Юлия Завалко: «Мы оцениваем, прежде всего, риски и их стоимость»

Юлия Завалко, главный бухгалтер компании «Двадцатый век Фокс СНГ» рассказала CFO-Russia об опыте использования аутсорсинговых услуг.

Прибегали ли вы в своей практике к использованию аутсорсинговых услуг?

Политика головного офиса 20th Century Fox подразумевает использование аутсорсинга для ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Основные причины такого выбора: стремление минимизировать связанные с применением трудового права риски и снизить нагрузку на внутреннюю бухгалтерскую и кадровую службу. Кроме того, для нас было важно соблюдение конфиденциальности заработной платы сотрудников и безопасность их персональных данных.

Каким образом вы принимали решение о передаче услуг на аутсорсинг?

После открытия офиса в России мы некоторое время использовали внутренние ресурсы для ведения всех учетных функций, но изначально все равно ориентировались на дальнейшую передачу их внешним подрядчикам. Довольно быстро был организован тендер и в итоге часть процессов мы передали двум разным компаниям: одной – кадровый учет, другой – расчет заработной платы. Со временем, мы пришли к выводу, что выгоднее будет, если эти два очень сильно взаимосвязанных процесса учета будет вести единый подрядчик.

Сравнивали ли варианты аутсорсинга и централизации функции в рамках своей компании?

При переходе на аутсорсинг мы оптимизировали часть процессов и в итоге перевели расчеты в единую учетную систему. Ранее в компании использовали разные программы, часть информации приходилось вводить в ручную, некоторые операции дублировались, на обработку уходило больше времени. После перехода на аутсорсинг повысилось качество ведения кадрового учета и расчета заработной платы. Снизились риски, связанные с ошибками в применении трудового законодательства. С тех пор как мы используем аутсорсинговую модель, вся кадровая документация и отчетность предоставляются вовремя, расчеты с сотрудниками осуществляются в срок. При этом удалось высвободить часть наших сотрудников и направить их силы на решение основных бизнес-задач.

Как выбирали партнера по оказанию аутсорсинговых услуг?

С помощью тендера.

Как оцениваете эффективность передачи услуг на аутсорсинг?

Мы оцениваем, прежде всего, риски и их стоимость. Нам важно качество ведения учета, безопасность и конфиденциальность информации. Ошибки в ведении учетных процессов или потеря информации обходятся крупным компаниям довольно дорого. В нашем случае вероятность таких ошибок сведена к минимуму, а в случае их возникновения по вине подрядчика, аутсорсинговая компания компенсирует все штрафы.

Проблемы в ходе передачи услуг на аутсорсинг, как их решали?

Первые два года после перехода на аутсорсинг мы работали с двумя подрядчиками. У каждого была своя учетная система. В итоге два взаимосвязанных процесса велись в двух разных системах и не были достаточно согласованы, поэтому часть информации могла потеряться или не прийти вовремя. Единственным вариантом решения был отказ от работы с несколькими поставщиками услуг.

Помимо перехода к одному подрядчику нам потребовалось перейти и к единой учетной системе. В это нам тоже помогли ИТ-специалисты аутсорсинговой компании.

Что бы могли порекомендовать тем, кто рассматривает вопрос передачи услуг на аутсорсинг, чему стоит уделить повышенное внимание?

Не обязательно отдавать на аутсорсинг все процессы. Кроме того, некоторые процессы вполне возможно отдать разным подрядчикам. Но если эти процессы взаимозависимы, скорее всего вам нужен единый подрядчик.

Подробнее узнать об организации и развитии ОЦО вы сможете на конференции портала CFO-Russia.ru «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая состоится 11-13 марта 2015 в г. Ярославле.

Комментарии