Геннадий Попов, WSS-Consulting: «ЭДО позволяет сократить сроки подписания документа в 30 раз»

Геннадий Попов, генеральный директор WSS-Consulting и спикер Двадцать пятой конференции «Общие центры обслуживания – Саммит руководителей», рассказал CFO Russia о процессе и преимуществах внедрения информационной системы ЭДО в ОЦО.

Для каких целей и задач сегодня чаще всего нужна информационная система ЭДО в ОЦО?

По опыту нашей компании могу сказать, что одна из главных целей – организация единого электронного архива первичных документов в проектируемом ОЦО. Также заказчики часто ставят задачу снизить трудоемкость и стоимость учетных операций за счет перевода первичных документов в электронный вид. Эти задачи решает Единый электронный архив для ОЦО на базе WSS Docs.

Как правило, если компания хочет внедрить систему для ОЦО, у нее много территориально распределенных предприятий, чаще всего – это группа компаний. В этом случае важно автоматизировать структурированное хранение документов, процессы их поиска, согласования и подписания.

Какие ключевые подходы используют в WSS-Consulting при внедрении ИС в ОЦО?

В основном мы используем методологию Waterfall, другими словами – поточный процесс, который начинается с анализа требований заказчика, переходит в проектирование решения, а далее – в реализацию, тестирование и техническую поддержку. Но в ряде случаев мы используем более гибкую методологию разработки – Agile.

От чего зависит выбор того или иного подхода?

Гибкий подход применяется при долгосрочном внедрении. Например, когда процесс занимает больше года, как это было у нас с компанией «Полюс». Изначально мы работали с использованием подхода Waterfall, но скоро сменили его на Agile. Мы поняли, что в первом случае не сможем начать внедрение с подготовки документации, потому что ОЦО формировалось параллельно с внедрением системы. Мы были в постоянной готовности к изменениям и обсуждали вопросы в ходе реализации проекта. В итоге получили масштабный проект, удовлетворяющий актуальным бизнес-требованиям ОЦО на момент перехода в промышленную эксплуатацию. Проект получил премию «Внедрение года в сфере ЭДО» (на Конкурсе и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2019», организованном группой Prosperity Media и порталом CFO Russia – прим. ред.).

Выбор подхода также зависит от функциональности решения. Если заказчику нужно реализовать только несколько процессов, которые по большей части есть у нас в коробочном продукте, мы используем последовательный подход Waterfall. Такие проекты мы внедряем за короткий срок: они, как правило, не требуют серьезных изменений и доработок.

Расскажите вкратце, на какие этапы обычно делятся пилот ИС и ее тиражирование?

Пилот информационной системы не обязательно должен быть урезан в своей функциональности. В основном у него полный набор функций, но внедряется он в ограниченном количестве компаний. Например, из 30 компаний мы выбираем две или три. Этапы следующие: сначала проектирование системы, далее – разработка и внедрение в пилотном режиме. После успешного пилота проект считается закрытым и начинается тиражирование. Как правило, на этом этапе наша роль небольшая – мы предоставляем заказчику инструменты, с помощью которых он может самостоятельно тиражировать наше решение на все свои компании.

Какие основные выгоды и эффекты получает ОЦО от внедрения ЭДО?

ЭДО позволяет избавиться от лишних шагов документооборота. Компания может отказаться от печати документов, реестра передачи и справки. Также больше не требуется лично посещать фронт-офисы, чтобы сдать отчетные документы, а сотрудникам этих офисов не нужно сканировать, верифицировать и архивировать эти документы. Сотрудники компании могут не сверять вручную скан-образы с документом в учетной системе.

За счет использования ЭДО и электронной подписи повышается оперативность подготовки и подписания документов. Необходимо только создать карточку документа в системе, подписать ЭП и отправить. Этот документ уже будет юридически значимым. По данным наших заказчиков, которые автоматизировали электронный архив, срок подписания более 80% документов в электронном виде составляет всего день, тогда как подписание на бумажном носителе занимало 30 рабочих дней. Другими словами, скорость прохождения данного этапа увеличивается в 30 раз!

Электронный архив позволяет отказаться от затрат на курьерскую доставку и от многих расходных материалов. Стоит сказать, что для группы компаний подобные накладные расходы оцениваются в миллионы рублей.

Благодаря прозрачному процессу согласования система контролирует сроки и формирует список ответственных. Также за счет централизованного хранения оригиналов документов сокращается время поиска информации. Система позволяет любому сотруднику увидеть всю историю документа: кто задержал сроки подписания, кто согласовал и так далее.

Все это помогает компании работать более эффективно и сокращает трудозатраты персонала.

Что вы подразумеваете под понятием «Полноценный ЭДО в ОЦО»?

Это оптимизация подготовки, согласования, подписания, хранения документов и обмена ими в единой информационной системе. ЭДО позволяет ОЦО полностью перейти на работу с документами в электронном виде: отправлять и принимать их, подписывать ЭП, видеть всю историю согласования документа, контролировать сроки, быстро находить документы и хранить их в единой системе с учетом структуры компании. С внедрением ЭДО возможен обмен документами как внутри группы компаний, так и внешний обмен с контрагентами.   

Задать свои вопросы Геннадию Попову и узнать больше об опыте WSS-Consulting вы сможете на Двадцать пятой конференции «Общие центры обслуживания – Саммит руководителей», которая состоится 10-11 сентября 2020 года.

Алиса Попова

Комментарии