Нестле Россия ускорила документооборот в 5 раз

ООО «Нестле Россия» внедрила систему электронного документооборота с ключевыми торговыми сетями, дистрибьюторами и 20% поставщиков прямых материалов. В результате компания ускорила обмен документами с контрагентами и упорядочила расчеты с ними.

Скорость и точность обмена документами между поставщиком и торговыми сетями напрямую влияют на то, насколько быстро он получит оплату от них. Из-за периодических проволочек с обработкой и корректировкой документов оплаты задерживаются, и компания-поставщик зачастую не может оценить и спрогнозировать объем оборотных средств, которыми она будет располагать в тот или иной момент. Кроме того, из-за внутренних проблем в обращении с документами сами компании также задерживают оплату своим поставщикам. С этой типичной ситуацией столкнулось и ООО «Нестле Россия». Организация решила эти проблемы, внедрив электронный документооборот.

Структурные подразделения Нестле Россия (несколько юридических лиц, производственные и складские помещения, региональные центры продаж) расположены по всей России. Компания пользуется нелокализованной версией SAP. Чтобы учесть в ней входящие документы, их необходимо отсканировать на специальных сканерах, с которых электронные копии через e-mail-сервис автоматически уходят за рубеж в конечный пункт проводки документов. Путь получается долгим, потому что:

· Таких сканеров у компании два: в Москве и Самаре, поэтому входящие документы из всех структур направляют туда.

· Контроль прохождения документов в офисах-адресатах, а впоследствии в офисах Самары или Москвы был затруднен.

· Качество сканирования часто было низким, скан-копии получались нечитаемыми, в результате штаб-квартира компании запрашивала новые. К тому времени бумажные оригиналы документов зачастую найти было сложно и приходилось снова запрашивать их у поставщиков.

«В результате срок оплаты подходит, наши поставщики ждут деньги, а мы еще даже не получили документы, а если получили, то не можем найти, на каком этапе прохождения они в данный момент находятся, так как у нас несколько этапов проверки», – поясняет Екатерина Роговская, менеджер по оптимизации бизнес-процессов ООО «Нестле Россия».

Во взаимоотношениях с торговыми сетями и дистрибьюторами Нестле Россия выступает уже в противоположной роли – поставщика, которому задерживают оплату. Бумажные документы контрагенты обрабатывают вручную. Это занимает больше времени, нежели автоматизированный процесс, и влечет ошибки. Кроме того, бумажный документооборот в ритейле связан с системной проблемой: торговая сеть вовремя не оплачивает всю поставку, если у нее есть вопросы по какой-либо ее небольшой части.

«Например, мы отгружаем товар на 4 миллиона рублей. Сеть обнаруживает брак одного короба. В этом случае мы должны выставить корректировочные документы. Все это требует времени. Но пока мы этого не сделаем, оплаты не будет. В итоге из-за вопроса ценой условно в 1 000 рублей мы не можем получить все 4 миллиона», – объясняет Екатерина Роговская.

При бумажном документообороте порядка 47% исходящих документов от Нестле Россия контрагенты обрабатывали и оплачивали с задержкой.

Узнать больше об опыте работы компании вы сможете на конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот 2015», где выступят Анна Шагун, руководитель ОЦО Нестле Россия, Андрей Бусыгин, руководитель направления по оптимизации бизнес-процессов и интеграции Нестле Россия, и Екатерина Роговская, руководитель направления по оптимизации бизнес-процессов в направлении финансов Нестле Россия.    

Источник: NEW RETAIL 

Комментарии