Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Отчет о втором форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (1 день)

25.12.2015

29—30 октября 2015 года портал CFO-Russia.ru, при поддержке Клуба финансовых директоров, провел второй форум «Внутренний и внешний электронный документооборот». На мероприятии выступили более 25 финансовых директоров, руководителей ИТ-отделов и экспертов в области финансов и использования электронного документооборота. Представляем вашему вниманию отчет о первом дне форума.

Капралов.jpgПервым выступил Дмитрий Капралов, начальник управления архитектуры и анализа систем учета ОЦО Централизованная бухгалтерия «Т Плюс», с докладом «Создание корпоративного сервиса ЮЗДО в Т ПЛЮС ГРУПП». Он рассказал о юридически значимом документообороте (ЮЗДО) с точки зрения бизнеса; раскрыл предпосылки создания сервиса ЮЗДО; описал задачи сервиса ЮЗДО и этапы его организации:

  1. «предварительный анализ работы компании с контрагентами;
  2. расчет экономического эффекта при взаимодействии в рамках ЮЗДО;
  3. приказ генерального директора компании о создании Рабочей группы;
  4. решение задач в рамках Рабочей группы:
  5. регламент ЮЗДО;
  6. определение номенклатуры документов ЮЗДО;
  7. выбор и заключение централизованных договоров с операторами ЮЗДО;
  8. интеграция с Корпоративными информационными системами;
  9. формула определения экономической эффективности ЮЗДО;
  10. создание по итогам работы Рабочей группы Комитета развития ЮЗДО:
  11. стратегия развития ЮЗДО;
  12. изменение существующих внутренних регламентов документооборота;
  13. решение правовых вопросов при работе с контрагентами в рамках ЮЗДО».

А также спикер представил результаты, полученные после создания корпоративного сервиса юридически-значимого документооборота.

Следующим выступил модератор первого дня Александр Мехришвили, директор по стратегическому развитию и IT в »Росинтер Ресторантс Холдинг», с докладом «Основные сложности при внедрении ЭДО и ожидаемый эффект: как оценить эффективность проекта?». Спикер описал этапы внедрения ЭДО (инициация проекта, внедрение, эксплуатация решения); показал сложности каждого этапа и как их можно преодолеть; а также рассказал, как оценить эффективность проекта, и что определяет ценность решения.

Мехришвили.jpg

«Для начала определите ваш ключевой фактор успеха. Для нас им стала свобода действий. Сотрудники, которые согласовывают и подписывают документы, делают это очень часто вне офиса, находясь „в полях“. Они ездят в рестораны. Они должны находиться там. Они должны смотреть, как обслуживают гостей, а не сидеть в офисе. Поэтому для нас важно использовать решение, доступное откуда угодно (смартфон, ноутбук, планшет). Подумайте, что это для вас? Возможно, это будет удовлетворение сотрудников. Они будут приходить на работу и думать: „Как же здорово! Мне не нужно бегать за этой бумажкой. Я нажму эту кнопочку, и все будет замечательно!“».

Об электронной подписи в кадровом делопроизводстве рассказала Наталья Калашникова, руководитель проектов в HILTI Distribution ltd. Спикер представила краткий обзор действующего законодательства; рассказала о существующих рисках при использовании электронной подписи; и поделилась опытом компании при подготовке к использованию ЭП для кадровых документов.

Калашникова.jpg

«Зачем нам ЭП для кадровых документов? Мы сократили издержки (логистику, время работы специалиста); наладили коммуникацию в режиме „on-line“; упростили порядок взаимодействия работника и работодателя. Сейчас мы не тратим время на архивацию документов; и, конечно же, вышли на качественно новый уровень бренда работодателя».

Панельная дискуссия.jpg

После выступления спикеров состоялась панельная дискуссия, участники которой обсудили риски проектов перехода на внешний и внутренний электронный документооборот и пути их предотвращения. В обсуждении приняли участие Артемий Гвоздев, менеджер бизнес-приложений отдела ИТ FERRERO в странах СНГ; Ольга Непли, главный бухгалтер HOFF; Татьяна Семенихина, главный бухгалтер АШАН Россия; Мария Грошева, руководитель управления операционной поддержки бизнеса НТС Градиент; Александр Макар, директор по ИТ в »Единая Европа — С. Б. ИЛЬ-ДЕ БОТЭ»; и Светлана Тупицына, финансовый директор НИКАМЕД.

Вторую секцию открыла Анна Климова, руководитель отдела по соблюдению финансового законодательства РФ в Procter and Gamble, докладом «Как правильно сформулировать требования перехода на ЭДО?». Спикер рассказала, каким образом провести подготовку к переходу на ЭДО; представила подготовительные шаги, на которые нужно выделить ресурсы; и поделилась опытом повышения гарантий успеха внедрения.

Климова.jpg

«Следующий шаг — создание карты документопотоков, которая включает:

  • перечень документопотоков E2E в компании;
  • перечень документируемых бизнес-операций;
  • типы документов, участвующие в потоках;
  • количество документов определенного типа в потоке;
  • субъекты в потоке;
  • шаги потока;
  • временные параметры потока;
  • ресурсоемкость потока;
  • ЭДО — ограничения потока;
  • уровень отклонений в потоке;
  • наличие заказчика перевода потока в ЭДО».

Следующей выступила Любовь Брызгалова, заместитель руководителя юридического управления Vi, с докладом «Эволюция бизнес-процессов при переводе на электронную подпись». Спикер поделилась опытом работы в едином программном пространстве с участниками рекламного рынка с помощью корпоративной программы VIMB; рассказала об адаптация VIMB под требования ЭДО; представила трудности при внедрении ЭДО и в процессе работы; и описала дополнительные опции электронного документооборота.

«Технологическое решение позволяет Vi и нашим контрагентам:

  • отслеживать жизненный цикл документов на каждом этапе;
  • производить процедуру визирования (в ViMB для каждого клиента существует возможность настройки своего уникального графа визирования и жизненного цикла документа);
  • подписывать документы нажатием всего лишь одной кнопки (в том числе и массово);
  • осуществлять быстрый поиск и выгрузку документов для предоставления их в налоговые органы по запросу;
  • хранить документы в электронном архиве».

Доклад «Опыт ГК Соллерс: использование системы документооборота как основы для создания единого интеграционного решения по управлению командировками компании» представил Виктор Гудков, руководитель направления электронного документооборота в ГК »Соллерс». Он презентовал проблемы командировочного процесса; рассказал о предпосылках для автоматизации (изменения в законодательстве в 2015 году в оформлении командировок; взаимосвязь информации из процессов бюджетирования, согласования и отчетности по командировкам; централизация части функций обеспечения командировочного процесса в «Соллерс»). Спикер поделился опытом выбора решения для автоматизации; описал архитектуру решения; и представил результаты автоматизации командировочного процесса.

Гудков.jpg

«В результате внедрения были выделены сервисные функции ряда подразделений в командировочном процессе; повысилась точность бюджетирования командировочных расходов. У нас появился оперативный контроль лимитов на командировочные расходы. Мы сократили сроки согласования командировок c дней до 15 минут, и снизили трудозатраты сотрудников на организацию и оформление командировок».

После обеда, во время которого участники конференции могли пообщаться в неформальной атмосфере, выступила Вера Борисова, директор по налоговым вопросам в »Хьюлетт-Паккард» по России и СНГ. Она представила доклад «Представление электронных документов в ходе камеральной или выездной налоговой проверки». Спикер рассказала о представлении электронных документов в ходе камеральной и выездной налоговых проверок; а также показала «плюсы» и нюансы электронного документооборота.

«Плюсы ЭДО:

  • уменьшение материальных издержек на бумагу, копировальную технику, расходные материалы и пр.;
  • сокращение затрат на доставку бумажных документов;
  • сокращение потребности в дополнительном персонале;
  • снижение расходов и экономия пространства для хранения документов;
  • улучшение взаимодействия: упрощение и сокращение времени на формирование комплекта документов;
  • сокращение времени проверки со стороны налоговой инспекции;
  • возможность в режиме онлайн получать карточку лицевого счета для сверок.

Но нельзя забывать о следующих нюансах:

  • Должно быть установлено ПО авторизованного провайдера и открыты каналы обмена с инспекцией.
  • Необходимо учесть параметры интернет подключения (на практике: система безопасности корпоративной сети может препятствовать обмену в ввиду технических ограничений и настроек безопасности; решение — отдельное „открытое“ подключение к сети интернет).
  • Электронная подпись обновляется ежегодно.
  • Согласно п. 5.1 ст. 23 НК РФ в течении 6 дней с даты отправки требования по ТКС необходимо подтвердить его получение, отправив квитанцию о приеме (течение срока на представление ответа начинается на следующий день после получения требования)».

Об использовании электронных документов в качестве доказательства в суде рассказал Виктор Рассохин, управляющий партнер компании «Частное право». Он представил нужные для этого статьи Арбитражного процессуального кодекса РФ и Гражданского процессуального кодекса РФ; показал доказательственную силу электронного документа; привел примеры доказывание действительности и недействительности ЭЦП; и особое внимание спикер уделил случаям, когда можно возложить ответственность на банк.

«Доказывание недействительности ЭЦП

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 14.05.2015Ф05-5203/2015 по делу N А40-100533/2014 ООО „Серебряная нить Лтд“ vs. ЗАО „Солид Банк“. Списание при отсутствии распоряжении владельца счета.

Суд отказал в иске:

  • истец не проявил должную степень заботливости и осмотрительности при обеспечении исключения доступа посторонних лиц к электронно-цифровым подписям и требованиям информационной безопасности,
  • нет доказательств того, что истец письменно уведомлял Банк о компрометации ключа клиента.
  • ЭЦП прошла проверку в автоматизированном режиме и является корректной».

Свинцова.jpg

Обзор существующей арбитражной практики в области ЭДО представила Мария Свинцова, юрисконсульт «Спиракс-Сарко Инжиниринг». Спикер рассказала, что «обязанность юридических лиц предоставлять информацию государственным органам в электронном виде не может рассматриваться как чрезмерное обременение и нарушение конституционных прав. Данные требования обусловлены доступностью и развитием компьютерных технологий, упрощающих и ускоряющих обработку входящей информации».

«Правовые статусы электронных документов и электронных писем/файлов не равнозначны. Электронный документ должен содержать электронную подпись для подтверждения воли и волеизъявления конкретного лица», — поделилась Мария.

О налоговых рисках при ЭДО и способах их минимизации рассказал Владимир Донченко, налоговый менеджер «Пост Модерн Текнолоджи», кроме того он показал актуальную судебную практику по этому вопросу.

«Главная процедура для минимизации налоговых рисков — „должная осмотрительность“:

  • проверка полномочий;
  • проверка личности;
  • „очное“ и „бумажное“ подписание важных/особо крупных по суммам документов;
  • детальная проработка документооборота по ЭДО в договоре;
  • внимание к содержанию закрывающих документов, „ручная“ доработка по необходимости».

final.jpg

Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону +7 (495) 971-92-18 или пишите по электронной почте events@cfo-russia.ru



Отчет о втором дне конференции

Фотоотчет

Текст: Ирина Экзархо

Фото: Тэодолус Сунарджая


Комментарии