Наталья Сидоренко, Уральский завод гражданской авиации: «На текущий момент 1500 человек активно используют ЭКДО»

Наталья Сидоренко, руководитель продуктового направления Уральского завода гражданской авиации и спикер Девятнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась опытом цифровой трансформации кадровых процессов.

Как давно Уральский завод гражданской авиации начал переход на ЭКДО?

Работы по переходу на электронный кадровый документооборот мы начали в конце 2022 года. 

В какие этапы проходила цифровая трансформация и с какими сложностями вы при этом столкнулись?

В первую очередь мы выбирали сервис для электронного кадрового документооборота. У нас было несколько важных критериев для сервиса. Один из них – удобство использования для основных пользователей. После покупки сервиса начали этап тестирования и параллельно выбирали бизнес-процессы для перевода документов в электронный формат.

Подготовительный этап (тестирование и выбор бизнес-процессов) завершился в декабре 2022 года. И с января 2023 года мы начали внедрение сервиса ЭКДО. Все началось с определения небольшой рабочей группы сотрудников и установки ими мобильного приложения только для просмотра информации об отпусках и получения расчетных листков. Пока без ЭКДО. Нам важно было получить обратную связь от пользователей о приложении. После нескольких месяцев тестирования в марте 2023 мы решили перевести эту же рабочую группу на кадровый ЭДО. На этот момент уже все было готово к этому переводу, осталось только подключить подписи в кадровую программу. Но у нас возникли сложности с установкой УКЭП для руководителей, подписывающих документы. И этот этап пришлось приостановить, пока проблема не будет решена.

Мы решили масштабировать приложение на всех сотрудников предприятия. С апреля 2023 начали активно его продвигать. Уже к концу месяца число активных пользователей приложения увеличилось с 300 до 2000. И до сих пор каждый месяц к приложению подключаются в среднем 300-400 новых пользователей. К концу мая 2023 года мы «победили» ошибку с установкой УКЭП и в июне 2023 года возобновили работу по переводу сотрудников на ЭКДО. На этот раз данный этап прошел успешно: первые документы в электронном формате начали запускаться уже к середине месяца. На текущий момент к ЭКДО подключаются все новые сотрудники (конечно, кто соглашается) и активно ведется кадровый ЭДО с сотрудниками, которые подключались в рамках ОПЭ. В ближайшее время мы начинаем этап перевода всех работников на кадровый ЭДО.

Какими результатами перехода на ЭКДО вы можете поделиться на сегодняшний день?

На текущий момент активных пользователей именно ЭКДО, а не приложения – 1500 человек (приложения – 4500). Полностью в электронный формат мы перевели 5 видов кадровых документов. Сам переход происходил легко за счет того, что процесс оформления кадровых документов для пользователей совершенно не изменился. Изменилась только одна кнопка в конце процесса: вместо кнопки «печать» пользователи нажимают кнопку «передать документ в ЭКДО».

Ну и самый заметный результат – это время подписания. Для примера, до внедрения ЭКДО подписание одного кадрового документа занимало несколько дней: приглашали сотрудника в отдел кадров для подписи, затем «ногами» относили на подпись работодателю и только потом получали подписанный документ. С внедрением ЭКДО этот процесс занимает несколько часов.

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте Уральского завода гражданской авиации вы сможете на Девятнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 19-20 октября 2023 года.

Мария Кириченко

Комментарии