Лариса Зубрилова, КАМАЗ: «Раньше на получение справки 2НДФЛ у работника уходило около трёх дней, сейчас он получает ее в течение дня»

Лариса Зубрилова, генеральный директор центра обслуживания бизнеса КАМАЗ и спикер Девятнадцатой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», поделилась с CFO Russia опытом создания и использования корпоративного мобильного приложения.

Как давно КАМАЗ запустил мобильное приложение KAMAZ Mobile?

Идея витала давно, ведь все мы пользователи различных приложений. Это удобно, мы совершаем операции в любом месте, в любое время. Приложение – работающий инструмент. От идеи до опытной эксплуатации у нас ушел почти год. В январе 2018 года мы начали тестировать сервис, в конце июля он был запущен в общее пользование сотрудников КАМАЗа: от рабочего до генерального директора.

Что послужило причиной для его создания? В чем заключается его функционал?

Мы хотели обеспечить сотрудникам КАМАЗа возможность быстрого доступа к внутренним и внешним ресурсам, чтобы информация до адресата доставлялась оперативно, и была актуальной. Приложение должно иметь практическую ценность, из этого постулата был проработан функционал.

У каждого сотрудника есть личный кабинет, где он может просматривать расчетки, 2НДФЛ; заказывать справки по кадровому администрированию и оплате труда, оформлять заявку на командировку и проводить оперативное согласование заявки руководителями. Например, на получение справки 2НДФЛ у работника уходило около трёх дней, сейчас он получает ее в течение дня. Удобно и быстро.

Сотрудники получают свежие новости о компании, через новостную ленту «Вести КАМАЗа», видят актуальные вакансии и полезные контакты. Так же в приложение встроен сервис вызова корпоративного такси.

Надо отметить, что авторизация предусмотрена для двух категорий пользователей: с учетной записью и без учетной записи в домене KAMAZ.

На какие этапы делилось его внедрение?

Мы выделяем четыре технических этапа по внедрению.

Первый – подразумевал выявление возможных неполадок в системе, так как приложение интегрируется с базой SAP HCM для отражения данных по зарплате сотрудников. Для этого мы запустили приложение в подразделении ПАО «КАМАЗ», выбранного пилотом. Мы собирали замечания и предложения. Причем этот этап мы прошли достаточно успешно.

Вторым этапом стала отладка связки мобильного приложения и 1С ЗУП, чтобы приложением могли пользоваться не только сотрудники головной компании, но и дочерних обществ группы. Для этого мы запустили приложение непосредственно в нашем центре.

Третий этап мы связываем с отладкой заказа такси через мобильное приложение, так как данные интегрируются с ПО «Оптеум» логистического центра ПАО «КАМАЗ».

Четвертым этапом было внедрение и отладка сервиса Командировки, интеграция данных в приложение осуществляется из «1С Командировки».

И только после этого мы запустили приложение в ПАО «КАМАЗ». Для информирования сотрудников о запуске сервиса мы использовали доступные средства коммуникации внутренние СМИ и внутреннюю корпоративную сеть, сделали рассылку по электронной почте, приложив инструкцию как пользоваться приложением, какие услуги можно получить и др.

Были ли сложности в процессе? Да, конечно, сложности были.

Какие? Как с ними справились?

Мобильное приложение работает на основании двух ключевых параметров: адреса электронной почты и табельного номера. Табельный номер должен быть уникальным, чтобы безошибочно идентифицировать сотрудника. В SAP HCM табельная нумерация сквозная, а для 1С ЗУП потребовалось изменить требования к формированию табельного номера, чтобы избежать пересечений, так как дочерние и зависимые общества группы, переходящие на обслуживание в ЦОБ, будут только увеличиваться. Также была предложена sapовцами гениальная идея связки табельных номеров и электронных адресов через Active Directory, так как запись электронной почты в базы SAP и 1С заметно усложняла процесс. Первостепенно решались вопросы безопасности при передаче и отражении персональных данных.

Какой эффект вы получили от внедрения приложения?

Прежде всего, мы сэкономили время. Предоставление услуг происходит в разы быстрее. Сегодня этим приложением пользуются сотрудники КАМАЗа. Зарегистрированных пользователей 4,5 тысячи. Чаще всего используют раздел Персонал, где представлены расчетки и 2НДФЛ. Естественно пользуется спросом сервис Командировки, благодаря ему сроки оформления командировки сократились в 2-3 раза.

Обратная связь тоже является показателем эффективности, мы получаем предложения об усовершенствовании системы, значит, люди пользуются мобильным приложением и не остаются в стороне. Например, поступили предложения использовать скан отпечатка пальца. Мы все предложения рассматриваем, оцениваем их на эффективность и далее внедряем.

Уверена, что нашему примеру разработки мобильных приложений для сотрудников своих предприятий последовали многие компании в России. Очень радует тот факт, что мы – бизнес, который одновременно с оптимизацией своих процессов заботится и об удобстве и комфорте своих сотрудников.

Задать свои вопросы Ларисе и узнать больше об опыте и планах компании «КАМАЗ» вы сможете на Девятнадцатой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие», которая пройдет 26-28 сентября 2018 года в Екатеринбурге.

Ирина Экзархо, Анастасия Алёшина

Комментарии