Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Независимая инвентаризация: российский опыт

02.06.2016

Уже десятки лет многие компании на Западе успешно выводят функцию инвентаризации на аутсорсинг. Целесообразен ли подобный аутсорсинг в России?

В кризис, когда перед менеджментом острее стоит вопрос эффективности деятельности, изыскиваются все возможные резервы. Раскрыть резервы помогают независимые контролеры. Их услуги надежнее,  быстрее и обходятся дешевле проверок, проводимых собственными силами. 

p1.jpg

На Западе уже давно отдают инвентаризацию на аутсорсинг. Средний опыт компании в проведении независимых инвентаризаций за рубежом более 30 лет. В России этот рынок еще молодой, он появился чуть менее 10 лет назад. Первыми перешли на аутсорсинг международные торговые сети. Постепенно их опыт перенимали компании других сегментов. «Спрос на эту услугу растет, однако нельзя сказать, что она очень уж популярна», — говорит директор стратегического департамента аудиторской компании ФБК Игорь Николаев. Развитие рынка независимой инвентаризации, по его словам, сдерживает невысокая культура ведения бизнеса и институциональные особенности экономики. «Дружба с губернатором имеет большее значение, чем качество производимой продукции, — поясняет он. — Такой подход не вызывает желания разобраться, что на самом деле происходит в бизнесе». Между тем первая профессиональная инвентаризация нередко указывает на недобросовестность сотрудников или формальное соблюдение ими правил. Так, как рассказывают в Leader Team Revizor, после обнаружения большого количества недостач директор магазина признался, что, принимая магазин от прежнего директора, просто подписал опись передачи товаров без фактической инвентаризации. Спрос в нашей стране на независимую инвентаризацию, к сожалению, все еще диктуется лишь широкой географией компаний или выявленными фактами хищений.

За проверкой основных средств, по словам исполнительного директора Leader Team Revizor Романа Мазура, обычно обращаются крупные банки с разветвленной филиальной сетью, торговые сети, лизинговые компании и HoReCa. За инвентаризацией ТМЦ — розничные сети различных сегментов (Fashion, FMCG, DIY, Baby Goods, Drogerie, Pharmacy), а также любые компании, обладающие складами с большим количеством единиц хранения. Независимая инвентаризация также нужна при передаче имущества в аренду, сделках купли-продажи, M&A, банкротствах и смене материально-ответственных лиц. В компаниях, где налажен механизм компьютеризированного учета товара, все равно требуются услуги ревизоров. «Со временем данные системы перегружаются неточной информацией, — отмечают в компании „Инвента Групп“. — В результате накапливаются и неизбежно увеличиваются ошибки при обработке и учете товара. Есть и человеческий фактор: невнимательность сотрудников и противоправные действия». В России услугами независимых контролеров часто пользуются выборочно. Собственные ревизионные службы компаний проверяют небольшие местные объекты, а для проверки удаленных используют аутсорсинг.

Законодательно инвентаризация в России регулируется:

  • Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  • Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»
  • Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»

Новые резервы

Профессиональная инвентаризация позволяет максимально исключить риски некачественного пересчета, высвобождает собственные трудовые ресурсы, позволяет проводить инвентаризацию за одну ночь одновременно во всех торговых точках и складах независимо от региона. В конечном итоге объективная картина происходящего в компании позволяет эффективнее управлять ею: увеличивать оборачиваемость средств, правильнее планировать доставку товара, увеличивать рентабельность предприятия. «Независимые инвентаризации помогли нам актуализировать товарные запасы, — делится с CFO-Russia топ-менеджер из крупной торговой розничной компаний. — Это позволяет, прежде всего, принимать правильные управленческие решения и увеличивать товарооборот». К слову, и дисциплина в компаниях, регулярно проверяемых независимыми ревизорами, выше. В кризис, по словам экспертов, хищения стали чаще. По данным компании Leader Team Revizor, в некоторых компаниях они выросли в разы. Однако в регулярно проверяемых независимыми контролерами компаниях потери растут медленнее.

В кризис компании стараются использовать все резервы для оптимизации издержек. Потому с одной стороны, растет запрос на услуги инвентаризации, говорит Игорь Николаев — «о ней задумываются, когда чувствуют, что резервы есть, а собственными силами их обнаружить не получается». Но, с другой, — расставаться с деньгами еще сложнее. Особенно на оплату той работы, которую можно сделать самому. Ведь посчитать все собственной ревизионной службой кажется дешевле.

p2.jpg

Правильность счета

Но это только кажется. Все зависит от способа подсчета. Дешевле — если считать только прямые затраты. Но «если сложить бюджеты разных подразделений, выходит, что независимая инвентаризация требует меньше денег, чем проверка собственными силами», — поясняет Роман Мазур. Ведь компаниям приходится оплачивать командировки своим ревизорам в регионы, их услуги в течение года, закупать дорогостоящее оборудование. К тому же затраты на инвентаризацию, как отмечают в «Инвента Групп», возвращаются в кратчайшие сроки. «Бывали случаи, когда выявленные недостачи и излишки в несколько раз превосходили затраты на инвентаризацию», — рассказывает представитель Leader Team Revizor. Стоит учесть и время, потраченное на инвентаризацию, которое, как известно, тоже деньги. Скорость и одновременно качественный результат может обеспечить только компания с большим штатом ревизоров — счетчиков. У компаний, которые давно уже отладили процесс инвентаризации, цикл проверок еще короче. «У одного из наших клиентов на 30 объектов раньше уходило 2 месяца проверки, а теперь на 40 неделя», — добавляет Роман Мазур.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в России, количество инвентаризаций в год, даты их проведения, перечень проверяемых имущества и обязательств определяется руководителем организации, за исключением случаев обязательной инвентаризации. Обязательно проводить проверки, по Положению, следует при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия. А также:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством России

Дешевле не значит лучше

Выбирая независимого ревизора, многие компании обращают внимание в первую очередь на стоимость услуги. Но, как и в любом секторе услуг, на рынке независимой инвентаризации есть демпингующие компании, которые при этом не соответствуют минимально необходимым требованиям для качественной проверки. К тому же с такими компаниями недобросовестным директорам иногда удается «договориться». Так, в одном из проверяемых банков перед началом инвентаризации управляющий его отделением должен был заказать этикетки на основные средства и сам их расклеить. При приходе ревизоров на объект управляющий говорит — «этикетки я заказал, но расклеить не успел. Возьмите рулончик этикеток и просто с них всё отсканируйте, всё равно никто проверять не будет». Добросовестные компании дорожат своей репутацией и проверяют своих сотрудников на полиграфах (детекторах лжи).

Качественная инвентаризация не может быть дешевой. Выбирая провайдера этой услуги, надо обращать внимание на следующие критерии:

  • опыт работы компаний в подобных сегментах либо в запуске нестандартных проектов;
  • квалификация менеджмента среднего звена;
  • большой парк оборудования (терминалов сбора данных);
  • специализированное программное обеспечение, собственной разработки позволяет учитывать в них особенности работы с клиентами, а новому клиенту достаются уже модернизированные решения;
  • собственное программное обеспечение дает возможность совмещать отчетные документы с любыми ERP-системами, показывать промежуточные результаты для клиентского контроля на любом этапе проверки;
  • большой штат ревизоров-счетчиков в регионах

p3.jpg

Палки в колеса

«Если компания динамично развивается и у нее развитая сеть, то со временем, скорее всего, перейдет на независимую инвентаризацию», — говорит собеседник CFO Russia из крупной торговой розничной компаний. Но, как он отмечает, надо быть готовым к инертности персонала: «Не все понимают преимущества независимых проверок, и приходится доказывать, запускать пилотные проверки».

Когда начинается инвентаризация нового крупного клиента, по словам Романа Мазура, всегда есть этап преодоления возражений от директоров на местах. Среди них встречаются консерваторы, которые опасаются личной расплаты за возможный непрофессионализм со стороны ревизоров-счетчиков. «Здесь надо иметь в виду, что на старте бывают шероховатости, связанные с нюансами работы на новом месте», — добавляет он. Есть и недобросовестные директора, которые с самого начала вставляют палки в колеса независимой инвентаризации. Например, они могут не подготовить магазин к проверке и обвинить менеджера-контролера в непрофессионализме.

«Важно не потерять веру в идею на первом этапе», — говорит собеседник CFO Russia из розничной компании. Месяца через три, по оценке Романа Мазура, обычно наступает переломный момент, когда в рознице преобладают директора позитивно настроенные на аутсорсинг. А через полгода, бывает, что розница сама уже просит вставить их в график независимой инвентаризации». Ведь им не придется затрачивать собственные силы на очередную ревизию.

Этапы инвентаризации:

  1. Подготовка проекта, включая план по инвентаризации.
  2. Тестирование ПО и оборудования на одном из объектов.
  3. Подписание контракта
  4. Первая инвентаризация
  5. Результат со всех инвентаризаций по стране — уже утром!
  6. Проверка результатов
  7. Развертывание проекта

Западные компании, желая максимально оптимизировать свои издержки, давно уже сделали выбор в пользу аутсорсинга. Но в России потенциал рынка независимой инвентаризации может полностью раскрыться лишь при приведении законодательной базы корпоративного управления в соответствие с международной практикой управления и международного стандарта аудита (ISA), считает доцент экономического факультета Высшей школы экономики Елена Пушняк: «Тогда независимая инвентаризация станет необходимым условием не только для внутренней оценки финансовых рисков по управлению запасами и выявления фактов возможного мошенничества внутри корпораций, но и для проведения службами внутреннего аудита экспертизы рисков (Due Diligence): операционных, финансовых, рисков финансовой отчетности, для подготовки и выхода на внешний рынок IPO». Однако, по мнению ряда финансовых и операционных директоров, независимую инвентаризацию стоит внедрять уже сейчас компаниям, для которых точный контроль ТМЦ и ОС влияет на продажи и производственные процессы.

Текст: Татьяна Фроловская


Комментарии