Учет договоров как ядро ERP-системы

25.10.2010

Сегодня большинство руководителей понимают, что наличие оперативной и прозрачной информации – один из залогов успеха в бизнесе. Именно она позволяет топ-менеджерам, руководителям финансовых служб и исполняющих подразделений предприятий принимать правильные и своевременные решения, идет ли речь о перераспределении ресурсов, о контроле над сроками исполнения договоров или о мониторинге расходования выделенных средств.

В случае среднего или крупного предприятии со сложной структурой управления и территориально-распределенными филиалами, этот вопрос стоит особенно остро. Поэтому многие руководители ставят задачу внедрения ERP-системы, которая позволяет эффективнее управлять бизнес-процессами на основе единого информационного пространства.

Как показывает практика и исследования компании «АстроСофт», ключевым элементом корпоративной информационной системы может стать модуль учета договоров, спрос на который с начала кризиса неизменно увеличивался.

Кризис расставил приоритеты

Статистика 2008-2009 годов показала, что в разные периоды пользуются спросом различные системы и модули. В целом в кризисное и посткризисное время спрос на ERP-системы в сравнении с 2008 годом упал, поскольку не все предприятия могут позволить себе серьезные финансовые вложения, которых требует автоматизация. Данная информация подтверждается не только аналитической службой «АстроСофт», но и международными аналитическими группами. Но хотя спрос на комплексные информационные системы понизился, в то же время вырос спрос на автоматизацию отдельных направлений учета.

Неудивительно, например, что большим спросом в период кризиса пользовались системы управленческого учета, так как именно в это время руководству предприятий было наиболее важно принимать оперативные решения на основе достоверной информации.

Столь же прочное место в лидирующей группе занимают системы бюджетирования, поскольку после удовлетворения базовой потребности в управленческом учете менеджменту необходимо приступить к планированию и анализу результатов деятельности предприятия.

Высок спрос и на системы бухгалтерского учета, поскольку вопросы оптимизации налогообложения и качественного ведения бухгалтерского учета жизненно важны для любой компании.

Но вот что примечательно: оказалось, что еще более велика потребность в автоматизации документооборота и учета договоров – «кризисный» и «посткризисный» спрос на эти системы опережает спрос на большинство других модулей.

Почему же компании стали придавать столь большое значение автоматизации учета договоров? На самом деле это вполне закономерно, поскольку именно договор содержит ключевую информацию для финансового управления предприятием: что запланировано, как это реализовать и что должно получиться в итоге. Именно эта информация лежит в основе процессов бюджетирования, а также управленческого и бухгалтерского учета.

Жизненный цикл договора

Давайте подробнее рассмотрим, что представляет собой работа с договорами. Любой договор проходит несколько этапов: инициации, заключения, планирования, исполнения и анализа.

На этапе инициации договора определяется, какие цели стоят перед предприятием (например, повышение уровня продаж) и какие средства выделяются на их достижение. Главную роль в этот период играют руководители финансовых служб, поскольку именно они отвечают за планирование и формирование бюджетов. Но не менее значима и роль исполняющих подразделений, ведь определить детализацию (что именно и как нужно сделать, в какие сроки, каковы должны быть итоговые результаты) без их участия невозможно.

Следующая стадия – заключение договора. Здесь в дело вступают юристы, которые удостоверяют его легальность, а также представители службы безопасности, которые проводят мероприятия, направленные на выявление возможного мошенничества. Финансовые службы выполняют контроль на соответствие условий договора установленным лимитам и бюджетам. Исполняющие подразделения также являются непосредственными участниками процесса заключения договора.

После того, как договор подписан, наступают этапы планирования и исполнения, на которых ведущую роль опять-таки играют финансовые службы и исполняющие подразделения, потому что именно на этих двух стадиях необходимо распределить ресурсы и обеспечить финансовое и номенклатурное исполнение всех параметров договора.

Следующий этап – анализ договора. На этапе анализа рассматриваются фактические результаты действия договора и его экономическая целесообразность. Здесь часто возникают вопросы, связанные с пересмотром условий договора, поскольку с момента его инициации могли произойти изменения – например, в ситуации на рынке или в отношениях с поставщиками. В этом случае договорной процесс может быть начат заново: инициация изменения договора, внесение корректировок, заключение дополнительных соглашений, субподрядных договоров и т.д.

Таким образом, договорной процесс зачастую бывает достаточно длительным, повторяющимся и «ветвеобразным».

«АстроСофт: учет договоров»: все под контролем

Существуют три основные функции договорного учета: договор с точки зрения документооборота; договор с точки зрения номенклатуры; договор с точки зрения финансов. Давайте проанализируем, какие выгоды дает система «АстроСофт: учет договоров» в разрезе каждой из трех перечисленных функций.

Договор с точки зрения документооборота. Система поддерживает не только регистрацию, хранение и быстрый поиск договоров, но и управление процессами их подготовки, согласования и исполнения. Кроме того, система предусматривает различные шаблоны для формирования договоров и позволяет сравнивать между собой различные варианты договоров.

Автоматизация всех процессов работы с договорами позволяет значительно снизить риск потери данных, а также сократить затраты на ведение договорного учета за счет формализации процессов договорной деятельности и уменьшения срока прохождения документов. В дополнение к этому в системе реализован CRM-блок, позволяющий оптимизировать работу с клиентами.

Договор с точки зрения номенклатуры. Система поддерживает модуль планирования затрат и ресурсов (что нужно выполнить в рамках договора, кто отвечает за выполнение и какие поставки будут осуществляться), а также модуль анализа планируемых и фактических результатов, который позволяет увидеть, что именно происходит в рамках существующего договора. Также в системе заложена возможность анализа загрузки ресурсов, мониторинга загрузки сотрудников, отслеживания состояния договоров, а также упорядочивания исполнения долгосрочных и сложных обязательств.

Договор с точки зрения финансов. Система предусматривает планирование движения денежных средств, мониторинг фактического исполнения и получения платежных календарей, лимитирование расходов (ведь еще до заключения договора компания должна обладать информацией о том, какие затраты она может себе позволить в рамках этого договора, по какой статье, определить источники финансирования и рамки бюджетов).

Помимо этого система позволяет контролировать расчеты с контрагентами, проводить анализ финансовых результатов договорной деятельности, рассчитывать объем прибыли по договорам, предупреждать возможные штрафные санкции, а также решать ряд других задач, необходимых для эффективного управления финансами предприятия.

Кому выгоден учет договоров?

Согласно статистике аналитической группы «АстроСофт», наиболее заинтересованные пользователи системы – это финансовые директора и другие топ-менеджеры, поскольку их основная задача – видеть и анализировать, что происходит на предприятии. Система «АстроСофт: учет договоров» позволяет им получать оперативный доступ к информации, необходимой для эффективного управления бизнес-процессами. А именно, к информации по денежным потокам, по контролю загрузки ресурсов и исполнению договоров. Наличие прозрачной информации по этим направлениям помогает снизить расходы за счет своевременного вмешательства в договорной процесс, отыскать необходимые ресурсы как внутри предприятия, так и вне его, а также избежать риска заключения невыгодных сделок.

Однако система «АстроСофт: учет договоров» востребована не только на уровне высшего менеджмента, но и среди руководители среднего звена. Самые разные группы пользователей могут применять ее для решения своих специфических задач. Наиболее тесно связаны с договорной деятельностью такие структуры, как отдел продаж, юридическая служба и исполняющие подразделения.

Руководителям отдела продаж система помогает резервировать необходимые ресурсы для исполнения договоров, оценивать целесообразность сделок, вести учет контактов с контрагентами, отслеживать состояние договоров и контролировать исполнение обязательств.

Столь же заинтересованы в качественном учете договоров и юристы. Система не только облегчает процесс создания и обработки документов, но и позволяет отслеживать корректность договоров и их условий, предупреждать возможные штрафные санкции. Это особенно актуально потому, что суды в последнее время рассматривают немало исков по исполнению обязательств контрагентов друг перед другом.

Наконец, руководители исполняющих подразделений с помощью системы учета договоров получают доступ к плановой и фактической информации, которая позволяет им оперативно принимать решения по текущей деятельности.

В процентном отношении расклад таков: ставку на договорной учет делают 96% руководителей финансовых служб, 50% руководителей предприятий, 27% руководителей исполняющих подразделений, 21% руководителей юридических отделов.

Несмотря на то, что программа «АстроСофт: учет договоров» применяется на самых различных предприятиях, анализ отраслевой потребности в решении задач учета договоров показал, что наибольшим спросом подобные системы пользуются у производственных предприятий. Причем наибольшие выгоды от внедрения получают производственные предприятия непрерывного цикла, поскольку в тяжелые экономические времена особенно важно контролировать исполнение обязательств сторон в части поставки ресурсов.

Что касается образовательных учреждений и компаний сферы услуг, то данная система помогает им скрупулезно контролировать соблюдение сроков исполнения договора, ведь временные задержки и срывы дедлайнов почти всегда означают серьезные потери для каждой из сторон.

Государственным учреждениям программа позволяет вести жесткий контроль госконтрактов, существующих на предприятии.

Исследование отраслевых потребностей дает следующую картину: в договорном учете заинтересованы 85% производственных компаний, 78% НИИ и образовательных учреждений, 67% добывающих предприятий, 61% компаний из сферы услуг и 60% государственных учреждений.

В целом, система «АстроСофт: учет договоров» может с одинаковым успехом применяться как на небольших, так и на крупных, территориально-распределенных предприятиях. Ее можно адаптировать под специфику работы с договорами компаний любой организационной формы, принадлежащих практически к любой отрасли.

В зависимости от своих потребностей и размера заказчик имеет возможность выбрать подходящую версию программы (локальная, сетевая, с использованием MS SQL-сервера), что обеспечит оптимальные стоимость и функциональность решения.

Быстрый экономический эффект

Согласно результатам исследования компании «АстроСофт», определяющим моментом при внедрении ERP-систем прежде была их стоимость. Теперь руководителей волнуют иные вопросы.

В первую очередь, они рассчитывают получить в результате внедрения быстрый экономический эффект. Например, сокращение расходов компании в результате автоматизации большого количества рутинных операций. Или более рациональное использование ресурсов за счет точного и заблаговременного планирования. Или повышение доступности и прозрачности информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Именно быстрого экономического эффекта хотело достичь руководство мэрии Москвы в 2007 году, заказывая разработку и внедрение комплексной автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью. Решение должно было позволить менеджменту осуществлять сквозной контроль деятельности исполняющих подразделений и своевременно вмешиваться во все производственные процессы.

Финансово-хозяйственное управление мэрии Москвы (ФХУ) можно считать своего рода холдингом, ведущим обширную и разноплановую деятельность, куда входят эксплуатация зданий, предоставление услуг связи, строительство, обслуживание коммуникаций и т.д. В общей сложности в проект было вовлечено 28 подразделений, каждое из которых можно рассматривать как отдельную организацию.

Сроки разработки и внедрения были очень сжатыми – на весь проект заказчик отвел всего 35 недель.

Созданная система включает в себя 20 подсистем (от стандартных, вроде бухгалтерской, до таких специфических, как регистрация постановлений правительства Москвы), многие из которых задействуют функциональность, связанную с договорной деятельностью. Поэтому ядром системы стала конфигурация «АстроСофт: учет договоров и конкурсов», построенная на платформе «1С:Предприятие».

Очень скоро руководители ощутили преимущества работы в системе. В числе прочего, у них отпала необходимость собирать информацию у своих подчиненных. Они получили возможность по нажатию кнопки самостоятельно формировать нужные отчеты. Например, очень востребованы оказались отчеты, отображающие регистрацию актов о выполнении строительных работ. Раньше эта информация могла подолгу лежать на столах исполнителей в виде бумажных документов – в систему ее заносили сотрудники бухгалтерии, а это длительный процесс. Теперь факт выполнения работ регистрируется и отображается сразу же, что позволяет руководителям оперативно распределять ресурсы.

В результате проекта было автоматизировано около 200 рабочих мест. Сейчас система обрабатывает десятки тысяч договоров в год, причем речь идет о многоэтапных договорах, заключаемых с привлечением внешних сторон и сопровождаемых большим количеством документов. Удалось существенно сократить сроки обработки первичных документов и высвободить время на анализ деятельности. Возросла оперативность получения управленческой информации на самом верхнем уровне, поскольку для руководителей ФХУ был сформирован специальный блок отчетов. Таким образом, автоматизацию ФХУ Мэрии Москвы можно назвать ярким примером того, как учет договоров становится основой создания эффективной ERP-системы.

Елена Полетаева 


ВКонтакт Facebook Одноклассники Twitter Яндекс Livejournal Liveinternet Mail.Ru
Комментарии