Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Опыт автоматизации системы подготовки консолидированной отчетности по МСФО в ОАО «Синергия»

12.05.2009

Игорь Дмитриев, руководитель отдела корпоративной отчетности ОАО «Синергия»
Татьяна Панина, заместитель руководителя отдела корпоративной отчетности ОАО «Синергия»

К решению об автоматизации учета по международным стандартам руководство холдинга «Синергия» пришло в 2007 году, а своеобразным водоразделом между двумя качественно разными этапами финансовой жизни компании послужило IPO, проведенное в ноябре. «Синергия», специализирующаяся на производстве ликероводочной продукции, стала первым российским эмитентом этого сектора, разместившим свои акции на биржах РТС и ММВБ.

Положение, как известно, обязывает: жесткость требований к отчетности публичной компании выросла на порядок. Ведь начиная с момента размещения к регулирующим госорганам, менеджменту самого холдинга и конкурентам, логично интересующимся финансовыми показателями «Синергии», добавились биржевые аналитики и инвесторы. От того, насколько точны поступающие данные, напрямую зависит динамика котировок, привлекательность акций и капитализация бизнеса. Рынок, как правило, диктует и новую периодичность выхода отчетности. Если по требованиям законодательства достаточно публиковать ее раз в год, то игроки финансовых площадок рассчитывают на получение полугодовых, а по возможности – и квартальных показателей. Поэтому скорость подготовки информации приобретает критическое значение.

Excel и компания
Исторически трансформация данных из стандарта МСФО в «Синергии» велась средствами Excel и включала в себя следующие этапы.

  1. Заполнение отчетных форм расшифровок бухгалтерами бизнес-единиц (в стандарте РСБУ).
  2. Обработка расшифровок РСБУ (проверка на непротиворечивость, отсутствие других ошибок).
  3. Составление маппингов для трансформации РСБУ–МСФО, формирование trial balance (пробных балансов) по отдельным компаниям холдинга.
  4. Проведение корректировок.
  5. Сведение отчетности в trial balance на уровне сегментов и группы компаний в целом (Элиминация внутригрупповых оборотов и проведение консолидационных корректировок).
  6. Подготовка необходимых форм финансовой отчетности и раскрытий в стандарте МСФО.

Последние пять этапов осуществлялись специалистами отдела корпоративной отчетности, которые обрабатывали огромный объем информации. Холдинг объединяет 35 компаний, от каждой из которых поступало 25 видов расшифровок. Итого – 875 одних только отчетов.

Об оперативности говорить не приходилось (процесс трансформации занимал до шести месяцев), а неизбежные программные ошибки только добавляли дополнительную работу финансистам «Синергии». Следует отметить, что программа Excel отличается нетерпимостью к некорректным действиям. Одно неверное нажатие клавиши, и первоначально существовавшие связи разрушаются. Любую операцию приходилось в этом случае «протаскивать» заново через все этапы учета, восстанавливать все потерянные корректировки.

Отчетность за 2006 финансовый год, которую составляли в «Синергии» в рамках выхода на биржу, стала последней, составленной по описанной модели. Excel действительно исчерпал весь свой потенциал. Кроме того, холдинг постоянно расширяется, к нему присоединяются новые активы (последнее приобретение, бренд «Мягков», состоялось в марте 2008 года), а значит со временем и без того напряженные будни отдела отчетности превратились бы в существование в режиме непрекращающегося аврала.

Старт автоматизации
Поэтому, по завершении IPO, менеджмент компании принял решение – автоматизировать трансформацию отчетности. В качестве программной платформы руководство «Синергии» выбрало продукт «1С:Консолидация 8», что объясняется несколькими факторами.

Во-первых, «1С:Консолидация» сопрягается с существующим в компании бухгалтерским ПО – большинство предприятий «Синергии» пользуется программой «1С:Бухгалтерия». На заводах, входящих в холдинг, внедряется восьмая версия этого продукта. Переход на бухгалтерский модуль от «1С» – обязательная ступень интеграции новых активов. Такова общая концепция учета в компании.

Во-вторых, за внедрение дополнительного модуля готов был взяться давний партнер «Синергии» — компания «МКСКОМ», специалисты которой ведут проекты, связанные с автоматизацией бухгалтерского учета. Если бы для целей трансформации консолидированной отчетности мы выбрали иную систему, пришлось бы привлекать второго подрядчика и параллельно работать с двумя интеграторами. Это практически гарантированно затянуло бы сроки внедрения, а они были предельно жесткими. Проект стартовал в конце ноября 2007 года, а результатов от нас ждали уже в апреле 2008-го. Причем плавного перехода от тестирования системы к ее промышленной эксплуатации не предвиделось. В конце января, после праздников, начали поступать данные за 2007 финансовый год, так что на создание консолидированного финансового отчета оставалось всего три месяца.

И наконец, в-третьих, в холдинге уже применялась «1С:Консолидация», но только для других целей – при автоматизации бюджетного блока. Сработал принцип минимальной достаточности: зачем внедрять дополнительный продукт, если не до конца освоен функциональный арсенал, заложенный в действующем ПО?

Выбрав консолидационный модуль российского разработчика, «Синергия» взяла на себя определенные риски, ведь это было одно из первых крупных внедрений «1С: Консолидация». Поэтому мы не могли заранее оценить слабые и сильные стороны системы, воспользовавшись опытом аналогичных проектов – такой опыт еще не был накоплен.

Как избавиться от рутины
Поскольку продукт являлся новым, мы понимали, что автоматизация потребует существенных усилий, хотя и не могли заранее определить все узкие места проекта. Существенно облегчало задачу то, что в ходе подготовки к IPO отчетность была составлена ровно в том формате, который требовался холдингу. Иными словами, к началу внедрения проектная группа имела точное представление о том, к какому результату необходимо прийти. Формы раскрытий, формы отчетности, обкатанный годами процесс трансформации,— все это уже было в «Синергии», оставалось переложить последовательность действий с языка Excel на язык «1С:Консолидации».

У подробного плана действий (в виде четко формализованных процедур трансформации) обнаружились, как ни странно, не только преимущества, но и недостатки. Наши «домашние» заготовки не всегда совпадали с типовыми алгоритмами «1С:Консолидации». Программистам пришлось дописывать много и быстро, но забегая вперед, необходимо отметить — полученные результаты нас не разочаровали.

Выручала слаженная работа основной проектной группы, куда вошли по два представителя от заказчика и интегратора. По необходимости к обсуждениям привлекались сотрудники отдела корпоративной отчетности – ведь именно им предстояло пользоваться системой. Одну из ключевых ролей сыграли специалисты ИТ-отдела «Синергии». Они тестировали интернет-доступ к программе, администрировали права пользователей, а на определенном этапе взяли на себя разработку учета основных средств (ОС). Этот блок представляет, пожалуй, наиболее рутинную часть процесса трансформации консолидированной отчетности, особенно в компаниях с большим числом активов. Корректировка стоимости ОС в Excel занимала примерно столько же рабочего времени, что и работа над всеми остальными этапами трансформации вместе взятыми. Теперь учет ОС по стандартам МСФО автоматизирован.

Один из важных механизмов решения от «1С» — автоматическая элиминация внутригрупповых оборотов. По опыту работы в других холдинговых структурах нам известно, что разночтения начинаются уже на этапе сбора информации о кредиторах и дебиторах в разрезе группы компаний. Определить точный объем взаимных обязательств компаний одного холдинга бывает труднее, чем подсчитать размер внешних заимствований. Однако в «Синергии» учет внутригрупповых оборотов ведется не первый год, и ошибки были сравнительно редкими даже при формировании отчетности в Excel. Поэтому автоматизация участка ВГО прошла гладко. Многих проблем удалось избежать благодаря существующему в компании единому справочнику тикеров – кодированных названий бизнес-единиц. Утвержденные трех- или четырехбуквенные обозначения отдельных предприятий (например, «Архангельскому ликероводочному заводу» присвоен тикер ALV) настолько привычны, что используются не только при составлении отчетности, но и в деловой переписке. Традиция перекочевала в систему автоматического учета без изменений.

Отдельного упоминания заслуживает сегментная отчетность. Для непубличных компаний ее предоставление является добровольным, но организации, чьи ценные бумаги обращаются на открытом рынке (а также компании, готовящиеся к получению листинга), обязаны публиковать соответствующую информацию согласно требованиям МСФО 14. Стандарт предусматривает два вида отчетных сегментов: отраслевые и географические. «Синергия» представлена четырьмя отраслевыми сегментами (алкоголь, торговля, пищевой и нераспределенный) и двумя географическими (восток и запад). Всего получается шесть отдельных консолидаций (не считая сводной отчетности по всей группе), каждая из которых основана на десятках таблиц. При учете в Excel появление одной новой строки в сегментном trial balance на завершающем этапе его формирования приводило к «эффекту домино»: приходилось корректировать вручную все связанные друг с другом документы.
Заметные изменения произошли также в управлении сбором и обработкой первичной информации. Теперь все данные содержатся в единой базе, ввод и корректировка отражаются в системе так, чтобы пользователи на местах и в центральном офисе видели, в какой стадии находится тот или иной документ. Каждый отчет имеет пять статусов в зависимости от этапа подготовки: «запланирован», «выполняется», «подготовлен», «утвержден» и «возвращен». Это позволяет интерактивно контролировать ход работ и сроки их выполнения, а также распределять полномочия между группами пользователей. Например, по статусу «подготовлен» становится ясно, что документ находится на рассмотрении в отделе корпоративной отчетности, и следовательно, внести в него изменения могут лишь финансисты центрального офиса. Отметка «возвращен» означает возврат отчета на предприятие для исправления ошибок.

Что касается поиска несоответствий, то и эта функция теперь частично переложена на систему. В Excel проверочные механизмы реализованы слабо, а в «Консолидации» предусмотрен обширный набор внутренних контролей. Программа автоматически отыскивает многие неточности и формирует своего рода журнал ошибок, благодаря которому удается протестировать входящие отчеты на внутреннюю непротиворечивость. Полностью заменить человеческий ресурс системным, конечно же, невозможно, но экономия времени и усилий персонала получается существенная.

Нестандартная структура
От немедленной автоматизации некоторых функций учета компания сознательно отказывалась по ходу внедрения. Просто потому что выйти на вариант «все в одном» за три месяца – невыполнимая задача. Так, окончательную консолидационную корректировку временно оставили в Excel из-за разночтений между фактической структурой холдинга и тем, как модуль «1С:Консолидация» трактует организацию вертикально интегрированной компании (ВИНК).

С другой стороны, цейтнот не помешал внести некоторые доработки в систему в самом конце проекта. Один из примеров – формирование раскрытия в разрезе связанных сторон. На завершающем этапе выяснилось, что в системе не хватает соответствующей дополнительной аналитики – операции со связанными сторонами отражались без четкого указания на контрагента. Интегратор по нашей просьбе внес изменения в программу, дополнив аналитический контур необходимым инструментом.

В дальнейшем планируется доработать блоки, временно отложенные из-за нехватки времени, а также автоматизировать несколько дополнительных участков финансового контура. В частности, хотелось бы реализовать расчет EBITDA), ликвидность, возврат на инвестиции (ROI) и т. д. Все эти коэффициенты будут полезны не только менеджменту компании, но и биржевым аналитикам, проводящим исследования инвестиционной привлекательности холдинга. Кроме того, есть намерение связать показатели МСФО с данными управленческой отчетности.

Мечта пользователя
Многие компании, начав автоматизацию, сталкиваются с сопротивлением рядовых пользователей. Обычно саботаж начинается, когда процессы учета подгоняют под возможности системы. Ломаются привычные схемы работы, возникает необходимость переучивать персонал компании. Даже если открытый бойкот системе никто не объявляет, привыкание к принципиально новому информационному окружению требует времени. Мы же шли от обратного: взяли за основу действующие алгоритмы Excel и перенесли их в систему «1С:Консолидация». Знакомый пользователям порядок действий в целом сохранился, но при этом скорость выполнения операций возросла в разы, появились удобные механизмы проверки и самопроверки, не требующие рутинного ручного труда.

В итоге внедрение обошлось без противодействия, а для обучения сотрудников основным навыкам работы в системе хватило двухдневного семинара. В нем принимали участие 40 представителей региональных финансовых служб. При поддержке «МКСКОМ» они получили возможность заполнить тестовые формы отчетности в демо-версии «1С:Консолидация».

Если у бухгалтера возникают какие-то вопросы, то он может связаться с куратором из службы корпоративной отчетности. За каждым куратором закреплено несколько предприятий «Синергии», так что пользователи всегда знают, к кому обратиться за советом в случае необходимости. Помимо этого, мы пока не настаиваем на заполнении всего комплекса отчетности непосредственно в системе, и часть расшифровок по-прежнему приходит в центральный офис в формате Excel. В Москве информация подгружается в систему, где и формируются окончательные консолидированные данные по холдингу.
Но даже при таком щадящем режиме адаптации мы успели составить исчерпывающую отчетность по МСФО за 2007 финансовый год всего за 3 месяца – вдвое быстрее, чем позволял Excel. Выигрыш во времени очевиден, а качество полученной отчетности подтверждено аудиторами Baker Tilly Russaudit. Что касается данных за первое полугодие 2008 года, срок их подготовки, по нашим расчетам, сократится до 1,5–2 месяцев.


Александр Зубанов

Комментарии