Закрыть [x]

Перейти на мобильную версию

Как компании используют транспорт?

18.09.2018

Многим крупным компаниям нужен транспорт: одни покупают его, другие берут в лизинг. В каждом отдельном случае тот или иной вариант практичнее. Кроме того, организации по-разному используют корпоративные автомобили и продают их на своих условиях. Сотрудники автопарков поделились с CFO Russia сведениями об их корпоративном транспорте и о том, как выгоднее его содержать и использовать.

Существуют три способа взаимодействия с корпоративным автомобилем:

  • приобретение;

  • использование;

  • продажа.

Сотрудники автопарков подробно рассказали о каждом из них.

Приобретение транспорта

Существуют два пути приобретения транспорта: можно купить его или взять в лизинг. Каждый выбирает свой вариант. Иногда экономически выгодно использовать лизинг, так как компании по его предоставлению ответственны за ремонт автомобиля. А также такое решение дешевле в краткосрочной перспективе. То есть можно не думать о техническом обслуживании своего автопарка, этот вопрос решает контрагент.

«В последнее время практически весь новый транспорт мы приобретаем с помощью финансового лизинга, – сообщил Иван Лукин, руководитель транспортного управления PONY EXPRESS. – Важную роль в принятии этого решения играла программа льготного лизинга, которая помогала нам сократить наши вложения в обновление парка за счет предоставления 10% скидки от Минпромторга».

Но в долгосрочной перспективе лизинг – не всегда оправданное решение, поэтому многие компании покупают машины. Например, в «Нестле» подсчитали, что для них покупка транспорта дешевле минимум на 15-20%.

«Обычно мы брали автомобили в лизинг, а в этом году приобрели за “живые” деньги, потому что нас не устроили условия лизинга, – сказал Андрей Баранов, руководитель транспортного подразделения «Микояновского мясокомбината».

Также определяющий фактор для покупки автомобиля – длительность его использования.

«Мы эксплуатируем транспорт дольше, чем позволяет лизинг», – сообщила Татьяна Алексеева, руководитель транспортного отдела OTTO GROUP RUSSIA.

Сотрудник же одного из крупнейших банков сообщил, что у них покупка транспорта обусловлена политикой компании. «Но мы закупаем только персональный транспорт. Другого у нас нет. Для всех стандартных перевозок мы используем аутсорсинг», – добавил топ-менеджер.

Покупка автомобиля для корпоративного автопарка проходит по заранее одобренной процедуре. Обычно она содержит два этапа.

Первый – расчет ТСО (англ. Total Cost of Ownership, совокупная стоимость владения/стоимость жизненного цикла). По окончании этого этапа компания получает прогнозируемую сумму затрат, которую будет вынуждена и сможет нести от момента покупки машины до прекращения владения ею. Универсальной методики определения совокупной стоимости владения нет. Каждая компания делает это по-своему.

Татьяна Алексеева рассказала, как в OTTO GROUP RUSSIA рассчитывают TCO автомобиля: «Мы смотрим бюджет: сколько стоит его техническое обеспечение, и какие у него пробеги. Бывает такое, что закупаешь три автомобиля, два из которых полностью исправные, а один нет (заводской брак, только во время гарантии это сложно выяснить). Соответственно, и совокупная стоимость у них тоже будет разная. Но, как правило, мы суммируем все затраты, в том числе на горюче-смазочные материалы и страховки, и делим на километраж».

Сотрудник крупного российского банка сообщил о методике своей компании: «Мы разработали расчетные модели, которые учитывают все расходы. Мы забиваем туда цифры и получаем ТСО».

«У нас есть модель, которую мы утвердили совместно с финансовым департаментом, – сказал Иван Лукин. – Важную роль при расчете ТСО играют такие параметры, как: расход ГСМ, межсервисный интервал, первоначальная стоимость и ликвидность на вторичном рынке».

Второй этап – выбор автомобиля, который осуществляется на основе ТСО. Некоторые компании отдают предпочтения определенным маркам:

  • OTTO GROUP RUSSIA – Daewoo, KIA, Ford, Nissan, GAZEL;

  • PONY EXPRESS – GAZEL Next, GAZON Next, LADA Largus.

Однако для приобретения транспорта сотрудники автопарков выделяют и другие условия.

«Мы покупаем автомобили по рыночной стоимости, но только новые, – отметил Андрей Баранов. – Естественно, при покупке мы учитываем все критерии: грузоподъемность, надежность, стоимость, альтернативность, цены по маркам. На их основе производим сложные расчеты надежности и окупаемости».

«При приобретении новых автомобилей мы обсуждаем условия поставки непосредственно с производителем. У нас есть ряд нестандартных требований, таких как, например, окрас в фирменные цвета PONY EXPRESS и нанесение на кузов нашего логотипа», – отметил Иван Лукин.

«У нас нет особых условий для покупки нового транспорта. Обычно мы делаем ТЗ, где указываем, что нам необходимо для перевозок. На его основе отдел закупок подбирает нам автомобили. Далее мы предлагаем для выбора директорам, например, три марки с разными условиями и стоимостью. А директора уже смотрят, насколько необходимо то, что мы запрашиваем, исходя из бюджета и предложений рынка. Чтобы не было коррупции и личных интересов, автомобиль выбирают три независящих друг от друга подразделения», – рассказала Татьяна Алексеева.

«В первую очередь нас интересует безопасность, – добавила она. – Законодательство периодически меняется. Все зависит от требований бизнеса. Если бы я сейчас покупала грузовой автомобиль, то обязательно такой, в котором уже установлен правильный тахограф. У нас уже была ситуация, когда мы купили тахограф, а через год нам пришлось его поменять, заплатив еще 60 тыс. руб., потому что он был не цифровой, а аналоговый».

«При покупке нового авто нас интересует в первую очередь цена. Мы задаем характеристики и ищем подходящий под них автомобиль по наиболее выгодной для нас цене», – сказал сотрудник одного из крупнейших российских банков.

Так, многие компании предпочитают покупать транспорт, определяя для этого различные условия по стоимости и характеристикам. А как содержат автопарки и пользуются авто вы узнаете в следующем разделе.

Использование транспорта

У каждой компании есть свои правила пользования автомобилем. Однако на их содержание влияет законодательство РФ. Сотрудники автопарков рассказали о наиболее выгодных для них способах использования авто, а также об инструментах и мерах для обеспечения эффективной работы.

Способы использования автомобиля

С точки зрения законодательства корпоративный автомобиль можно использовать двумя способами: прием-передача или сдача в аренду. Первый вариант более распространен. Он предусматривает оформление водителя и передачу ему транспортного средства на определенный период.

Например, для «Нестле», где не ограничивают время использования автомобиля сотрудником. Лимит устанавливают не на период пользования, а на количество затрачиваемого топлива.

«Сотрудников OTTO GROUP RUSSIA, возят наши штатные водители. Я подписываю с ними акт приема-передачи, – сообщила Татьяна Алексеева. – Так как мы не сдаем в аренду, лимитов мы не ставим. Наши автомобили эксплуатируют за счет компании. Мы возим бухгалтеров в банк, сотрудников на переговоры с поставщиками, в командировки и т.д.».

Андрей Баранов сообщил, что в их компаниях также используют прием-передачу. «При этом мы устанавливаем нормативы по расходу топлива, а также по времени работы на маршруте. У нас ГСМ от топливных компаний, с которыми у нас заключен договор, и лимит по топливу зависит от марки машины. Сдавать в аренду автомашины мы не планируем из-за низкого уровня ответственности водителя», – добавил Андрей Баранов.

Сотрудник логистической компании же сказал, что у них нет лимитов, а эксплуатацию автомобиля контролируют функциональные менеджеры.

Также, по словам Ивана Лукина, ограничений нет и в PONY EXPRESS. У них в соответствии с действующим законодательством все транспортные средства находятся строго на территории компании. Их выдают водителям по выписанному путевому листу. При этом парк состоит в основном из коммерческих автомобилей.

А сотрудники одного из крупнейших российских банков ездят на своем транспорте. «Мы просто выплачиваем им компенсацию», – сказал топ-менеджер. Он также сообщил о системе лимитирования для перевозок в своем банке: «Стоимость одного километра пути четко определена и рассчитывается исходя из запланированных расходов: на ГСМ и на обслуживание автомобиля. На основе расчета получаем сумму компенсации для сотрудника. При этом количество затраченного топлива не учитывается».

Однако для некоторых компаний второй вариант – аренда автомобиля – выгоднее. 

Медосмотр водителей и мониторинг состояния автомобиля

Эффективное использование автомобиля предусматривает обеспечение его хорошего состояния. Важную роль при этом играет состояние водителя. По этой причине компании проводят регулярный мониторинг здоровья сотрудников и состояния автомобилей. Кроме того, в некоторых компаниях перед приемом на работу водителей проверяет служба безопасности. Несмотря на высокий уровень автоматизации, эффективная работа автопарка на 95% зависит от человеческого фактора.

Перед выездом машины с грузом водитель традиционно проходит медицинский осмотр и только после него может открыть путевой лист у диспетчера. У самых прогрессивных компаний все данные о здоровье водителя и поездке заносят в систему 1С УАТ, и ему выдают бумажный путевой лист. При необходимости водитель должен предоставить его сотруднику ДПС.

Современные технологии помогут автоматизировать также и медицинский осмотр.

Так, руководитель компании, основной вид деятельности которой – аутсорсинг транспортной функции, сообщил: «У нас много водителей, поэтому мы автоматизировали медицинский осмотр. Перед сменой каждый водитель подходит к датчикам и самостоятельно меряет давление, дышит (на проверку алкогольного опьянения) и так далее. И затем заходит в кабинет врача с готовыми данными. Доктору остается только подписать бумагу».

Однако пока в большинстве компаний медицинский осмотр не автоматизирован и проходит традиционно.

«У нас медосмотр проводят в соответствии с законодательством, ничего нового. Телемедицина пока не утверждена. Закон принят, но есть еще законодательные акты. Ждем принятия решения и обязательно будем реализовывать телемедицину», – отметил сотрудник банка.

«Мы организовали лицензированный медицинский кабинет с профессиональными фельдшерами, у которых есть все удостоверения. Водители ежедневно проходят предрейсовый медосмотр. Кроме того, в соответствии с законодательством, когда мы принимаем сотрудников на работу, они предварительно проходят медосмотр за счет компании. И каждые два года все наши сотрудники проходят периодический медицинский осмотр», – отметила Татьяна Алексеева.

«На каждом терминале и месте стоянки автомобилей у нас ежедневно присутствует медицинский работник, который уполномочен проводить предрейсовый осмотр», – сказал Иван Лукин.

Сотрудник логистической компании сообщил, что медосмотр в его компании проходит ежедневно для штатных водителей, а для остальных его не проводят.

Кроме осмотра водителей, нужно следить также за состоянием машин. Грузовики проверяют постоянно. Сложнее отследить ущерб, нанесенный легковым автомобилям. Иван Сахаров, флит-менеджер «Нестле», рассказал, как эту проблему решили в его компании: «Нашему сотруднику выгоднее сразу же сообщить о нанесенном автомобилю ущербе. Если сотрудник не сообщает об этом, то он полностью компенсирует сумму за ремонт. Если же сообщает, то размер компенсации из его личных средств составит от 10 до 25%. К счастью, у нас нет сотрудников, которые регулярно попадают в ДТП. Этому способствуют мероприятия, направленные на повышение культуры безопасности вождения, которые реализованы в компании, такие как первичное обучение, внешние и онлайн safety-тренинги.

Топливные карты

Один из эффективных инструментов работы автопарка – топливная карта. Она упрощает выдачу сотрудникам средств на топливо. Человек получает карту с определенным количеством денег, которые может потратить только на автозаправке. В зависимости от должностных обязанностей на карте закладывают лимит средств, необходимых для выполнения сотрудником своей работы. Для кого-то это покупка 200 литров бензина, для других – 1000. Топливная карта минимизирует риск нецелевого использования средств организации. Кроме того, многие компании, предлагая такую услугу, предоставляют своим клиентам различные системы лояльности. Обычно выбор компании для предоставления топливных карт происходит с помощью тендера.

Стандартные требования тендера – наилучшие условия. Но для федеральных компаний существует еще один критерий отбора – размещение автозаправочных станций на территории всей страны, необходимость которого подтвердил Андрей Баранов.

«Мы приобретаем топливо исключительно с помощью топливных карт. Важный критерий при выборе поставщика данной услуги – география покрытия и количество АЗС в регионах присутствия нашей компании», – сказал Иван Лукин.

Однако некоторые выбирают компании, автозаправочные станции которых расположены в удобных местах.

«Мы используем топливные карты и выбираем компанию по их предоставлению, исходя в первую очередь из расположения АЗС по маршруту следования. Затем мы смотрим цену. Мне многие предлагают недорогие услуги своих заправок, но когда их две на другом конце города, мне нет смысла ехать 30 км в одну сторону, чтобы заправиться. Наши затраты перекроют экономию», – сказала Татьяна Алексеева.

Есть компании, которые ориентируются прежде всего на цену. Например, в «Микояновском мясокомбинате» поставщика карты, как правило, выбирают по размеру скидки. «Мы сотрудничаем с двумя топливными компаниями, – сообщил Андрей Баранов. – С одной из них работаем около 10 лет».

«Все компании по предоставлению топливных карт мы выбираем через закупочную деятельность в соответствии с Федеральным законом о закупках», – сказал сотрудник одного из крупнейших российских банков.

Кроме того, при использовании автомобиля необходима страховка, потому что, по подсчетам большинства компаний, затраты на нее в разы меньше, чем на ремонт незастрахованных машин. Но оформлять оба варианта страховки (ОСАГО и КАСКО) или только один – каждая компания решает самостоятельно.

Продажа транспорта

Корпоративные парки регулярно обновляются. Компания определяет свои условия для продажи имеющегося транспорта и покупки нового. Основных два: срок и условия эксплуатации. Некоторые компании продают машину после определенного срока использования, например, 5 лет. Другие ориентируются на состояние техники и ее пробег.

У многих компаний есть также программа лояльности по продаже транспорта. То есть в первую очередь они дают право выкупить автомобиль сотруднику, который на нем ездил, а значит, знает все его особенности. «Да, у нас бывает такое», – подтвердил Андрей Баранов.

Однако большинство компаний используют для продажи аукцион. «У нас продажа напрямую сотрудникам запрещена», – сообщил руководитель логистической компании.

«В приоритете у нас сдача автомобиля в трейд-ин, если сразу закупаем новый. Но в связи с тем, что парк сокращается, мы делаем оценку автомобиля по рыночной стоимости, заказывая ее расчет в компаниях. То есть не я назначаю эту цифру, а незаинтересованная третья сторона, – рассказала Татьяна Алексеева. – Практика показывает, что оценщики мониторят рынок. И я не имею права продать ниже стоимости, которая указана в отчете с их данными. Соответственно, я выставляю сначала максимальную рыночную стоимость. И, например, если не нахожу покупателя, то раз в неделю-две уменьшаю стоимость – все зависит от автомобиля. Одни могут за два дня “уйти”, другие можно продавать месяцами. Мы снижаем стоимость, например, на 5%, но это обговаривается с директорами, потому что каждый раз все по-другому».

«Мы также продаем автомобили по рыночной стоимости, – отметил Андрей Баранов. – Продаем, как правило, транспорт, который уже исчерпал свой ресурс. По сути, это “мертвый” транспорт, требующий масштабных капиталовложений».

Таким образом, многие российские компании предпочитают покупать автомобили для своего автопарка из-за необходимости их длительного использования, а также потому, что их можно впоследствии успешно продать. Однако некоторым организациям выгоднее брать в лизинг. Кроме того, у всех свои правила пользования транспортом, которые сотрудники автопарков стремятся совершенствовать.

Узнать больше про основные тренды в управлении корпоративными автотранспортными системами вы сможете на Второй конференции «Управление корпоративным автопарком», которая пройдет 28 сентября 2018 года в Москве.

Юлия Сильченко


Комментарии