Как избежать ошибок при автоматизации розничного магазина

Автоматизация призвана повышать эффективность деятельности и способствовать увеличению прибыли. Но если не продумать ее заранее, автоматизированная система может оказаться бессмысленной статьей расходов и даже поставить бизнес под удар. Как не наступить на популярные грабли рассказывает руководитель корпоративных практик ALP Group Александр Казеннов.

Когда торговые компании впервые для себя решают взяться за автоматизацию и внедрить информационную систему, они нередко допускают одни и те же ошибки. Давайте разберем самые распространенных из них:

1. Покупка системы «на вырост»

Покупать что-либо на вырост – всегда плохая идея, и автоматизации это, к сожалению, тоже касается. Довольно часто компании переоценивают собственные силы и покупают более дорогие ИТ-решения, чем те, что они могут себе позволить. Логика здесь простая: если уж мы взялись за автоматизацию, то давайте сразу поставим самую продвинутую систему, которая будет служить нам верой и правдой в течение многих лет. Недобросовестные поставщики автоматизированных решений постулируют ту же идею. Но это изначально опасный подход. 

Автоматизация – это не единичное событие, не внедрение идеальной системы раз и навсегда, а никогда не прекращающийся процесс обновления и цифровизации новых бизнес-процессов. Автоматизация должна расти вместе с бизнесом. Вместо того, чтобы влезать в ненужные кредиты, начинать лучше с автоматизации самых базовых функций и процессов, а уже потом шаг за шагом дорабатывать систему в соответствии с нуждами компании.

2. Выбор системы без учета масштабирования

Нередко встречается и прямо противоположная ситуация, когда компания покупает систему в полном соответствии с текущими масштабами магазина и не закладывает в проект автоматизации будущий рост. Чтобы при расширении бизнеса и открытии новых торговых точек каждый раз не начинать автоматизацию с нуля, возможность масштабирования должна быть заложена в проект с самого начала. В первую очередь, это значит, что при автоматизации нужно выбирать только те технологии, которые в будущем позволят без труда обновлять решения на продукты более высокого класса.

Второй способ гарантировать легкое масштабирование – с самого первого дня заботиться о качестве и грамотной структуризации данных.

3. Отсутствие контроля за качеством данных

В основе любой информационной системы лежит обработка входных справочных и учётных данных. Если эти данные были сформированы без единых правил и регламентов, то они с большой вероятностью содержат ошибки или дублируют друг друга. Для сферы торговли – это по-настоящему большая проблема и частая причина пересортицы товаров. Приведу классический пример: продавец заводит в систему позиции «пакет апельсинового сока 1 л», «пакет сока, апельсин, 1Л» и «апельсиновый сок, 1000 мл». Мы понимаем, что речь идет об одном и том же товаре, но автоматизированная система воспринимает всё это как 3 разные номенклатурные позиции.  Нередко такая ситуация возникает в результате работы с несколькими поставщиками, которые привозят в магазин один и тот же продукт: сотрудник, отвечающий за приемку товара, копирует названия из накладных вместо того, чтобы оперировать единым наименованием.

4. Отсутствие должного анализа продаж

«Грязные» данные и дублирование номенклатурных позиций впоследствии не позволят руководителям разобраться в собственных продажах и проанализировать результат торговой деятельности. Но, что удивительно, не все компании в принципе задумываются о такой необходимости. Одно из главных преимуществ использования автоматизированных систем – возможность провести тщательный анализ больших данных и понять, какие именно товары пользуются наибольшим спросом. На основе такой аналитики менеджеры могут запускать маркетинговые акции, осознанно работать с подбором аналогов тех или иных позиций и существенно увеличивать объемы продаж. Если в торговой компании отсутствует культура анализа, то во внедрении автоматизированной системы в принципе мало смысла.

5. Отсутствие контрольных процедур в системе

Чтобы избежать множества проблем, стоит максимально нивелировать человеческий фактор в учетных системах. Сделать это можно с помощью довольно простых контрольных процедур, зашитых в функционал самого ИТ-решения. Увы, о необходимости предусмотреть в проекте автоматизации те или иные моменты на стыке взаимодействия людей вспоминают далеко не всегда.

Приведу пример элементарной контрольной процедуры при работе с поставщиками: чтобы не пропустить тихое повышение цены на определенный товар, достаточно внести в систему условия договоров с поставщиками и заложить функцию отслеживания эпизодов ввода отличной от договора цены товара при оформлении приемки. Тогда система оповестит о несоответствии и заблокирует процесс проведения документов на оплату до прояснения обстоятельств. С помощью похожих процедур можно контролировать, например, работу сотрудников, сроки годности продуктов и фактические остатки на складе.

Чтобы автоматизация магазина розничной торговли принесла ожидаемый результат, выбирайте систему в соответствии с текущими возможностями бизнеса и с учетом будущего масштабирования, следите за качеством сырых данных, закладывайте в систему необходимые контрольные процедуры и детально анализируйте свои продажи. Именно такой подход гарантирует, что деньги на автоматизацию будут потрачены не зря. Может показаться, что всё это довольно очевидные вещи. Но практика показывает, что описанные ошибки повторяются из раза в раз, вне зависимости от опыта и масштабов бизнеса. Бывает, что торговая компания уже разрослась до уровня сети, но ее справочники всё так же содержат ошибки и дубли. Вот только теперь это уже не маленький недочет в рамках одного магазина, а колоссальная проблема в масштабах целой розничной сети. Помните, что чем крупнее бизнес, тем сложнее будет исправить последствия неверных решений, принятых в самом начале автоматизации.

Источник: New Retail

Комментарии