Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Электронный документооборот – тенденции-2019 и перспективы

10.01.2020
Компания «Делойт» подготовила краткий обзор законодательства в области ЭДО за 2019 год.

1. Электронный документооборот – тенденции 

Изменения в области применения электронных подписей

Одним из наиболее ярких новостных событий в области электронного документооборота 2019 года является внесение поправок в Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – 63-ФЗ).

Основные изменения связаны с:

1. появлением удостоверяющих центров (УЦ), имеющих доверие на выпуск усиленных квалифицированных подписей юридического лица;

2. ужесточением требований к УЦ, включая установление ответственности УЦ за совершение мошеннических действий с использованием электронных подписей;

3. изменением правил выдачи электронных подписей юридическим и физическим лицам, переходом на выдачу усиленных квалифицированных подписей на физических лиц вне зависимости от места их работы;

4. введением машиночитаемых доверенностей;

5. формированием института доверенной третьей стороны;

6. формированием правил признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами иностранного права.

Изменения вступают в силу 1 июля 2020 года, в части изменений по квалифицированным подписям для физических лиц и машиночитаемым доверенностям – 1 января 2021 года.

Квалифицированные сертификаты, выданные до дня вступления 63-ФЗ в силу, действуют до истечения срока, на который они были выданы, но не дольше чем до 1 января 2022 года.

Федеральный закон о внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи», одобрен Советом Федерации РФ 23.12.2019.

Перевод трудовых книжек в электронный вид

В соответствии с последними изменениями законодательства трудовые книжки могут быть переведены в электронный вид. В связи с этим на работодателя накладываются дополнительные обязанности:

1) письменно уведомить в срок до 30 июня 2020 года каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор между «бумажной» и «электронной» трудовой книжкой;

2) передавать сведения о деятельности сотрудников в электронном виде в Пенсионный Фонд РФ. Первый отчет должен быть подан до 15 февраля 2020 года. При этом в сведения о трудовой деятельности включается в числе прочего информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора;

3) внести изменения в локальные нормативные акты.

Сотрудники в срок до конца 2020 года должны подать работодателю заявления о продолжении ведения трудовых книжек или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Ведение сведений о трудовой деятельности работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, осуществляется только в электронном виде.

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”». 

Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Утвержден обновленный формат универсального передаточного документа (УПД)

С 1 января 2020 года становится обязательным к применению новый электронный формат УПД. Основные изменения:

  • содержит ставку НДС 20 %;
  • расширяет содержание на характеристики товара (сорт, артикул, кода товара);
  • добавлены поля для внесения даты начала и окончания периода оказания услуг (выполнения работ, поставки товаров);
  • для маркируемых и прослеживаемых товаров на уровне документа вводится кодирование PROS или MARK;
  • для маркируемых и прослеживаемых товаров на уровне табличной части добавляется поле для перечисления кодов или регистрационных номеров партии.

Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ в отношении формата счета-фактуры, УПД и других документов.

Утвержден электронный формат представления электронной железнодорожной накладной

Сформированы требования к формату и XML файлам (далее – файл обмена) при взаимодействии налогоплательщиков и налоговых органов при представлении документов и сведений (сообщений), являющихся аналогами отметок, проставляемых таможенными органами на транспортных, перевозочных документах (железнодорожной накладной) в электронной форме.

Приказ от 13.05.2019 № ММВ-7-15/241@/778 «Об утверждении формата представления налогоплательщиком транспортного, перевозочного документа, указанного в абзаце шестом пункта 1.2 и пункте 20 статьи 165 Налогового кодекса Российской Федерации, в электронной форме».

Утвержден электронный формат представления документа о приемке материальных ценностей и/или расхождениях, выявленных при их приемке

Новый формат электронного документа предусматривается:

  • для оформления приемки ценностей без расхождений;
  • для оформления приемки ценностей с расхождениями в цене, количестве и качестве;
  • для оформления расхождений по сведениям о номерах средств идентификации маркируемых товаров.

Формат по своей сути аналогичен актам о приемке товаров и об установленном расхождении по количеству и качеству при приеме товарно-материальных ценностей, используемых при работе с документами на бумажных носителях.

Формат не является обязательным и применяется на добровольной основе.

Приказ ФНС от 27.08.2019 №ММВ-7-15/423@.

В стадии утверждения находится Проект по утверждению формата представления хозяйственного договора в электронной форме

Ведется активная проработка электронного формата хозяйственного договора, принятие которого, по мнению Федеральной налоговой службы, скажется на сроках проведения контрольных мероприятий, значительно их сократит и повысит качество проведения проверок.

Проект 01/02/11-18/00085443 «Об утверждении формата представления хозяйственного договора в электронной форме».

2. Электронный документооборот – тренды судебной практики

Направление развития судебной практики

Основными причинами разногласий в рамках судебных споров в области электронного документооборота в 2019 году являлись вопросы проявления должной заботливости и осмотрительности, наличия должного уровня информированности участников и соблюдения IT-безопасности.

Основными последствиями непроявления должной заботливости и осмотрительности для юридических лиц становятся:

  • Внесение в реестр недобросовестных поставщиков;
  • Получение отказа в участии в аукционе;
  • Прямые имущественные потери в размере суммы оспариваемых операций/сделок.

В судебных разбирательствах также принимают участие операторы ЭДО, они, как правило, выступают в качестве экспертов, подтверждая:

  • действительность сертификата;
  • подлинность электронной подписи;
  • факт документооборота;
  • аналогичные данные.

3. Электронный документооборот – перспективы

С ноября 2019 года запущен эксперимент Минкомсвязи по выдаче и использованию облачной электронной подписи

Эксперимент позволяет тестировать применение облачной электронной подписи в целях оформления некоторых документов. Участники эксперимента могут использовать усиленную квалифицированную подпись без установки специализированного ПО.

Использование облачной усиленной квалифицированной подписи предполагается в отношениях G2B и G2C (документы для регистрации в качестве ЮЛ и ИП, оформление бумаг для регистрации недвижимости, договор об оказании услуг связи, оформление сделок на электронных торговых площадках).

Проект постановления Правительства РФ № 01/01/10-19/00095766 «О проведении эксперимента по дистанционному использованию усиленной квалифицированной электронной подписи при электронном взаимодействии государственных органов, организаций и граждан».

Минтруд планирует запуск второго эксперимента по переводу кадровых документов в электронный формат с 1 апреля 2020 года по 31 декабря 2020 года

Целью эксперимента является возможность выявить и найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, прочими моментами при работе с ЭКД.

Эксперимент предусматривает следующие ключевые особенности:

  • Эксперимент проводится в отношении документов, для которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работников под роспись;
  • Обязательное использование УКЭП при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора;
  • Расходы по приобретению и применению ЭП для работника несет работодатель.

Проект ФЗ № 02/04/02-19/00088427 «О проведении эксперимента по ведению электронных документов, связанных с работой, предусмотренных трудовым законодательством, у отдельных работодателей».

В рамках стратегии Россия-2024 была выделена приоритетная задача по устранению логистических ограничений при экспорте товаров с использованием автомобильного транспорта с помощью введения безбумажного документооборота

В настоящее время документарный процесс оформления электронных документов для грузовых перевозок предусматривает ручные операции.

Это ведет к увеличению времени на оформление документов (до нескольких недель) и к большому количеству бумажных документов (в год составляется более 2 млрд).

Для реализации стратегии рассматривается возможность предоставления государством цифровых услуг по безбумажному оформлению грузовых перевозок автомобильным транспортом (транспортная накладная, путевой лист, специальное разрешение, бронирование очереди на прохождение границы через международные автомобильные пункты пропуска).

В результате планируется создать возможность сопровождения грузов электронными документами и реестровыми записями, что повысит уровень прозрачности и прослеживаемости перевозок.

Хранение ЭД и конвертация документов в электронный формат

В настоящее время активно прорабатывается законопроект, направленный на регулирование правил хранения электронных документов, а также легализацию так называемого «замещающего сканирования».

К ключевым положениям законопроекта можно отнести:

  • Формирование концепции электронного дубликата, сокращение сроков хранения для документов на бумажном носителе, в случае создания такового;
  • Введение института оператора доверенной среды хранения (ДСХ) в область ответственности которого входит оказание услуг хранения, а также проведение конвертации электронных документов, создание электронных дубликатов и их заверение.
  • Требования к хранению в части обеспечения аутентичности, целостности электронных документов, а также их пригодности для использования, с возможностью их предоставления третьим лицам на протяжении всего срока хранения.

Законопроект № 657361-7 о внесении изменений в ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов).

Узнать больше о внедрении электронного документооборота вы сможете на Двенадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 21-22 мая 2020 года в Москве.


Комментарии