Михаил Петров: «ЭДО повышает прозрачность и устойчивость управления организацией»

Михаил Петров, заместитель директора департамента в Министерстве связи и массовых коммуникаций, и спикер конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO-Russia, как с помощью электронного документооборота повысить эффективность бизнес-процессов компании.

Каким образом внедрение ЭДО влияет на бизнес-процессы компании?

Внедрение ЭДО положительным образом влияет на бизнес-процессы в компании. Во-первых, оно приводит к сокращению времени на обработку документов. Во-вторых, структурирует бизнес-процессы и документы – изменяется структура документооборота, форма документов, что облегчает процесс их обработки, устанавливаются и закрепляются в виде корпоративных стандартов правила и алгоритмы работы – что повышает прозрачность и устойчивость управления организацией. Конечно, со временем, когда система охватывает все больше и больше подразделений и функций, могут начаться сложности другого плана – при изменении процессов необходимо будет производить изменения в системе, что иногда достаточно трудозатратно и дорого. Поэтому здесь надо очень четко и внимательно приоритезировать процессы, включаемые в рамки автоматизации – начиная с самых важных, трудоемких и стабильных.

Что нужно предусмотреть до начала внедрения СЭД?

В первую очередь, нужно сформировать команду из заинтересованных людей. Большинство из них должны составлять сотрудники вашей компании, назначенные ответственными за какие-то участки ведения документооборота. Кроме того, в команде должен быть специалист по организации документооборота в целом, а также специалист, знающий какую-то систему и представляющий себе, каким образом могут реализовываться те или иный функции в системе. Эта команда пропишет функции системы электронного документооборота, определит цели и желаемые результаты. Причем необходимо это делать максимально подробно, с количественными показателями (например, среднее время согласования документа «до внедрения» и «после внедрения»), по итогам – зафиксировать в виде официального документа, утвердить у руководства компании и положить в основу техзадания на внедрение.

Затем идет выбор компании-подрядчика, которая сможет достигнуть этих целей. При выборе подрядчика нужно обратить внимание в первую очередь на его опыт и клиентоориентированность: готовность не следовать предельно жестко требованиям техзадания и иногда неформальным образом подходить к процессу внедрения, умение находить контакт с заказчиком и ориентироваться на его конкретные требования.

До начала внедрения СЭД очень важно понять, что между желанием подстроить весь процесс под свою организацию или взять чей-то готовый шаблон должен быть компромисс. Нельзя полностью изменить организацию под систему либо систему полностью переписать под организацию. Здесь нужно искать золотую середину, которая позволит, с одной стороны, сэкономить деньги, потому что любое изменение системы – это дополнительная разработка и дополнительное финансирование, а с другой – учесть все особенности бизнес-процессов в компании, которые для нее важны и являются зачастую конкурентным преимуществом.

Как относятся бизнес-пользователи (бухгалтерия, закупки) к внедрению ЭДО? Насколько охотно соглашаются с изменениями бизнес-процессов?

Это всегда зависит от конкретной ситуации. Любое изменение в деятельности людей психологически будет препятствовать внедрению каких-то новшеств. Ключевой фактор успеха проекта заключается в том, чтобы на каждом из участков запуска найти людей, которые реально заинтересованы во внедрении системы и являются «проводниками изменений». Если эти люди найдены и вовлечены в проект, то процесс изменений пройдет менее трудоемко, менее болезненно для организации. Если такие люди не найдены, то, конечно, все может закончиться плачевно. Однако в моей практике не было примеров, когда люди препятствовали изменениям устоявшихся бизнес-процессов до такой степени, что проект срывался. Всегда удавалось находить компромисс и заинтересованность во внедрении СЭД, особенно если этот проект ощутимо поддерживался руководством компании.

Задать собственные вопросы Михаилу Петрову вы сможете на конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», которая состоится в Москве 28-29 мая.

Ирина Экзархо

Комментарии