системы с автоматическим начислением accruals по услугам и неотфактурованным поставкам почти не работают.

В 1С:ERP разработан функционал, но он нацелен только на складской учет и не может отражать разницу в регламентированном учете по проводкам и по закрытию периода на финансовый результат компании. То есть в системе получается, что неотфактурованная поставка проходит по бухгалтерскому и налоговому учету, но формируя разницу.

Но выход из ручного вмешательства в работу с условными начислениями есть. Компания может выбрать один из способов автоматизации accruals:

  1. Провести автоматизацию для работы с периодическими условными начислениями через график договоров, в котором есть определенная сумма, которую можно использовать.
  2. Если мы говорим о непериодических условных начислениях, то рассматривая в рамках бюджетного процесса; когда компания согласовывает заявки на расходы, контролирует доходы и затраты, то создается некий резерв, который можно использовать для автоматизации  условных начислений.
  3. В случае неотфактурованных поставок применяется 15 счет (это уже заложено в функционал ERP). Данная опция дорабатывается в системе, чтобы корректно отражать данные в бухгалтерском и налоговом учете.

Рассмотрим пример отражения accruals в 1С:ERP и 1СА (управленческий учет по статьям бюджета)

Рассмотрим пример отражения условных начислений для формирования бюджета в 1С:ERP и 1С:КА. Здесь используется «Экземпляр бюджета». Для бюджетирования используем справочник «Статьи бюджета», по которым формируем бюджеты и настраиваем получение факта.

Возьмем следующие условия расходов на рекламу в июне 2021 года. Допустим, в рамках годового бюджета ООО «Альфа» по статье «Расходы на рекламу» запланированы расходы.

Интернет-агентство (аналитика по статье)

  • Январь - 200 тыс. рублей;
  • Февраль - 0;
  • Март - 100 тыс. рублей;
  • Апрель - 0;
  • Май - 0;
  • Июнь - 150 тыс. рублей;
  • Июль - 100 тыс. рублей;
  • Август - 0;
  • Сентябрь - 0;
  • Октябрь - 0;
  • Ноябрь - 0;
  • Декабрь - 0.

Рекламная компания «Москва» (аналитика по статье)

  • Январь - 300 тыс. рублей;
  • Февраль - 0;
  • Март - 200 тыс. рублей;
  • Апрель - 0;
  • Май - 0;
  • Июнь - 100 тыс. рублей;
  • Июль - 50 тыс. рублей;
  • Август - 0;
  • Сентябрь - 0;
  • Октябрь - 0;
  • Ноябрь - 0;
  • Декабрь - 0.

2.jpg

В системе отражаем планируемые расходы по статье в операционном плане. Для этих целей в ERP/КА не предусмотрено подходящего документа, поэтому используем документ «Отражение прочих доходов и расходов», который позволяет отражать расходы только по регистрам управленческого учета.

В июне 2021 планируется произвести закупку рекламных услуг, расходы по которым отражаются по статье бюджета «Рекламные услуги»:

  • Рекламная компания «Москва» – 300 000 руб.
  • Интернет-агентство – 200 000 руб.
3.jpg  

Как видно на скриншоте, в качестве статьи расходов мы указываем статью,  по которой будет отражен фактический расход, а в качестве статьи активов/пассивов – статью  «Начисление accruals», где аналитику установили «Контрагент», чтобы в дальнейшем понимать, как начисляли accruals.

4.jpg

5.jpg

Сумму в документе указываем только по управленческому учету. После проведения будут сформированы записи в регистре «Прочие расходы», на основании которых будет отражен факт для бюджета.

6.jpg

При формировании план-факта по бюджету сумма accruals отражается как сумма по факту.

7.jpg

Для получения факта по бюджету необходимо настроить правила получения для статьи бюджета.

8.jpg

Важно понимать, что в зависимости от потребностей бюджета не всегда можно получить требуемую аналитику. На нашем примере, при начислении accruals мы используем статью активов/пассивов, где возможно определить только одну аналитику. В этом случае для получения фактических данных мы создали счет 60.УН, в котором определили нужную аналитику и в правилах построили произвольный запрос.

На начало следующего месяца мы сторнируем ранее начисленный accruals. Сторно accruals отражаем также документом «Отражение фактических данных». Если в течение июля документы не будут получены, то повторно отражаем начисление accruals и так повторяем до того момента, пока не будут получены документы поставщика.

9.jpg

В июле рекламная компания «Москва» предоставила документы на сумму 250 000 руб., за оказанные услуги в июне интернет-агентство документы не предоставило. Отражение фактического расхода в 1С ERP/1С КА выполняем с помощью документа «Приобретение услуг и прочих активов».

10.jpg

В бюджете расходов суммы не изменятся, т.е. за июнь факт так и останется 500 000 руб., а в июле будет 0, так как расход по факту +. Сторно accruals в этом же размере.

Но при этом по статье активов/пассивов «Начисление accruals» останется остаток, который покажет сумму, на которую необходимо скорректировать бюджет, если сумма accruals и факта отличаются. Эта информация будет служить контролем за accruals.

11.jpg

Как видите, полностью готового функционала для использования метода начислений не существует. Но с небольшими доработками и настройками можно провести формирование accruals.

В данный момент в компании RDV есть решение по автоматизации accruals, которое позволяет избежать ошибок при отражении условных начислений в учете и контролировать последующие отражения.

Елена Веренич, руководитель направления автоматизации финансового и управленческого учета, компания RDV
 ________________________________________________________________________

Компания RDV – ИТ-компания, специализирующаяся на услугах консалтинга, внедрения, аналитики и разработки. Специалисты понимают, как устроены бизнес-процессы компаний любого уровня, применяют современные технологии и всегда общаются с бизнесом на одном языке. 

Наши конференции:


Комментарии
Скрыть комментарии
Текст сообщения:
Защита от автоматических сообщений
Отправить