не заставившая себя долго ждать реакция на нововведения со стороны рядовых пользователей из Москвы и регионов. Чтобы погасить активное недовольство, вызванное усложнением процедуры ввода информации, руководство в срочном порядке разработало план материальной мотивации. Для кураторов, участвовавших в пилотных проектах, установили специальную премию, значительную часть которой они должны были получить лишь после промышленного внедрения решения. Это позволило стабилизировать ситуацию и избежать массовых увольнений. После того как все непривычные операции вошли в обиход, материальное стимулирование прекратили.
Сегодня основным мотивирующим фактором в «Разгуляе» стал контроль за вводом информации на местах. Специфика бизнеса компании – типовые проводки, существенно облегчающие жизнь контролерам: в управленческом учете любые проводки, кроме типовых, запрещены, и применяются только варианты, автоматически сформированные в системе. Как признается Валентина Перлова, начальник управления финансового контроля управляющей компании Группы «Разгуляй», ее отдел сознательно пошел на сужение круга доступных инструментов: «Типовые проводки вводились в принудительном порядке, чтобы прекратить неразбериху с операциями. Теперь, если экономисту требуется новая проводка, он присылает нам запрос. И, кстати, чаще всего оказывается, что она либо уже существует в системе, либо не нужна».
Но проверка по факту не стала панацеей от ошибок. Окончательно добиться корректного ввода информации на местах компании так и не удалось. «Заставить пользователей работать максимально аккуратно можно только одним способом – при помощи административных ресурсов, – убеждена Марина Воронова. – Гендиректор предприятия должен быть «спонсором» проекта де-факто. Ему необходимо своими действиями убеждать людей вносить и получать данные исключительно в рамках внедряемой системы, скажем, не принимая отчетность в Excel. И на собственном примере показывать, что это необходимость, а не прихоть отдела учета».
ОБУЧЕНИЕ
На сегодняшний день затраты на внедрение Axapta в «Разгуляе» оцениваются в $500 тыс. Сюда входят только выплаты подрядчикам и купленные лицензии. Однако если приплюсовать затраты на зарплату и премии сотрудникам в течение пяти лет, а также затраченное время, тогда, по оценкам некоторых участников внедрения, к этой сумме можно смело приплюсовать еще $100 тыс. Зато компании удалось сэкономить на обучении, которое не выделялось в отдельную статью расходов. Тренинги для сотрудников на местах проводились по большей части собственными силами. Правда, некоторые из них приходилось повторять по нескольку раз, чтобы добиться хоть какого-то эффекта.
Когда в феврале 2006 года изменилась методология отражения операций в Axapta, компания должна была скорректировать технологию работы пользователей на местах. В «Разгуляе» долго готовились, чтобы грамотно донести до сотрудников суть нововведений. Однако даже после недельных тренингов со всеми необходимыми инструкциями, вернувшись на места, кураторы продолжали вводить информацию по старинке. «Либо они были не готовы к восприятию новой информации и плохо слушали тренера, либо решили, что нововведения касаются не кураторов, а экономистов на местах. Приступив к работе, они многое не помнили, а по инструкции работать не могли. В результате к закрытию месяца отчетность пестрила ошибками», – вспоминает Марина Воронова. В завершение повторного тренинга кураторы получили специально разработанные тесты, которые они, имея свежие знания, выполнили практически безошибочно. Но по возвращении на места у них возникала масса вопросов. Положение спасла лишь стихийно организованная горячая линия. Несколько месяцев подряд на телефон Марины Вороновой круглосуточно поступали звонки с мест. Только так удалось избежать третьей волны ошибок.
Однако тренинги, инструкции, горячие линии меркли по сравнению с проблемой кадров. Так, замена любого обученного учетчика в ЦФО становилась настоящей катастрофой. «Человек, приходящий работать на элеватор, как правило, был просто не в состоянии понять логику Axapta. В этом плане с «1С» гораздо проще, потому что пользователей этой программы несравнимо больше. Потенциально любой бухгалтер – специалист по управленческому учету в «1С», – объясняет Александр Солдатов, – в то время как Axapta для них практически неподъемна. По сути, это система управления для рафинированных пользователей. Здесь требуется квалификация, недостижимая нашими региональными работниками». «Проблемы возникают также из-за модульности западных продуктов, – добавляет Марина Воронова. – Специалистов, владеющих системой в целом, а не отдельным модулем, на российском рынке в принципе не существует».
AXAPTA И БУХУЧЕТ
В зерновом холдинге «Разгуляя» существует две системы учета – бухгалтерская и управленческая. Сначала информация заносится в «1С:Бухгалтерия» и базу казначейства и только потом повторно вводится в Axapta. Причем принципы отражения операций в двух системах абсолютно разные. Если в управленческом учете отчетность составляется по ЦФО, то в бухучете – по юридическим лицам. Сложность в том, что в один ЦФО может входить несколько юридических лиц, и у каждого из них – свой расчетный счет. В этом случае для целей управленческого учета расчетный счет каждого юрлица обозначается как принадлежащий отдельному ЦФО.
«Разгуляй» не стремится переводить бухгалтерский учет с «1С» на Axapta, хотя такая возможность существует. В компании уверены, что бухучет в иностранной системе не сопоставим с российским менталитетом. «Axapta работает в режиме реального времени: выполнили операцию и сегодня же ее отразили. А наша бухгалтерия традиционно привязана к документам. При отсутствии первички операция не отражается, – объясняет Валентина Перлова. – При этом та же счет-фактура по законодательству может прийти через десять дней после проведения денег. В Axapta это считалось бы нарушением хронологии, и в итоге мы получили бы неадекватные результаты».
Пока в Axapta заносится только факт управленческого учета, но в задачах на будущее стоят создание и ввод в систему плановых показателей. По замыслам, бюджет будет загружаться в систему из управляющей компании.
ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ AXAPTA
Сегодня управленческий учет в двух субхолдингах «Разгуляя» ведется на разных платформах: в сахарном – в «1С:Управление производственным предприятием 8.0», в зерновом – в Axapta. Сосуществуя бок о бок, системы ярко высвечивают достоинства и недостатки друг друга.
«Главные преимущества, которые дала нам Axapta, – это оперативность, полнота данных, возможность анализировать консолидированный результат. По сути, у нас появился ежедневный баланс по ЦФО, – рассказывает Александр Солдатов. – Раньше мы получали из регионов наборы статей, и их невозможно было анализировать. Сейчас приходит оперативная информация совсем другого качества: в онлайн-режиме можно увидеть результаты по каждому ЦФО, отчеты о прибылях и убытках, о движении денег». Несомненным преимуществом Axapta является возможность работы в терминальном режиме большого количества пользователей. Возможности Axapta по объему сохраняемых данных, удаленности объектов и количеству пользователей, превышают возможности «1С». Однако Axapta несравнимо тяжелее во внедрении и настройке, чем «1С», обладает более сложным для пользователей интерфейсом, а также серьезными, даже блокирующими контрольными функциями. К примеру, некорректное закрытие в Axapta склада чревато отрицательными остатками.
В отличие от «1С» поддержка Axapta не обходится силами одного программиста из IT-отдела. Техническим обслуживанием системы в «Разгуляе» занимаются три высокооплачиваемых специалиста. «Удивляет, что в Axapta зачастую отсутствует заявленный функционал, на который ты рассчитываешь при покупке решения. В процессе эксплуатации может выясниться, что функция работает не так, как у нас принято, либо не работает вообще, – говорит Марина Воронова. – Наши программисты общаются по поводу отсутствующих функций на специализированных интернет-форумах. Выясняется, что многие операции не удалось наладить никому. Примером тому может служить автоматическое сопоставление: как оказалось, на сегодняшний день успешной реализации этой функции в Axapta не существует».
Александр Солдатов признается, что вряд ли бы стал внедрять Axapta в сельскохозяйственной отрасли, будь у него возможность переиграть ситуацию: «До недавнего времени я не ощущал потребности наших менеджеров в Axapta как в системе управления. Только в этом году, после решения увеличить бюджет наших продаж в два раза, наши трейдеры заинтересовались возможностью доработки отчетов в Axapta. Они увидели, что это позволит им отслеживать и резервировать товарные остатки в онлайн-режиме. Признаюсь, это первый случай потребности в отчетности, исходящий от самих сотрудников».
|