- Колонка руководителя
- Корпоративные финансы
- Менеджмент и маркетинг
- Поездки
- Управление результативностью
- Финансы за пределами цифр
- Финансы и Менеджмент
КОНФЕРЕНЦИИ
Все-
4 октября 2024 года
Москва -
10 октября 2024 года
Москва -
11 октября 2024 года
Москва -
17-18 октября 2024 года
Москва -
с 1 июля по 17 октября 2024 года
Москва -
24-25 октября 2024 года
Москва
Чек-лист по виртуальным встречам
08.05.2020
В предыдущем материале я рассказывал, как проявлять вежливость и внимание к своей команде во время виртуальных встреч. Как еще можно повысить эффективность онлайн-общения, чтобы перед каждой встречей ваши коллеги не думали: сейчас начнется какой-то ужас, опять ничего не будем слышать/видеть/понимать? Я подготовил чек-лист, который будет полезен тем, кто организует и проводит онлайн-встречи.
При подготовке к встрече
Разберитесь с техническими вопросами
1. Используйте программы для организации виртуальных встреч, позволяющие всем участникам видеть одну и ту же информацию. Выбирайте технологические средства, максимально отвечающие вашим потребностям.
2. Перед встречей потренируйтесь в использовании программы. Загрузите файлы, которые будете демонстрировать, и опробуйте все инструменты и опции, которыми собираетесь пользоваться.
3. Предложите заранее устроить краткий инструктаж, чтобы те участники, кто незнаком с технологией, чувствовали себя более комфортно.
4. Договоритесь, чтобы у вас был ассистент, который сможет ответить на технические вопросы и помочь участникам, если у них что-то пойдет не так.
5. Попросите участников, находящихся за компьютером, пользоваться наушниками с микрофоном.
Продумайте организацию встречи
1. Назовите поставленную цель, продукт, имена присутствующих людей, возможные проблемы и этапы в процессе встречи.
2. Составляя повестку дня, тщательно продумайте порядок этапов, инструментарий, начальные вопросы, способ записи, материалы и временные рамки.
3. Можно предложить участникам провести предварительный мозговой штурм и прислать вам идеи до начала встречи.
4. Перед встречей составьте список с именами и местоположением каждого участника встречи.
5. Если в одной географической точке находятся несколько человек, пусть они соберутся в переговорной или другом подходящем помещении.
Напоминайте участникам о мероприятии
1. Заранее разошлите уведомление о проведении встречи, включив в него описание цели и продукта, повестку дня и предлагаемые правила, а также необходимые раздаточные материалы.
2. Как и в случае живых встреч, укажите в уведомлении время сбора и время начала мероприятия. Сбор назначайте за 10-15 минут до начала, чтобы все подключились и были готовы немного заранее.
Следите за временем
1. При планировании встречи ограничьте ее повестку, чтобы уложиться максимум в час, – это позволит участникам все время быть сосредоточенными.
2. Запланируйте настройку компьютера и подготовку к встрече минимум за 15 минут.
В ходе встречи
1. При необходимости быстро проинструктируйте участников, незнакомых с технологией или отсутствовавших на предварительном инструктаже.
2. В начале встречи проведите перекличку: попросите участников представиться и сказать, кто где находится.
3. Начиная встречу, проинформируйте участников, заинтересуйте их, воодушевите и вовлеките.
4. Если в одном месте находятся несколько человек, назначьте помощника, который будет вашими глазами в комнате.
5. Управляйте встречей, предоставляя право голоса участникам.
6. Старайтесь обращаться к участникам по имени, чтобы помочь остальным связать имя с голосом.
7. Каждые 10-20 минут организовывайте какую-нибудь значимую для хода встречи интерактивную деятельность, затрагивающую всех. К распространенным видам деятельности относятся круговые обсуждения, техника «блиц-опрос», опросы, работа на доске и в малых группах.
8. При проведении встречи пользуйтесь теми же методами поддержания внимания и сбора информации, что и на живых мероприятиях.
На завершающем этапе
1. Завершая встречу, повторите все вопросы, решения и действия и напомните участникам о следующих шагах.
2. Напишите краткое содержание встречи сразу после ее окончания.
Вы можете расширить этот чек-лист, прописать важные нюансы и «отполировать» в соответствии с корпоративной культурой и целями вашей компании.
Сергей Журихин, проректор по повышению квалификации, МГУУ Правительства Москвы
Наши конференции:
- Двадцать шестая конференция «Корпоративное налоговое планирование»
- Тринадцатая конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
- Седьмая конференция «Актуальные вопросы применения машиночитаемой доверенности»
- Сорок четвертая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
- Деловой завтрак «Актуальные вопросы ВЭД»
Комментарии