Отчет о Четвертой конференции «Управление закупками» (День 2)

17-18 сентября 2020 года группа Prosperity Media при поддержке портала CFO Russia провела Четвертую конференцию «Управление закупками». Спикеры мероприятия обсудили, как модернизировать закупочные бизнес-процессы, как автоматизация этих процессов влияет на эффективность работы подразделения и какие инструменты позволяют предотвратить нарушения в закупках. Партнером мероприятия стала компания Entika. Представляем отчет о втором дне мероприятия, который подробней ознакомит вас с основными темами конференции.

Первая секция была посвящена теме «Эффективное управление службой закупок в период турбулентности».

Наталия Волейник, начальник управления по организации и контролю работы с поставщиками, Ренессанс Кредит, представила кейс «KPI в закупках – все или ничего? Почему традиционные KPI в закупках вредят развитию функции». Спикер рассмотрела, какие основные показатели эффективности обычно применяются в закупках и соответствует ли это реальным запросам бизнеса. Также Наталия рассмотрела, что можно изменить, чтобы функция закупок развивалась, не подгоняя себя под чужие стандарты. Например, для усиления финансовой дисциплины можно проработать с ИТ вариант выделения координатора для осуществления ИТ-закупок, а для увеличения конкуренции вывести на ЭТП процесс работы с утвержденными поставщиками по утвержденным условиям сотрудничества.

О новых подходах к найму, развитию и удержанию сотрудников отделов закупок рассказала Наталья Хазова, директор департамента закупок и логистики, SYMRISE. Наталья подчеркнула, что производительностью невозможно управлять напрямую, поэтому в их компании управляют процессом саморазвития. Помогая сотрудникам развиваться, компания получает постоянно растущую вовлеченность в работу и производительность. Спикер рассказала, что важно развивать в сотрудниках закупок, и какие компетенции наиболее востребованы. Среди них деловая хватка, категорийное управление, управление себестоимостью и ценой, финансовый анализ, юридические знания и многое другое.

Как построить кросс-функциональное взаимодействие закупщиков и внутренних клиентов? На этот вопрос в рамках своего доклада ответила Юлия Сотникова, руководитель отдела закупок стран СНГ, Ферреро Руссия. Спикер рассказала, почему важно выстроить партнерские взаимоотношения между закупками и внутренними клиентами, и на что следует обратить особое внимание. Юлия представила план, согласно которому определяется, кто является внутренними клиентами закупок, каков их интерес, какую стратегию использовать, чтобы заручиться их постоянной поддержкой, и кто из членов команды будет коммуницировать с каждым стейкхолдером. Необходимо определить уровень влияния стейкхолдеров, а также насколько они понимают/поддерживают проект. Для определения уровней влияния и поддержки спикер продемонстрировала специальную диаграмму.

Опытом внедрения SLA с внутренним заказчиком поделилась Вера Розанова, директор департамента закупок, МБН Русагро. Она рассмотрела преимущества и недостатки внедрения SLA. Среди первых – описание поэтапного процесса, четкое определение требований пользователей, ограничений поставщиков, обязанностей обеих сторон, единое понимание процесса, и т.д. Среди минусов: составление и согласование SLA требует много времени и людских ресурсов, риск роста бюрократии, сопротивление с обеих сторон. Спикер рассказала о шагах и правилах внедрения SLA, а также об измерении SLA, которое происходит по отделам заказчиков и производится на уровне отдельно взятого закупщика по разным категориям заявок.

Мария Кулиш, руководитель департамента закупок услуг строительства и аутсорсинга сетей, Вымпелком, рассказала, как организовать эффективную работу службы закупок в удаленном и смешанном режиме, на чем сфокусироваться при переходе на такой режим работы. Сотруднику необходимо составлять график работы, вести to do лист, оставаться на связи в течение рабочего дня, а руководителю контролировать результат работы, давать обратную связь, создавать информационное пространство команды. Важно сфокусироваться на прозрачности коммуникаций, понятном плане перехода на удаленную работу, постоянной обратной связи, обучении инструментам планирования и ИТ-инструментам.

О централизации системы службы закупок в компании как способе повышения конкурентоспособности бизнеса рассказал Юрий Наумов, директор по закупкам, Первая Грузовая Компания. Докладчик перечислил основные критерии для принятия решения о централизации закупок (группы и категории закупок, бюджет, материалы/услуги, центральный офис/филиалы, уровни принятия решения) и рассказал о вариантах централизации закупок (центральный филиал, опорный филиалы, ОЦО закупок). Также Юрий описал план по централизации и рассказал об эффектах от данного процесса в их компании: снижение количества процедур на 45%, консолидация потребности и снижение затрат на 15% по некоторым категориям, сокращение сроков процедур, повышение производительности труда на 3FTE.

Как минимизировать риски роста отгрузочных цен на новые поставки из-за колебания курса валют? На этот вопрос в своем выступлении ответил Альфред Набиуллин, начальник отдела качества, Росатом. Спикер рассмотрел 4 стратегии управления риском: уклонение, сдерживание, принятие и передача, а также инструменты нивелирования риска в закупках. В заключение докладчик поделился рекомендациями по минимизации рисков роста отгрузочных цен: эксклюзивные условия, изыскания резервов для стабильности уровня цен, заключение договора в национальной валюте, формульное ценообразование в договоре, увеличение авансирования при растущем курсе, замена поставщика на отечественного производителя, и т.д.

В рамках второй секции спикеры представили кейсы о контроле нарушений в закупках.

О комплаенс-процедурах в закупках рассказала Светлана Лукашевич, региональный руководитель отдела закупок (Россия и Центральная Азия, Турция, Ближний Восток), Империал Тобакко Россия. Спикер рассмотрела принципы налогового комплаенса в России и поделилась рекомендациями, как обезопасить риски компании. Для этого необходимо утвердить в компании процедуру проверки и сбора сведений о всех потенциальных контрагентах до начала сделок с ними; собирать к каждому договору и бережно хранить комплект документов, собранный в целях подтверждения добросовестности, платежеспособности деловой репутации поставщика; проверять и подтверждать письменно в запросах (RFх) об имеющихся у поставщика собственных ресурсах и привлекаемых субподрядчиках, и т.д.

Руслан Хальфин, директор по закупкам и логистике, Т Плюс, рассмотрел механизмы и методы корпоративного контроля в процессе закупок. Спикер подчеркнул: учитывая, что бизнес-процесс «Закупки» является риском высокого уровня, отсутствие контроля приводит к: непрозрачной системе данного бизнес-процесса внутри и извне; недобросовестным или ошибочным действиям персонала; неэффективному расходованию средств компании. Для минимизации рисков в бизнес-процессе «Закупки» необходимо создание структуры «отдельного специального подразделения внутреннего контроля» с функцией методолога и внутреннего контролера в области закупок.

Дмитрий Бочаров, вице-президент по внутреннему контролю и аудиту, Segezha Group, выступил с докладом на тему «Инструменты предотвращения нарушений в закупочном процессе». Дмитрий рассмотрел основные риски нарушений в закупках. Это риски в области выпуска продукции, выручки, прибыльности, использовании активов, операционной эффективности, и т.д. Спикер представил таблицу, в которой признаки нарушений в закупках разделены на комплексные, процедурные и документальные, а также продемонстрировал чек-лист превентивного контроля в закупках. Данный лист составляется для каждого типа/вида закупки, направлен на митигацию конкретных рисков, содержит набор необходимых контролей, является формой документирования выполненных контролей и отражает ответственность конкретного исполнителя за выполнение контролей.

Команда Prosperity Media и CFO Russia благодарит спикеров и партнера за сотрудничество и уникальные практики, а всех слушателей – за интерес к мероприятию, комментарии и вопросы.

Комментарии