Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Отчет о деловом завтраке «Эффективный ОЦО – инвестиции в будущее»

05.10.2010

14 сентября в библиотеке отеля «Арарат Парк Хаятт» прошел деловой завтрак, организованный порталом CFO-Russia.ru, Клубом финансовых директоров и компанией Basware. Тема мероприятия «Эффективный ОЦО – инвестиции в будущее».

Глобализация бизнеса и стремление к стандартизации основных функций привели к тому, что многие крупные компании организуют общие центры обслуживания (ОЦО). Суть заключается в том, что подразделения делегируют определенные сервисные задачи общему центру, а сами сосредотачиваются на решении своих бизнес-задач.

О том, какие преимущества получают компании, передающие бухгалтерские функции ОЦО, рассказали докладчики Лариса Ивленкова, директор сервисного центра X5 Retail Group, Елена Ермакова, директор управления контроля качества и эффективности деятельности ТНК-BPБизнессервис, и Максим Андрианов, директор по продажам компании Basware.

Лариса Ивленкова поделилась опытом, как проходило становление сервисного центра в X5 Retail Group и выделила основные преимущества модели ОЦО. «Наш сервисный центр был создан в феврале 2008 года в Нижнем Новгороде на базе Волго-Вятского филиала. Цель проекта – снижение затрат и совершенствование бизнес-процессов. Прежде каждый магазин выполнял часть бухгалтерских функций. В 2008 году их стали передавать в сервисный центр. Вначале это были простейшие задачи по проведению документов. Операционному персоналу высвободили время для выполнения своих прямых обязанностей. Сейчас магазины принимают товар, следят за качеством, остатками, реализацией и т.д. При этом исчезла необходимость копирования документов, так как они стали стекаться напрямую в ОЦО. Таким образом снизилась себестоимость обработки одного документа. По сравнению с 2008 годом она упала с 32 рублей до 8 рублей».

Помимо снижения расходов Лариса Ивленкова выделила такие преимущества, как стандартизация услуг и процессов, внедрение единых корпоративных учетных принципов, консолидация процессов, оптимизация трудозатрат за счет исключения дублирования операций и снижение налоговых рисков за счет применения общих методик возмещения НДС.

По словам Ларисы, с созданием общего центра обслуживания повысился уровень прозрачности иконтроля. «Качество учета и проверки документов стало значительно выше, чем было на объектах, где не всегда учитывались риски при закрытии документов, (например, отсутствие ИНН или КПП). Кроме того, благодаря единому центру хранения документы исправно предоставляются по всем налоговым запросам».

Говоря о структуре ОЦО, Лариса выделила три основных подразделения: управление товародвижением, управление по учету нетоварных операций, управление по взаимодействию с клиентами. «Взаимодействие с клиентом – это очень важный момент, - считает Лариса Ивленкова. – Благодаря обратной связи клиенты понимают, что происходит с документом. Кстати сказать, у нас существует автоматический гарантированный сервис для наших внешних клиентов: система предупреждений, рассылка автосверки, оборотов, реестра непроведенных документов. Эта рассылка осуществляется без участия бухгалтера».

В центре задействовано около 300 человек, работа которых не требует высокой квалификации. При этом в компании применяют гибкий график (люди порой работают даже ночью), что повышает эффективность использования ФОТ. А в летний период, когда происходит рост закупок, в компанию привлекают дополнительный персонал на проведение документов.

Надо заметить, что управляет всем персоналом команда в 10-15 человек. При этом компания не боится тратить деньги на развитие персонала. В X5 Retail Group существует система мотивации и поощрений, проводятся корпоративные мероприятия и тренинги, которые направлены не только на повышение бухгалтерской компетенции, но и на развитие личности. «Бухгалтер в нашем центре – не просто бухгалтер, который осуществляет учет, но еще и «менеджер», который дает обратную связь в режиме онлайн. При огромном объеме работы не все документы удается обработать и провести в систему. Необходимо понять, что происходит с документом и что в системе не так. И если документы не проведены, то бухгалтер обязательно сообщит, что у него проблемы. То есть, любой вопрос по любому участку бухгалтерского учета может быть задан либо службе поддержки клиента, либо персонально бухгалтеру, который обрабатывает документы».

Большое внимание в ОЦО X5 Retail Group уделяется поддержке стратегического направления развития компании. По словам Ларисы Ивленковой, компания растет очень быстро. «За полгода наши обороты выросли почти на 50%. При этом число сотрудников по товарной документации осталось неизменным. Надо заметить, что успеть за ростом компании – серьезная задача, и она подразумевает усиление контроля и повышение финансовой прозрачности».

Елена Ермакова поделилась опытом оптимального алгоритма построения ОЦО в ТНК-ВР Бизнессервис.

ТНК-ВР Бизнессервис – одна из «старейших» компаний на рынке услуг по финансовому обслуживанию, с момента создания которой прошло почти 10 лет. Она является дочерней компанией ТНК-BP с региональной структурой управления. ТНК-ВР Бизнессервис включает в себя головной офис в Нижневартовске, аппарат управления в Москве, региональные учётные центры в Нягани, Тюмени, Рязани, Саратове, Бузулуке, Москве, а также дочернее общество ТНК-ВР Бизнессервис-Украина с учётным центром в Киеве.

Как рассказала Елена Ермакова: «Во многих компаниях функционирует единый центр для всех. Мы же изначально решили создать региональную структуру. И нисколько об этом не пожалели. Хотя у такой модели есть один существенный недостаток – с ней трудно добиться стандартизации. Как бы мы ни стандартизировали процессы, через 3-4 месяца в регионах все начинают «улучшать» самостоятельно – и, как им кажется, совершенно правильно. Это постоянная борьба утомляет и директоров филиалов, и нас».

Комплекс услуг, которые предоставляет ТНК-ВР Бизнессервис, достаточно широк: управленческий, бухгалтерский, налоговый учеты, формирование всех типов отчетности, сопровождение проверок, внутренний контроль, финансовый контроль, ведение проектной деятельности (в частности, в сфере автоматизации).

Как рассказала Елена, первый учетный центр был создан в 2001 году в Нижневартовске. Он объединил учетные функции крупнейших добывающих предприятий Нижневартовского региона. В 2002 году стартовало создание учетных центров в других регионах. В 2003 началась трансформация бухгалтерского учета. Все юридические лица компании перешли на единый план счетов и стали осуществлять быстрое закрытие. Теперь все виды отчетности (управленческая, бухгалтерская, налоговая) в ТНК-ВР Бизнессервис формируются на 6-й день, а на 10-й день составляется консолидированная отчетность по группе компаний. В этот же период началось внедрение региональных IT-решений и переход на электронный документооборот.

«Мы одни из первых стали внедрять электронный документооборот. Директора филиалов оказывали большое сопротивление, поскольку им казалось, что, если мы перейдем на электронный документооборот, то вступим в конфликт с налоговыми органами», - делится опытом Елена.

Сейчас, по словам Елены, ТНК-ВР Бизнессервис находится в стадии оптимизации. «Проведя бенчмаркинг, мы разработали стандартную функциональную структуру и стандартный функционал по каждому отделу. Это заняло примерно полтора года. Затем мы начали выводить из транзакционных отделов все вспомогательные функции, такие как, например, сопровождение запросов и формирование отчетностей по различным участкам учета. Дело в том, что прежде не все отделы выполняли нормативы, возникали жалобы, что бизнес отвлекает и что они не в состоянии все успеть. Поэтому по стандартному функционалу мы выделили центр обработки запросов и центр отчетности», - объясняет Елена.

Но эта работа, как считает Елена Ермакова, все еще продолжается, поскольку кадры не еще полностью овладели всеми нужными компетенциями. «Мы надеемся, что через год-полтора это будут наши «белые воротнички», которые смогут сопровождать всю работу по отчетности», - говорит она.

На каждой территории заказчика ТНК-ВР Бизнессервис существует отдел взаимодействия с клиентами, где 1-2 человека занимаются управлением документооборотом и архивированием. «В отделе взаимодействия с клиентами получают первичные документы, проверяют их, сортируют, сканируют. Теперь на эти процедуры уходит совсем немного времени. Но мы к этому долго шли. И добились того, что это стало «фоновой» работой, которая не столь трудоемка».

На сегодняшний день в ТНК-ВР Бизнессервис работает более 1700 человек. По словам Елены, это в основном те, кто и прежде работал в бухгалтерских отделах ТНК-ВР. «Компания социально ориентирована. И поэтому, создавая ОЦО, мы задействовали те кадры, которые у нас уже были. Это очень удобно, так как сотрудники в подразделениях привыкли работать с этими людьми, и поэтому им кажется, что они «держат руку на пульсе».

«Выгоды для клиентов при выделении ОЦО очевидны. В первую очередь это, конечно, стандартизация, - говорит Елена. – На мой взгляд, выделение ОЦО - это единственный путь для такой гигантской компании, как ТНК-BP. Компания постоянно растет – теперь у нас около 200 юридических лиц. И если бы в каждом из них действовала отдельная бухгалтерия, это было бы весьма неудобно для компании в целом».

О том, что является залогом успеха при создании общих центров финансового обслуживания, рассказал Максим Адрианов, директор по продажам компании Basware, мирового лидера в области решений Enterprise Purchase to Pay («От закупки до платежа»). У этой компании свыше 1500 клиентов и 850 000 пользователей из более чем 50 стран мира. Компания основана в 1985 году и котируется на Хельсинской фондовой бирже (NASDAQ OMX Helsinki Ltd).

Для успешного создания ОЦО, на взгляд Максима, необходимо:

· четко продумать количество и качество предлагаемых услуг, согласовать с заказчиком, что именно он хочет и в какой срок;

· осуществить переход к процессо-ориентированной организационной структуре, которая предполагает, что  одна комплексная услуга оказывается одним специальным подразделением всем клиентам ОЦО;

· выделить стандартные бизнес-процессы в каждом подразделении;

· создать мотивационные схемы, зависящие от результата выполненных работ;

· повысить уровень автоматизации и сократить объем ручного труда.

Наиболее важный и самый трудоемкий процесс, по мнению Максима, - это обработка первичной документации. «В проверке и обработке первичной документации задействовано 70% персонала. Но в 65% случаев с документами все в порядке, а сотруднику приходится тратить на это свое рабочее время».

Оптимизировав обработку первичных документов, можно получить максимальный эффект от одного процесса, считает Максим. «Его автоматизация достаточно проста и позволяет создать единую информационную среду для бизнес-подразделений и подразделений, работающих с кредиторской задолженностью. Решение Bаsware Invoice Automation позволяет автоматизировать согласование документов с бизнес-подразделениями, сопоставление с контрактом и заказом на покупку, применение бизнес-правил, таких как проверка исходных данных, правила разноски, применение лимитов одобрения, правил авторизации. Кроме того, в результате внедрения появляются развитые возможности анализа, отчетности и управления движением денежных средств в режиме реального времени».

Согласно исследованиям, решение Bаsware Invoice Automation позволяет сократить более 60% затрат при обработке первичных документов за счет снижения числа рутинных операций, выполняемых вручную. В результате внедрения системы процессы работы с кредиторской задолженностью унифицируются для всех бизнес-подразделений. Появляется возможность контролировать производительность сотрудников, что позволяет разработать гибкие мотивационные схемы и значительно сократить время на обработку документов.

«Это решение позволяет обслуживать сразу целый ряд бизнес-подразделений внутри холдинга, - продолжил Максим Андрианов. – Bаsware Invoice Automation допускает одновременную «бесшовную»интеграцию с различными ERP-системами, поддерживает мультивалютность и мультиязычность, позволяет контролировать соблюдение политик безопасности. Поэтому решение идеально подходит для использования в единых сервисных центрах».

Ближайшая конференция по ОЦО пройдет в марте 2013 года в г. Брно, Чешская Республика – Третья международная конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие». 

Елена Полетаева 


ВКонтакт Facebook Одноклассники Twitter Яндекс Livejournal Liveinternet Mail.Ru
Комментарии