Олеся Мельникова, сеть кинотеатров «Премьер Зал»: «У нас 208 кинотеатров используют ЭДО»

Представляем конкурсанта Премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2018». Олеся Мельникова – руководитель направлений сети кинотеатров «Премьер Зал». В этом материале она рассказывает об электронном документообороте компании и участии в конкурсе.

Когда стартовал проект внедрения ЭДО в вашей компании?

Основная деятельность нашей компании – это репертуарное планирование для кинотеатров. Мы предоставляем фильмы кинотеатрам в городах с разной численностью населения по всей стране. При этом, освобождаем сотрудников кинотеатра от взаимодействия с десятками компаний-правообладателей фильмов; освобождаем от рутинных операций, не влияющих на выручку, в том числе, берем всю бумажную и другую работу на себя.

Два года назад количество кинотеатров в нашей сети резко увеличилось. И количество их растет с каждым днем. При активном росте набирать дополнительно штатные единицы и обучать их специфике работы в киноиндустрии было не самым лучшим решением. Для себя увидели другой перспективный вариант – внедрение электронного документооборота. Этот вариант очень логично вписался в стратегию нашей компании по внедрению ИТ-технологий и автоматизации бизнес-процессов. Для реализации проекта воспользовались возможностями операторов электронной отчетности, которые помимо отправки документов в налоговые органы уже предлагали обмен бухгалтерскими документами в рамках их продуктов.

Сначала мы, конечно, потратили много времени, чтобы понять, что такое ЭДО, как он работает. Встречались и обсуждали вопросы электронного документооборота с разными операторами электронной отчетности. Мы работали методом проб и ошибок, искали информацию в интернете, отталкивались от возможностей операторов, смотрели, как меняется законодательство в области отправки отчетности в налоговые органы. Изучив возможности всех операторов электронной отчетности, мы остановили свой выбор на компании «Такском». Именно они предложили нам встроенную в нашу учетную программу 1С систему ЭДО. Не было компаний, которые бы нам сильно помогли в регламентировании процессов и в создании новых дополнительных обработок для работы ЭДО в учетной системе 1С. Все процессы были налажены силами пары наших технических специалистов.

Как изменился ЭДО в вашей компании за это время?

Операторы предлагают с каждым днем все больше возможностей: развивают обмен документами в режиме роуминга между собой; встраивают свои продукты в программу 1С и другие учетные системы. Меняется законодательство, что позволяет сокращать количество переданных документов уже и в ЭДО. Например, сейчас вместо счет-фактур и актов разрешено отправлять единый УПД. Все это позволяет нам привлекать все больше и больше кинотеатров в ЭДО. С технической стороны для нас принципиально ничего не изменилось.

Опишите, пожалуйста, кратко ЭДО в вашей компании сегодня.

Сегодня, работа без ЭДО уже не представляется возможной. В нашей системе 210 кинотеатров сети, а их более 270. До конца года мы планируем перевести на работу в ЭДО все кинотеатры нашей сети. Мы не наращиваем штат, несмотря на регулярное увеличение количества кинотеатров. Активно привлекаем внимание правообладателей фильмов к системе ЭДО. Одними из первых обмен документами в ЭДО с нами начала компания «20 Век Фокс».

Рассмотрим процесс обмена электронными документами.

Для этого представим кинотеатр в городе N, за тысячи километров от Екатеринбурга, где находится наш центральный офис. Кинотеатр показал фильм и предоставил нам отчеты через кассовую программу BoxOffice&Bar нашей собственной разработки. Отчеты автоматически попадают в нашу учетную систему 1С, которая обрабатывает информацию в течение нескольких часов. По окончании недели программа формирует закрывающие документы для каждого кинотеатра на каждый фильм. В день демонстрируется от трех фильмов, а учитывая, что кинотеатров в сети 270, не сложно представить, какой объем закрывающих документов нужно сформировать для каждого кинотеатра. При этом у нас всего два статистика и один бухгалтер на первичной документации. Первые собирают корректные отчеты, второй видит все сформированные документы в 1С. По окончании недели наш бухгалтер одним нажатием кнопки в 1С отправляет документы кинотеатру напрямую в систему ЭДО. Кинотеатр получает документы в течение двух секунд в программу, которую использует для отправки отчетности в налоговую. Мы ничего не формируем самостоятельно. Главная задача наших сотрудников – создать нам корректные отчеты, а 1С дальше все подсчитает, сформирует и отправит через ЭДО.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2018» важно для вашей компании, руководителя и других участников проекта?

Киноиндустрия – современная, активная и технологичная отрасль, и переход на работу в системе ЭДО очень логичен. Мы видим, что ритейл, логистика, промышленность переходят на ЭДО, киноиндустрия не исключение. Хочется и дальше двигаться в современном ритме. Нам важно донести до наших партнёров, что с течением времени процесс взаимодействия будет меняться и обмен в системе ЭДО станет привычным процессом для всех. Об этом мы уже рассказываем на наших отраслевых мероприятиях и готовим наших партнёров к новому будущему с электронным документооборотом.

Юлия Сильченко

Комментарии