Елена Соловцова, Авиационная корпорация «Рубин»: «При внедрении ЭКДО нам “помогла” свалившаяся на всех пандемия»

Елена Соловцова, заместитель генерального директора по управлению персоналом Авиационной корпорации «Рубин» и спикер Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia о внедрении системы электронного документооборота в компании и о психологических трудностях перехода сотрудников на ЭКДО.

Как давно в Авиационной корпорации «Рубин» внедрили проект ЭКДО? С чего вы начинали его реализацию?

Проект ЭКДО внедряется в ПАО АК «Рубин» с 2017 года, и нам еще предстоит немало сделать в этой области для совершенствования процесса. Инициатором внедрения проекта на предприятии было наше руководство, сегодня в корпорации работает СЭД «ТЕЗИС». Работникам Службы управления персоналом поставили задачу организовать процесс обучения пользователей совместно с ИТ-службой. Первыми группами обучающихся были руководители.

С какими сложностями вы столкнулись при реализации проекта ЭКДО и как с ними справились?

У нас возникли трудности использования работниками СЭД. И вот почему: мы не учли, что при внедрении любых перемен человек сталкивается с психологическими факторами. Это страх перед неизвестностью, поиск стабильности, смещение равновесия, определенное мировоззрение, система стереотипов («у нас так было»), существующие жизненные приоритеты (что сначала, что потом), мнение окружающей среды (люди), оптимальный (адаптивный) темп движения вперед.

Также при обучении включается механизм неосознанного незнания (человек живет себе спокойно и даже не подразумевает, что есть то, чего он еще не знает). Далее через осознанное незнание он продвигается дальше (работник вдруг понимает, что он не знает чего-то, что знают другие, его равновесие нарушено). Затем он получает определенное осознанное знание, с которым он должен что-то делать (например, развиваться в заданном направлении, но мешает природная лень). И только когда знание становится неосознанным, мы используем его в своей деятельности свободно, руководствуемся им без тревоги и раздумий.

Эти факторы мы сначала не учли, не успели вовлечь наших работников в пользование СЭД согласно этим механизмам.

Как ни странно, но при внедрении ЭКДО «помогла» свалившаяся на нас всех пандемия. Люди оказались в изоляции, на удаленке, а работу никто не отменял. Необходимо было и оформлять документы, и готовить справки, и увольнять и т.д.

 Каких эффектов удалось достичь за счет использования ЭКДО?

Приведу пример: чтобы согласовать и подписать заявку у вышестоящего руководителя, в СУП (служба управления персоналом – прим. ред.), в ООТиЗ (отдел организации труда и заработной платы – прим. ред.), надо было пешком походить по предприятию, а территория у нас немаленькая. Это занимало минимум по 80-90 минут (дойти до каждого адресата – подписать – дойти до рабочего места). В 2018 году в работе была 391 заявка. Умножим их на 1 час 20 минут и получаем 469,20 часов рабочего времени – вот и нескучная экономика при внедрении ЭКДО! Теперь все заявки проходят через СЭД «ТЕЗИС».

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Авиационной корпорации «Рубин» вы сможете на Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 21 апреля 2022 года.

Мария Кириченко

Комментарии