Владимир Журавлев, ОМК: «Раньше на обработку документов требовались недели, сейчас – около 12 рабочих часов»

Владимир Журавлев, руководитель практики систем электронного документооборота «ОМК-Информационные технологии» и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом внедрения электронного архива.

Как давно в вашей компании внедрен электронный архив?

Проект начался в 2010 году, закончился в 2013. За это время была проделана огромная работа. Внедрение заняло всего год, но так как в ОМК — холдинговая структура, следующие два года мы занимались тиражированием проекта на все компании группы.

Каковы были предпосылки внедрения электронного архива?

Основная предпосылка — создание ОЦО. Нам нужен был инструмент, который бы автоматизировал работу общих центров обслуживания. Мы рассматривали различные системы и остановились на электронном архиве, который позволил нам автоматизировать и перевести в электронный вид обработку первичной бухгалтерской и договорной документации.

С какими сложностями пришлось столкнуться при внедрении архива?

Их можно разделить на два вида: технические и организационные. Технические сложности связаны со слабыми каналами связи, различными версиями операционных систем и местами устаревшей инфраструктурой. С этими сложностями нам удалось быстро справиться.

Куда сложнее было преодолеть организационные сложности. В связи с внедрением общих центров обслуживания сократилось количество сотрудников. Кроме того, сотрудники, особенно те, кто постарше, были не готовы принять тот факт, что нажатие одной кнопки в системе заменит долгий процесс просмотра, согласования и подписания документа. В рамках решения этой проблемы проектная команда делала презентации «в полях» для конечных пользователей, и для представителей бизнеса, чтобы пояснить какие выгоды принесет внедрение электронного архива каждому из них.

Кто был заказчиком проекта?

Генеральный директор «ОМК-Аудит».

Кто входил в проектную команду?

В нее входили 8 человек: представители заказчика и представители внешних консультантов.

Как внедрение электронного архива повлияло на работу ОМК?

Мы внедрили базовый функционал для первичной бухгалтерской документации и для договорных документов. Это послужило толчком для создания единой корпоративной системы электронного архива для всех видов документов. Сейчас все корпоративные информационные системы (SAP, 1С) хранят данные в одном электронном архиве. Благодаря этому мы получили возможность быстро обрабатывать документы. В службах единого окна бумажные документы оцифровываются и автоматически передаются в электронный архив. Теперь не надо пользоваться бумагой и услугами курьера, что значительно сократило время обработки документов. Сейчас на их обработку уходит около 12 рабочих часов, раньше требовались недели. Конечно, такое сокращение произошло не сразу: сначала мы сократили до нескольких дней, потом до 24 часов и постепенно дошли до 12 рабочих часов. Сейчас эта цифра стала KPI для сотрудников общего центра обслуживания.

Задать свои вопросы Владимиру и узнать больше об опыте ОМК вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24—25 мая 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии